Faktury zawsze pod ręką

SGL Carbon SA wdrożyła rozwiązania archiwizacyjne firmy IXOS Software.

SGL Carbon SA wdrożyła rozwiązania archiwizacyjne firmy IXOS Software.

Faktury zawsze pod ręką

Zbigniew Śliwa, kierownik działu informatyki w SGL Carbon SA w Nowym Sączu.

Nowosądecka spółka to część międzynarodowego koncernu SGL Carbon Group produkującego elektrody grafitowe do łukowych pieców metalurgicznych. W Polsce działają dwie spółki grupy: w Nowym Sączu i w oddalonym o 250 km Raciborzu. Obie firmy są bardzo dobrze zinformatyzowane. Cały proces technologiczny jest śledzony przez automatykę przemysłową, a wygenerowane przez nią dane są udostępniane technologom i innym użytkownikom za pośrednictwem aplikacji analitycznej Media opartej na wielowymiarowej bazie danych. Księgowość finansowa i rachunek kosztów są prowadzone za pomocą specjalizowanej aplikacji o niemieckim rodowodzie - DCW, współpracującej z automatycznym systemem kalkulacji kosztów produktów. Równolegle, we wszystkich spółkach należących do grupy, trwa wdrożenie systemu SAP R/3.

Jednym z nielicznych nie zinformatyzowanych obszarów działalności SGL Carbon SA był do niedawna obieg dokumentów, a dokładniej skomplikowany z natury proces zatwierdzania faktur zakupowych. Niektóre otrzymywane przez firmę faktury (np. inwestycyjne) wraz z załącznikami mogą mieć nawet 15 stron. "Przeciętna faktura zakupowa liczy u nas 6 stron, co daje ok. 12 tys. stron miesięcznie. Jest więc co automatyzować" - mówi Zbigniew Śliwa, kierownik działu informatyki w SGL Carbon SA w Nowym Sączu.

Dodatkowo, w związku z decyzją o wprowadzeniu jednolitej księgowości i obsługi informatycznej dla obu polskich spółek SGL Carbon, pojawiła się kwestia przewożenia faktur papierowych pomiędzy zakładami w Nowym Sączu i Raciborzu. Aby tego uniknąć, producent elektrod opracował własne rozwiązanie typu workflow, które współpracuje z systemem archiwizacyjnym IXOS Software - niemieckiej firmy, znanej na Zachodzie z bliskiej współpracy z SAP AG. To jedno z pierwszych wdrożeń rozwiązań IXOS w Polsce - tym bardziej godne uwagi, że cały projekt trwał zaledwie 8 tygodni.

Nie burzyć procesów

Przed wdrożeniem firma przeprowadziła rozeznanie wśród ofert polskich rozwiązań obiegu i archiwizacji dokumentów. "Szybko zorientowaliśmy się, że rozwiązania wszystkich dostawców są nastawione na odwzorowywanie w systemach workflow procesów i procedur zdefiniowanych w innych systemach biznesowych. Skutkiem tego jest nie tylko znaczna komplikacja i w efekcie wydłużenie wdrożenia, ale także przeniesienie do systemu workflow rzeczywistego zarządzania firmą, co w naszym przypadku - ustabilizowanej działalności produkcyjnej - nie byłoby uzasadnione" - podkreśla szef informatyki.

Nie chcąc wydawać środków na zbędną funkcjonalność, firmowi informatycy postanowili samodzielnie stworzyć system obiegu dokumentów, i zadanie to udało się w pełni zrealizować. Początkowo zakładali też, że sami przygotują archiwum skanowanych dokumentów w postaci bazy danych z plikami w formacie JPG. W tym czasie jednak współpracująca z SGL Carbon SA firma PMS Labs z Gliwic zaprezentowała rozwiązania archiwizacyjne swojego partnera - niemieckiej firmy IXOS Software. "Prezentacja systemu archiwizacyjnego IXOS eCON Solution Suite dała nam do myślenia. Wiele z zawartych w nim funkcji, np. wykorzystanie możliwości szybkiego skanowania czy użycie serwera buforowego w zdalnej lokalizacji, nie przyszło nam wcześniej do głowy. Najbardziej uderzyło nas jednak to, że rozwiązanie archiwizacyjne IXOS nie wymagało - tak jak inne - stosowania powiązanego z nim systemu workflow, a jednocześnie miało szerokie możliwości łączenia się z wszelkimi systemami zewnętrznymi. Tego właśnie szukaliśmy" - tłumaczy Zbigniew Śliwa.

Księgowa zdecyduje

System będący efektem współpracy informatyków i specjalistów z PMS Labs działa następująco. Po przyjęciu faktury pracownik sekretariatu nakleja na niej naklejkę z kodem kreskowym zawierającym numer ewidencyjny, a następnie umieszcza fakturę w skanerze. Oprogramowanie skanujące automatycznie rozpoznaje zawarty w kodzie numer i dokładnie taki nadaje (czarno-białemu) obrazowi faktury w archiwum. "Wystawcy faktur coraz częściej umieszczają na nich kody kreskowe. Aby zapobiec potencjalnym pomyłkom, posłużyliśmy się mało popularnym w tych zastosowaniach formatem EAN-39" - wyjaśnia Zbigniew Śliwa.

Po zeskanowaniu fakturę papierową otrzymuje księgowość i rejestruje ją w systemie księgowym (DCW). Wtedy też naklejony na fakturę kod jest skanowany, co powoduje skojarzenie rekordu DCW z obrazem faktury w archiwum elektronicznym. Księgowość decyduje o dalszych losach dokumentu - może go zadekretować i zaksięgować lub żądać dodatkowych wyjaśnień/potwierdzeń od innych pracowników, tworząc odpowiednie zlecenie w systemie workflow. Dla ułatwienia umieszczono w nim słowniki zawierające nazwy miejsc powstawania kosztów, nośników kosztów, kont księgowych, standardowych dekretów itp. Powiadomienie o nowym zleceniu dotrze do pracownika pocztą elektroniczną lub w postaci SMS-a, jednak wykonanie zlecenia wymaga skorzystania z prostego programu klienckiego.

Po pierwsze: nie szkodzić

System IXOS eCON Solution Suite to rozbudowany pakiet narzędzi, który pozwala na budowę środowiska zarządzania dokumentami znacznie bardziej złożonego niż w przypadku SGL Carbon SA. Oprócz tworzenia archiwów dokumentów istnieje możliwość opracowania dokumentów dynamicznych ze śledzeniem wersji i szczegółową rejestracją historii dokumentu, a także budowy zaawansowanych scenariuszy przebiegu procesów. Pozwala, lecz nie zmusza - i to wydaje się jego największą zaletą. "Nasz system nie burzy istniejącego w firmie porządku. Jego rola sprowadza się głównie do pośredniczenia między aplikacjami a archiwum skanowanych dokumentów. Procesy nie zmieniły się - zmieniła się jedynie forma dokumentów" - wyjaśnia informatyk. System jest tak prosty w obsłudze, że przeszkolenie jego wszystkich 75 użytkowników (w obu zakładach łącznie) trwało jedynie kilka godzin i sprowadzało się do prostego instruktażu.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200