Szacuje się, że ponad 50% czasu pracy zużywamy na zajmowanie się różnego typu dokumentami, drukami, formularzami czy pismami. Wielu z nas poświęca ok. 200 godzin rocznie tylko na wyszukiwanie informacji w masie papierów jaki na nas spada. Właściwe przechowywanie czy rozpowszechnianie dokumentów oraz szybkie odszukanie ważnej, zawartej w archiwum informacji jest niekiedy ważnym zagadnieniem dla sprawnego funkcjonowania firmy. Odchodzące systemy kartotek opartych na tekturowych fiszkach czy mikrofilmach są wypierane przez techniki informatyczne.

Wagę umiejętnego zarządzania dokumentami dostrzega wiele krajowych firm - są wśród nich banki, urzędy administracji państwowej, zakłady przemysłowe. Dotyczy to szczególnie tych przedsiębiorstw, które składają się z rozproszonych przestrzennie filii czy przedstawicielstw. Przykładem zarządania dokumentami w takiej firmie jest opisywany niedawno na naszych łamach (Computerworld nr 6 z 6 lutego b.r.) system zarządzania dokumentacją w warszawskiej firmie ubezpieczeniowej, której oddziały są rozrzucone na terenie całego kraju. Sposób obchodzenia się z polisami, opiniami biegłych rzeczoznawców, wynikami badań lekarskich był podstawą zaprojektowania całego systemu komputerowego.

Nic więc dziwnego w tym, że na rynku krajowym pojawia się coraz więcej, często bardzo wyrafinowanych i złożonych systemów zarządzania dokumentami (DMS - Document Management Systems). Systemy klasy DMS, dzięki którym można tworzyć, redagować, zapisywać, przechowywać, przeszukiwać i rozprowadzać dokumenty stają się dla normalnego fukcjonowania nowoczesnej firmy rzeczą wręcz niezbędną.

Niektóre bardziej rozbudowane systemy wyposażono w możliwość organizowania pracy zespołowej (tzw. workflow), kierowania zapisem rzadziej używanych i archiwizowanych dokumentów na tańsze nośniki pamięci masowej (tzw. HMS -Hierarchical Management Storage) czy korzystanie z systemu odnośników wiążącego ze sobą różne dokumenty (tzw. hypertext).

Większe i mniejsze systemy DMS na rynku krajowym

O niektórych systemach DMS oferowanych na rynku krajowym wspominaliśmy już na łamach CW (np. system Lotus Notes pozwalający na korzystanie z zalet DMS w środowisku rozproszonym, ADAS oferowany przez Bonair, System Archiwizacji Dokumentacji (SAD) z radomskiego Komtechu, system KIPP z Elsatu - CW 10/94). Produktem typu DMS dla komputerów PC jest wykonany przez polskich programistów pakiet HyperDoc - produkt firmy Inter-Design (CW 36/94).

Do wymienionych produktów DMS można obecnie dołączyć także te, które były prezentowane na ostatnich targach Infosystem w Poznaniu. Jest wśród nich system zarządzający archiwizacją, dostępem i obiegiem dokumentów DDM 9000, który przedstawiła wspólnie z Logotec Engineering (producent) firma Optimus S.A. Może on współpracować z bazami danych zawierającymi sterowniki ODCBC (począwszy od dBase czy MS Access a na Informixie czy Oracle skończywszy). Kolejny produkt dla jednego stanowiska to LexPolonica firmy LexMedia, który współpracując z tekstową bazą na CD-ROM (ustawy, przepisy, kodeksy, orzecznictwo sądów, bibliografie) pomaga wertować te dokumenty.

Obok tych pakietów warto było zwrócić uwagę na prezentowane na Infosystemie duże, zachodnie progamy. Są wśród nich system OPEN/image firmy WANG wspomagający pracę zespołową (oferta Lewimexu) oraz system TOPIC firmy Verity zaprezentowany przez Rodan-System (wspomagający pracę organizacji rozległych).

Zarządzanie tekstem

Pełny system DMS powinien zawierać wiele zasadniczych elementów funkcjonalnych związanych z administrowaniem dokumentacją. Jedną z podstawowych cech "dojrzałego" systemu DMS jest automatyczna indeksacja i możliwość przeszukiwania na jej podstawie przechowywanej, nawet w różnych miejscach, dokumentacji.

Działanie DMS można zilustrować na przykładzie systemu obsługującego pracę dużej biblioteki uniwersyteckiej. System taki często potrafi szybko znaleźć i wyświetlić na ekranie monitora treść artykułu z fachowego pisma tylko na podstawie przekazanych do systemu kilku słów, kojarzących się użytkownikowi systemu z właśnie studiowaną tematyką.

W zastosowaniach czysto biurowych równie ważne jest automatyczne wypełnianie przez system "metryczki" każdego z dokumentów, gdzie zapisywana jest liczba wersji każdego z nich oraz kto się nimi zajmował i w jakim czasie.

Każdy z dokumentów jest połączniem treści, formy i ilustrującej go grafiki. W przypadku dystrybucji dokumentu do adresatów system powinien każdy z plików odpowiadających tym składnikom przesłać za pośrednictwem sieci i w docelowym miejscu scalić do pierwotnej postaci. Uniwersalnym systemem tego typu jest Topic firmy Verity. Stosowany jest on na świecie zarówno w bibliotekach uniwersyteckich, kancelariach prawniczych czy dużych organizacjach.

Dzięki Topicowi (jest on sercem większego systemu OLTP - On-Line Tariff System) amerykańska korporacja telefoniczna GTE (składa się z wielu mniejszych firm) udostępniła centralny system taryf telefonicznych swoim operatorom na terenie Stanów Zjednoczonych. Zastosowanie metod automatycznego wyszukiwania w cenniku taryf (jego objętość to odpowiednik ok. 750 stron tekstu) bardzo usprawniło wycenę połączeń i możliwość elastycznego dokonywania zmian w taryfach.

Topic współpracuje z systemami operacyjnymi DOS, Unix, VMS, OS/2 oraz platformami, DEC, IBM, Sun, HP, Apple i systemami sieciowymi IBM, DEC, Sun, Apple, Novell, 3Com oraz odczytuje samodzielnie różne formaty zapisu - począwszy od ASCII, przez MS Word, WordPerfect do Interleaf czy FrameMaker.

Na polskim rynku system Topic jest oferowany od września ub.r. Po upływie zaledwie kilku miesięcy można już chyba mówić o sukcesie marketingowym systemu - Topic zainstalowano w Kancelarii Sejmu i Senatu RP. Będzie uczestniczył w przetargu zorganizowanym w NBP, są również plany zainstalowania go w NIK czy PWN.

Zarządzanie elektronicznym obrazem

Systemy DMS, które zajmują się tylko zarządzaniem dokumentacją w formie jej elektronicznego obrazu (powstałego np. na skutek przesłania dokumentu za pośrednictwem faksu, co powoduje zamianę pliku tekstowego na graficzny) określane są mianem Imaging Systems. Obsługują one proces skanowania dokumentów, zajmują się dalszą kompresją powstałych plików, ich archiwizacją, indeksowaniem obrazów (tj. klasyfikacją dokonaną przez operatora) czy wyświetlaniem na ekranie.

W większości systemów Imaging Systems dokumenty zapisane w formie elektronicznego obrazu mogą być odszukane i wyświetlone na ekranie, przy czym jakakolwiek zmiana takiego dokumentu jest niemożliwa.

Przykładem wykorzystania Imaging Systems mogą być archiwa firm ubezpieczeniowych "na życie". Zawierają one często poufne opinie lekarskie. Obrazy elektroniczne tych dokumentów są zapisywane na nośnikach stowarzyszonej pamięci masowej, a następnie mogą być przeglądane tylko przez osoby uprawnione. Każda z nich może dokonywać czegoś co odpowiada notatkom na marginesie dokumentu tj. dołączać do niego swoje uwagi w firmie plików tekstowych czy plików audio, bez możliwości ingerencji w obraz dokumentu.

Systemy zarządzające elektronicznym obrazem dokumentu można zwykle uzupełnić do systemów DMS dodając np. moduły obsługujące rozpoznawanie znaków OCR i wspomagające przeszukiwanie tekstów zgodnie z zadaną przez użytkownika frazą słów, a nie zaindeksowaną wcześniej klasyfikacją.

Z możliwości Image Systems korzystają przeważnie banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, urzędy (np. rejestracja pojazdów), służba zdrowia.

Produktem tej klasy jest Open/image również w wersji z możliwością pracy w architekturze klient/serwer. Serwerem może być komputer pracujący pod kontrolą systemów NetWare czy Unix (AIX, HP-UX, Solaris). Dla bardziej złożonych zastosowań proponowany jest zakup produktów z grupy Open/image typu API, które pozwalają na opracowanie dopasowanych do potrzeb użytkownika aplikacji. Według producenta możliwe jest połączenie Open/image praktycznie z każdą, dostępną na rynku bazą danych. Open/image powstał w dużej mierze dzięki doświadczeniom, jakie firma Wang zdobyła przy budowie systemów opartych na dużych komputerach.

Mimo sukcesów, jaki Open/image odnosi od lat na sąsiednim rynku niemieckim w Polsce jeszcze nie jest zbyt popularny. Wynika to może stąd, że dla poważniejszych zastosowań Open/image jest proponowany raczej firmom komputerowym, które dopiero dzięki niemu mogą realizować zamówienia klientów końcowych.