Wdrożenie systemu opartego na palmtopach pozwoliło firmie Pack Plast na znaczące zmniejszenie kosztów funkcjonowania działu handlowego.

Każdego ranka, parząc kawę i przygotowując się do wyjścia, ponad 100 przedstawicieli handlowych firmy S.D. Pack Plast International synchronizuje informacje na komputerach naręcznych z bazą danych umieszczoną w centrali w Piasecznie. Spółka, należąca do greckiej grupy Sarantis, jest jednym z największych w kraju dystrybutorów produktów FMCG. Firma, oferująca kosmetyki i artykuły gospodarstwa domowego, miała dotychczas - poza centralą w podwarszawskim Piasecznie i magazynem w Pruszkowie - 17 oddziałów w Polsce. Wdrożenie systemu Emigo szczecińskiej firmy Sagra pozwoliło na zlikwidowanie oddziałów i zastąpienie ich 12 małymi biurami regionalnymi.

Dzień jak co dzień

Jedząc śniadanie, handlowiec Pack Plastu może zapoznać się z najświeższymi informacjami o produktach, promocjach, przejrzeć potwierdzenia realizacji zamówień z poprzednich dni, przeczytać pocztę elektroniczną. "To pierwsze z trzech w ciągu dnia obowiązkowych połączeń z bazą danych. Komunikacja mogłaby przebiegać online, ale nie jest to nam potrzebne" - mówi Maciej Deja, dyrektor systemów informacyjnych w S.D. Pack Plast International. Firma nie określa stałych pór synchronizacji dla handlowców. Chce w ten sposób uniknąć szczytów obliczeniowych.

"Bez określenia czasu synchronizacji obciążenie rozkłada się mniej więcej równomiernie w ciągu dnia. Dzięki temu nie potrzebujemy wydajnej maszyny" - dodaje Maciej Deja. System obsługuje zaledwie jeden jedno-procesorowy serwer HP.

Centralnym elementem Emigo jest baza Microsoft SQL Server 2000, w której są przechowywane dane i jest zapisana logika systemu. Program kliencki zainstalowany na komputerze iPaq firmy HP (produkt Compaqa) wymienia dane z serwerem poprzez komunikaty SQL przesyłane za pomocą protokołu HTTP. Komputery łączą się z serwerem za pośrednictwem technologii Bluetooth i telefonów komórkowych wyposażonych w obsługę GPRS. Informacje są przesyłane z wykorzystaniem Internetu. Komunikacja jest jednak szyfrowana przy użyciu 128-bitowego klucza. Elementem systemu jest też - dostępna za pośrednictwem przeglądarki - aplikacja dla regionalnych kierowników sprzedaży, która pozwala im na zarządzanie pracą handlowców.

Handlowiec wyposażony w komplet informacji wyrusza do pierwszego klienta. Kiedy dojeżdża na miejsce, zapisuje informację o rozpoczęciu wizyty, informuje klienta o promocjach, sprawdza stan półek, następnie - jeśli klient rozlicza się gotówką - wprowadza przyjętą sumę do komputera. Wreszcie przyjmuje nowe zamówienie, wybierając towary z przechowywanej lokalnie listy produktów uzupełnionej zdjęciami. Zlecenie dostarczenia towaru jest potwierdzane przez klienta odręcznym podpisem wprowadzanym rysikiem na ekranie iPaqa. "Przy każdym zamówieniu w bazie danych figuruje podpis. Nie ma to żadnych skutków prawnych, ale daje psychologiczny efekt. Klientom nie będzie łatwo powiedzieć: nie zamawiałem tego" - wyjaśnia Maciej Deja. Kończy się wizyta, handlowiec wsiada do samochodu i jedzie do następnego klienta. W ciągu dnia przeprowadza drugą synchronizację, przesyłając część zebranych zamówień i odbierając komunikaty. Na koniec dnia handlowiec przygotowuje raport kasowy, sprawdza kwotę, jaką powinien wpłacić do banku, i kończy dzień dokonując ostatniej tego dnia wymiany danych.

Jeśli synchronizacja będzie wykonana przed godz. 21.00 - kiedy magazyn centralny zaczyna rozdział towaru - zamówienie zostanie zrealizowane w ciągu 48 godz. Złożone później będzie czekać na realizację jeszcze jeden dzień.

Reality job

Emigo oferuje własne - niezależne od dostarczanego wraz z systemem Windows CE - kalendarz, notatnik i aplikację do wymiany komunikatów. Do handlowców kilka razy dziennie są wysyłane komunikaty. Oni też mogą wysyłać pocztę, ale lista adresatów została ograniczona wyłącznie do użytkowników domeny packplast.pl. "Komputer przenośny ma być przede wszystkim narzędziem pracy. Nie chcieliśmy, żeby pracownicy tracili czas na korespondencję ze znajomymi" - mówi Maciej Deja.

Wszelkie dane wprowadzane do komputera naręcznego są sygnowane znacznikiem czasu. Użytkownicy nie mają możliwości zmiany czasu w systemie. Jest on synchronizowany przy każdym połączeniu z bazą danych. Pozwala to na dokładne kontrolowanie pracy handlowców.