Jeszcze pod koniec lat 90. nikt nie był pewny, na czym firma tak naprawdę zarabia, a na czym traci. Dziś zarząd Firmy Chemicznej Dwory SA w Oświęcimiu, jednej z największych fabryk chemicznych w Europie, ma na to pytanie gotową odpowiedź.

Przez wiele lat w Dworach liczono koszty na papierze. W latach 90. dzięki arkuszom kalkulacyjnym udało się ten proces częściowo zautomatyzować, jednak mimo to dziedzina ta dawała zajęcie ok. 30 osobom w dziale finansowym. Problem rachunku kosztów w Dworach SA nie sprowadzał się bynajmniej do zbyt dużego zatrudnienia w księgowości. Obliczenia ręczne powodowały błędy i opóźnienia - większość kosztów można było liczyć co najwyżej w ujęciu miesięcznym, a wynik finansowy znany był zazwyczaj dopiero w drugiej połowie następnego miesiąca.

Oczywistym rozwiązaniem problemu rachunku kosztów od początku wydawała się informatyka. Wydawała się, ponieważ wówczas nikt nie wyobrażał sobie rozwiązania informatycznego, które rzeczywiście potrafiłoby odzwierciedlić nieprawdopodobnie skomplikowane procesy produkcyjne Dworów SA, a tym bardziej liczyć i optymalizować ich koszty. Zwłaszcza że kilka podejmowanych wcześniej prób informatyzacji rachunku kosztów zakończyło się niepowodzeniem - po wstępnym rozeznaniu potencjalni dostawcy wycofywali się z przedsięwzięcia. "Szukaliśmy więc nie tyle produktu, ile ludzi potrafiących w ogóle ogarnąć i zrozumieć sposób działania naszej firmy" - mówi Stanisław Kula, wiceprezes i dyrektor finansowy.

Aby uprościć rozmowy z dostawcami, firma przygotowała schemat i opis jednego z procesów produkcyjnych, dla którego oferenci mieli stworzyć model rachunku kosztów. Zaproszenia zostały skierowane do wielu firm - w tym do renomowanych dostawców mających doświadczenie we wdrożeniach rozwiązań informatycznych w przemyśle, m.in. do SAP Polska, IFS Polska oraz Baan Polska. "Mali dostawcy z reguły nie potrafili zmierzyć się z problemem. Duzi zaś nie chcieli zgłębiać niuansów naszego procesu produkcji. Zniechęcali nas mówiąc, że przygotowanie modelu rachunku kosztów zajmie im kilkanaście miesięcy i będzie kosztować setki tysięcy dolarów. Tylko jedna firma, Supra z Krakowa, stwierdziła, że upora się z problemem w ciągu dwóch tygodni i to bez żadnych opłat. Mając na uwadze propozycje złożone przez dostawców o międzynarodowej renomie, nie braliśmy tych zapewnień do końca serio. Jakież jednak było nasze zdziwienie, kiedy rezultat - i to pozytywny - otrzymaliśmy już po tygodniu" - wspomina Janusz Sikora, główny informatyk w Dworach SA.

Rachunek kosztów był dla Dworów SA sprawą najważniejszą. Pozostałe obszary, m.in. księgowość, gospodarka materiałowa czy zarządzanie środkami trwałymi, zostały już wcześniej zinformatyzowane za pomocą, być może nie najwygodniejszych, lecz działających poprawnie, rozwiązań wykorzystujących technologię CA Clipper. Chcąc ograniczyć koszty przedsięwzięcia, zarząd firmy ustalił, że wdrożenie ma początkowo objąć jedynie rachunek kosztów. Cel był ambitny. Wdrożenie rachunku kosztów oznaczało głównie konieczność tymczasowej integracji modułu kosztowego z działającymi samodzielnie aplikacjami, np. FK czy magazynową, których struktura i zasady działania zasadniczo różniły się od założeń docelowych. Również i to było nie do przyjęcia dla renomowanych oferentów - ich metodyki przewidywały wdrożenie rachunku kosztów na końcu, po implementacji wszystkich modułów funkcjonalnych.

Policzyć niepoliczalne

Dlaczego rachunek kosztów w Dworach SA okazał się tak trudnym wyzwaniem nawet dla renomowanych dostawców rozwiązań informatycznych? Pierwszym problemem była produkcja procesowa oraz jej skala. Pojedyncza dostawa niektórych surowców to w Dworach SA nie samochód czy nawet kilka ciężarówek, ale cały pociąg. Ponadto na różnych etapach procesu produkcji te same surowce lub półprodukty są mierzone miarami wagowymi i objętościowymi, co powoduje konieczność przeliczeń, a współczynniki przeliczeniowe dla takich samych surowców są inne na różnych etapach. Po drugie koszty w Dworach SA są kalkulowane dla grupy wyrobów, zużycie surowców jest rejestrowane na poziomie linii technologicznych, normy zużycia odnoszą się zaś do pojedynczych wyrobów czy półproduktów. Powoduje to konieczność precyzyjnego doboru współczynników i kluczy rozliczeniowych, a także ujednolicenia terminologii surowców, półwyrobów, jednostek miary i opakowań w skali całej firmy.

Podczas dostawy surowce płynne są wlewane do kadzi lub bezpośrednio do instalacji, niejednokrotnie tak wielkiej, że pełni ona jednocześnie rolę magazynu. Wycena takiego magazynu nie jest łatwa. Tu nie ma dokładnych miar - są jedynie wartości przybliżone. Produkcja w Dworach SA ma charakter ciągły, stąd w instalacjach mieszają się substancje z różnych dostaw, a to oznacza pewne różnice jakościowe przekładające się na efekt końcowy. Z punktu widzenia rachunku kosztów ważniejsze jest jednak to, że m.in. z powodu różnic w kursach walut, różnych kosztów transportu itp. różne są ceny poszczególnych partii surowców. Do tego dochodzą zmiany wartości magazynów powodowane zmianami ciśnienia lub temperatury.