Historycznie rzecz biorąc z aplikacjami do pracy grupowej (groupware) zawsze wiązały się trzy problemy: producenci nie wiedzieli, jak je sprzedawać; dystrybutorzy nie wiedzieli, jak nimi dystrybuować, a klienci nie byli pewni, czy chcą ich używać.

Pierwsze dwa z powyższych uwarunkowań nadal istnieją. Trzeci - już nie, gdyż w dobie rosnącej konkurencyjności rynku klienci coraz częściej zaczęli używać programów wspomagających pracę grupową. W pewnych przypadkach pozwalają one na wykonywanie tej samej pracy w sposób bardziej efektywny, w innych - umożliwiają współpracę na nie spotykanym do tej pory poziomie.

Poczta elektroniczna

Najbardziej powszechnym przykładem aplikacji grupowej jest poczta elektroniczna w ramach sieci lokalnej. IDC przewiduje, że do końca przyszłego roku z poczty elektronicznej tylko w USA będzie korzystało ponad 50 mln osób.

E-mail jest doskonałym narzędziem w zakresie komunikacji szefa z podwładnymi. Niestety, gdy liczba i złożoność interakcji w grupie roboczej rośnie, efektywność klasycznej poczty elektronicznej drastycznie spada.

Poczta elektroniczna może przesyłać, wyszukiwać, routować i tworzyć pliki. Nie może jednak rozstrzygać, godzić ze sobą, konsolidować i prezentować tworzonych danych w sposób, który jest np. możliwy do zrobienia w rozproszonym środowisku klient/serwer za pomocą Lotus Notes. Używając poczty elektronicznej do nadzorowania projektu X zbyt szybko można zapełnić in-box wiadomościami bądź to przeterminowanymi, bądź też nie mającymi wiele wspólnego z tematem. Zamiast zyskać na klarowności informacje zawarte we wszystkich wiadomościach "Re: X" stają się pomieszane, a w pewnych wypadkach nawet niezrozumiałe.

Niewątpliwie poczta elektroniczna z czasem stanie się prostsza (a to gdy jej podstawowe usługi będą włączone do sieciowych systemów operacyjnych) i bardziej fantazyjna. Jednakże na dzisiaj ma się ona tak do aplikacji grupowych jak dysk 10 Mb do pamięci masowej - jedynie pojawienie się na rynku było godne pozazdroszczenia.

Jakimi cechami powinny się więc charakteryzować aplikacje grupowe? Na to pytanie łatwiej będzie odpowiedzieć lokalizując możliwe obszary zastosowań:

Ten sam czas, to samo miejsce: ułatwienia w organizacji spotkań w czasie rzeczywistym, oprogramowanie do dzielenia przez grupę roboczą ekranu komputera.

Ten sam czas, różne miejsca: telekonferencje, audiokonferencje, telefon.

Różny czas, to samo miejsce: poczta elektroniczna, harmonogramy/układanie kalendarza, grupowa edycja/autoryzacja, konferencje komputerowe, przepływ czynności (workflow), zarządzanie dokumentami, poczta głosowa.

Różny czas, różne miejsca: poczta elektroniczna, harmonogramy/układanie kalendarza, grupowa edycja/autoryzacja, przepływ czynności (workflow), zarządzanie dokumentami, poczta głosowa.

Wybór oprogramowania

Pomocą w wyborze odpowiedniej aplikacji grupowej powinno być liniowe opisanie zdarzeń realizujących proces z którym boryka się grupa robocza wraz z identyfikacją, które z nich dadzą się zautomatyzować.

Należy także upewnić się, czy zidentyfikowało się wszystkich uczestników procesu podejmowania decyzji. Czy zarząd firmy uważa tę grupę za strukturę nieformalną, czy też zdanie każdego z jej członków ma wpływ na dokonanie zakupu oprogramowania? Jeśli jedna trzecia zespołu chce kupić jedynie produkt ułatwiający organizowanie zebrań, jedna trzecia - pakiet do układania harmonogramów, i wreszcie jedna trzecia - "minimalizator liczby zebrań", to ktoś w efekcie może być rozczarowany.

Mimo że nazwy brzmią podobnie, to ich znaczenie jest całkowicie różne. Pierwszy z nich zarządza procesem organizowania zebrań, używając sieci w celu identyfikacji i syntezy tematyki zebrań, jeśli takowe się odbywają. Programowalny harmonogram identyfikuje jedynie czas w którym może dojść do spotkania określonej grupy osób, co drastycznie zmniejsza czas niezbędny do jego organizacji. Minimalizator spotkań rozsyłając informacje poprzez dokumenty, dzielone bazy danych czy inne środki, minimalizuje liczbę spotkań poprzez wstępne omówienie tematów do dyskusji i podjęcie decyzji poprzez komunikację "asynchroniczną". Błędny wybór może narazić cię na wrogie nastawienie do Ciebie ponad połowę zespołu.

"Po co mi to?"

Żaden pakiet dla pracy grupowej nie zadowoli w pełni żadnej organizacji, jeśli pracownicy nie będą chcieli go używać.

Prawda jest taka, że większość zespołów podejmuje decyzje w tradycyjny sposób: metodycznie i hierarchicznie. Używane oprogramowanie jest narzucane, a nie wybierane. Nowy pracownik przychodzi do swojego biurka na którym stoi wyposażony w Windows komputer PC zaopatrzony w standardową dla firmy pamięć, dysk i konfigurację ekranu oraz w zaakceptowane przez firmę: procesor tekstu, arkusz kalkulacyjny, bazę danych i program do obsługi poczty elektronicznej.

Jakby to nie brzmiało paradoksalnie, każda aplikacja do pracy grupowej musi pokonać barierę "Po co mi to?". Ludzie preferują przyjazne, niekoniecznie efektywne systemy do uczenia się czegokolwiek nowego. Dlatego też musisz zaopatrzeć się w nieodparte argumenty, które zachęcą ich do pracy z nowym nabytkiem. Dzieląc się z nimi wątpliwościami, co do celów zakupu i analizując potrzeby grupy, możesz nieoczekiwanie rozreklamować przyszły nabytek. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, poniżej kilka prostych wskazówek.

1. Trzeba być przygotowanym na wyjaśnienie, jakie korzyści odniesie zarówno pojedyncza osoba, jak i cała grupa.

2. Nie należy mówić ludziom, że oprogramowanie, które ma być zaimplementowane uczyni ich lepszymi. Zamiast tego, należy skupić uwagę na tym, w jaki sposób software uczyni ich pracę łatwiejszą.

3. Zrezygnuj z oprogramowania, które uczyni pracę ludzi mniej wygodną i bardziej konfliktową. Jeśli uskarżają się, że coś nie działa, to jest to raczej wina programu, a nie ich samych. Ludzie nigdy nie powinni być zależni od programu. Wręcz przeciwnie.

4. Zapewnij ludzi, że używanie oprogramowania nie pozbawi ich kontroli nad własnymi harmonogrami, plikami itp. Jeśli program do tego się sprowadza, to wróć do punktu 3. Powtórz tyle razy, aż użytkownicy będą zadowoleni.

5. Zawczasu pomyśl o szkoleniach i zatrudnieniu administratora systemu.

6. Znajdź w firmie fanatyków komputerów i w pierwszej kolejności zachęć ich do pomocy.

Ciemne strony współpracy grupowej

Prawdziwy koszt aplikacji grupowej ma niewiele wspólnego z ceną na jednego użytkownika przy zakupie. Przykładowo załóżmy, że kupiłeś 50-stanowiskową wersję pakietu do zarządzania formularzami w cenie 1 mln zł za stanowisko.

Pytanie 1

Jak trudno jest to oprogramowanie zainstalować? Czy może być zainstalowane zdalnie, czy też dyżurny informatyk musi je instalować na każdym z komputerów osobno? Czy użytkownicy są w stanie zainstalować program samodzielnie? Jeśli nie, to będzie to związane z dodatkowymi kosztami.

Pytanie 2

Czy posiadane komputery spełniają wymagania systemu? Czy nie potrzebują więcej RAM-u i większych dysków? Czy potrzebny jest dedykowany serwer? Jeśli tak, to rekonfiguracja sprzętu może znacznie przekroczyć koszty oprogramowania.

Pytanie 3

Czy trzeba ludzi przeszkolić zanim będą używać nowego oprogramowania? Wspólne przeszkolenie 50 osób, nawet jeśli będą musiały przeznaczyć na to tylko jedną godzinę, jest stratą dla firmy 50 osobogodzin i kosztuje. Łatwość użytkowania jest więc zapewne najważniejszą cechą, w jakie powinien być wyposażony pakiet od pracy grupowej. Przy kupowaniu oprogramowania dla pracy grupowej trzeba więc patrzeć nie tyle na wielość funkcji, co na obecność tych potrzebnych.

Pytanie 4

Kto w firmie będzie opiekował się produktem? Jeśli dział komputerowy jest wykorzystywany w 100%, to jego pracownicy będą unikali nowego software'u jak ognia. Jeśli tak, to oddział firmy, który zaopatrzył się w nowy produkt będzie musiał radzić sobie sam. Czy da radę? Czy będzie chciał? Jeśli odpowiedzi na oba pytania są tak, to czy nadal chcesz instalować w sieci 50-stanowiskowy pakiet, który nie będzie miał przydzielonego opiekuna-fachowca?

Wszystkie te czynniki mogą tworzyć ukryte koszty, które trzeba rozważyć przez zakupem oprogramowania. Jeśli sądzisz, że nie będą one zbyt duże, to zapytaj sam siebie, czy będziesz potrafił uzasadnić zakup oprogramowania za 2 lata.

Case Study

Wiele ciekawych rzeczy o nowym produkcie można dowiedzieć się przepytując ich aktualnych użytkowników. Warto wtedy spytać o stopień adaptacji, częstotliwość użycia, ogólny poziom komfortu i satysfakcję z użytkowania pakietu.

Założmy, że dwie grupy użytkują ten sam produkt na różnych serwerach. Pierwsza z nich jest nim zachwycona. Druga nienawidzi go. Studiowanie metod zastosowanych przez Grupę I do przyspieszenia procesu adaptacji może pomóc liderom projektu z Grupy II w przezwyciężeniu oporu członków ich grupy. Natomiast problemy Grupy II można wykorzystać do ostrzeżenia Grupy I przed pojawieniem się problemów podobnego rodzaju. Zapewnienie takiego sprzężenia zwrotnego pozwoli lepiej pokierować systemem szkoleń i wspomagania, ma w efekcie wycisnąć więcej z użytkowania nowego software'u.

Podsumowanie

Znaczny postęp technologii sieciowych niewątpliwie przyczyni się do coraz powszechniejszego stosowania aplikacji dla pracy grupowej. Sukces mogą odnieść te z pakietów, które odciążą użytkowników z konieczności umawiania zebrań, przepływu formularzy i dzielonego dostępu do najważniejszych dokumentów oraz baz danych. Jest jeszcze wiele zadań z zakresu pracy grupowej, które mogą być skomputeryzowane; nie zostały one jednak do tej pory efektywnie zaumatyzowane.