Selekcja systemów zgodnie z zasadami Banku Światowego

Zasady rządzące selekcją systemów zalecane przez Bank Światowy są "nieodpowiednie", "pochłaniają zbyt wiele czasu" i "prowadzą" do powierzchownego określenia bankowych wymagań". Zasady te w dużo większym stopniu kładą nacisk na cenę w przeciwieństwie do funkcjonalności. Tak sugeruje autor artykułu we wrześniowym numerze International Banking Systems pt. "Tender loving care required". Ale są również przejrzyste, otwarte i dążą do ograniczania wpływu na decyzję czynników nieistotnych (niewłaściwych).

Zasady rządzące selekcją systemów zalecane przez Bank Światowy są "nieodpowiednie", "pochłaniają zbyt wiele czasu" i "prowadzą" do powierzchownego określenia bankowych wymagań". Zasady te w dużo większym stopniu kładą nacisk na cenę w przeciwieństwie do funkcjonalności. Tak sugeruje autor artykułu we wrześniowym numerze International Banking Systems pt. "Tender loving care required". Ale są również przejrzyste, otwarte i dążą do ograniczania wpływu na decyzję czynników nieistotnych (niewłaściwych).

Jest to niewątpliwie korzystne dla banków, które nigdy przedtem nie dokonywały selekcji systemu bankowego opierając się na określonej procedurze. Szczególnie na jednej, która odniosła sukces w setkach zakończonych już projektów na całym świecie. W rezultacie wiele banków w Polsce i w innych krajach usiłuje wykorzystać Bank Światowy nie tylko jako źródło finansowania, ale jako źródło standardów zapewniających sensowny wybór systemów.

Jest też niewątpliwie dużo prawdy w tym, co sugeruje artykuł, że procedury Banku Światowego są w wielu aspektach całkiem niedostosowane do wyboru systemu bankowego. Jednakże TCA, pracując wspólnie z zespołem Banku Gdańskiego, udowadnia, że zdoła opracować metodę maksymalizacji korzystnych aspektów podejścia Banku Światowego, unikając potencjalnych pułapek, które mogą powstać przy zbyt dosłownym i bezkrytycznym stosowaniu tych zasad.

Już na wstępie możemy obalić jeden z mitów. Cena systemów nie jest głównym czynnikiem selekcji. W Banku Gdańskim proces przetargu zorganizowano w dwóch etapach. W pierwszym skoncentrowaliśmy się wyłącznie na funkcjonalności i rzeczywiście na tym etapie sprzedawcom zabroniono podawania informacji cenowych.

Bank Gdański wraz ze swoim doradcą, panem Kenem Pfeiferem, sporządził obszerną listę wymagań odzwierciedlającą potrzeby banku w najbliższej przyszłości. Zawiera ona ponad 1400 pozycji. Następnym krokiem było powiększenie listy o standardowy zestaw wymagań Banku Światowego, określający sposób sporządzania ofert, udzielania gwarancji, określania praw własności. Bez wątpienia, wszystkie te wymagania są nudne i uciążliwe z punktu widzenia wyboru systemów. Jednak w wielu krajach, w tym również i w Polsce, prawo handlowe oraz prawo własności stanowią skomplikowany problem, jeszcze nie są one najlepiej ustanowione i egzekwowane. Bank kupujący pewien system, który zawiera pakiet nie posiadający odpowiedniej autoryzacji, może się znaleźć w bardzo kłopotliwej i niezręcznej sytuacji.

Obecnie ciężar sporządzania listy wymagań ciąży na banku oraz jego doradcach i nie należy się dziwić, że Bank Światowy nie ma nic do powiedzenia w tym względzie. Jeżeli lista wymagań jest zredagowana właściwie, z dużymi lukami dotyczącymi funkcjonalności, jest to rzadko wina Banku Światowego. Raczej jest to błąd banku, który stworzył taki dokument bez spełnienia wszystkich wymagań.

Nie znamy żadnych zasad Banku Światowego, które podawałyby jakiekolwiek wskazania co do obszerności listy wymagań, ale jesteśmy pewni, że nie dopuszczają, aby lista mogła być niekompletna. Oczywiście, to bank powinien dopilnować, aby jego wymagania były w pełni i dokładnie opisane w dokumencie zwanym zaproszeniem do przetargu (Invitation to Tender).

Podejście TCA

W Banku Gdańskim zebraliśmy pełną listę wymagań dotyczących systemu, oprogramowania, sprzętu i systemu telekomunikacji, dzieląc je na 22 kategorie funkcjonalne.

Zespoły banku złożone z użytkowników, reprezentujących poszczególne sekcje i odpowiedzialnych za nie, dokonały przeglądu pytań, wybierając najbardziej istotne z ich punktu widzenia rangi ważności.

Następnie zespoły te oceniły szczegółowo każdą złożoną ofertę, określając jak dokładnie spełnia on postawione wymagania. Oceny były wystawiane w następującej skali:

- pełna realizacja postawionych wymagań

- wymagane ograniczone modyfikacje

- funkcje w trakcie rozwoju

- braku pozycji w systemie.

Każda z ofert została gruntownie przeanalizowana stosując powyższą skalę ocen.

W rezultacie mając 9 ofert dostawców, zespoły banku znalazły odpowiedzi na 13 tys. pytań.

Największą zaletą takiego podejścia jest obiektywne wyważenie ważności pytań. Psychologowie twierdzą, że człowiek może zapamiętać nie więcej niż 7 różnych informacji w tym samym czasie i często konsultanci obserwują banki, które "potrafią stanąć w miejscu" z selekcją z powodu skoncentrowania się na jednym lub dwóch problemach, które ktoś uważa za szczególnie istotne. W rezultacie jeszcze przez wiele miesięcy są odczuwane konsekwencje takiego podejścia. Natomiast dzięki odpowiedzi na każde z wielu pytań, członkowie zespołu mogą wychwycić znaczenie i wagę poszczególnych punktów.

W wyniku wstępnej oceny systemów ich dostawcy byli zaproszeni do banku na prezentację. Zamiast typowej prezentacji z pokazami, pięknymi slajdami i wielu rozmów, poprosiliśmy o zademonstrowanie systemów "w pracy". Dostawcy w ciągu dwóch dni zobowiązani byli do uruchomienia niezbędnego sprzętu i oprogramowania, a następnie w obecności każdego zespołu dokonywali przeglądu całej serii odpowiednich transkcji bankowych.

Jest to znakomity sposób na sprawdzenie, co naprawdę zawiera oferta. Trzeba przyznać, że większość dostawców starała się zademonstrować prawdziwy system bankowy.

Jednakże wiele systemów przedstawionych w ofertach było, jak jeden z dostawców zauważył, "wyłącznie na papierze". Ta praktyczna demonstracja pomogła jeszcze raz przeanalizować i sklasyfikować oferty.

W ten sposób sporządzono skróconą listę ofert stosując poniższe kryteria:

- zgodność z założonymi warunkami

- formalnego dostosowania się do określonej funkcjonalności

- demonstracji wymaganej funkcjonalności.

Tylko te z ofert, które osiągnęły najwyższą ocenę w trakcie przeglądu ich funkcji i zademonstrowały odpowiednie możliwości rozwoju funkcjonalności, mogły przejść do następnej fazy.

Oczywiście, to znaczyło, że wyeliminowaliśmy sporo systemów, które miały wiele dobrych cech, ale naszym celem był i pozostaje wybór najbardziej odpowiedniego i możliwego do uruchomienia w rozsądnym czasie systemu, który spełni w największym zakresie potrzeby Banku Gdańskiego.

Skróconą listę zredagowano podczas plenarnej sesji całego 24-osobowego zespołu, w trakcie której brano pod uwagę wszystkie punkty widzenia i związane z nimi problemy.

W czasie pierwszej fazy selekcji określiliśmy, wraz z bankiem, kilka aspektów, które zostały pominięte lub zmieniło się do nich podejście. Dlatego też drugi etap zaproszenia do przetargu będzie zawierał więcej szczegółów określających w jaki sposób dostawcy uzupełnią wykryte braki i jak uwzględnią nowe aspekty. Nie będzie to nowy lub poprawiony dokument (tak jak jest to robione w wielu przypadkach), a jedynie załącznik uzupełniający. W drugim etapie nastąpi otwarcie ofert cenowych i wówczas aspekt finansowy będzie także uwzględniany przy ocenie ofert.

Wnioski

Podsumowując, procedura Banku Światowego dotycząca przetargu jest rzeczywiście długa, zagmatwana i pod pewnymi względami niezupełnie dostosowana do selekcji systemu bankowego.

Jednak TCA i Bank Gdański rozważnie pracowały z przedstawicielem Banku Światowego i wierzymy, że udało nam się znaleźć sensowną, zrozumiałą i przejrzystą metodę oceny, co byłoby trudne do uzyskania w innych okolicznościach.

Metoda ta jest dostępna dla każdego sprzedawcy, który ma odpowiedni system. Jedyne realne zastrzeżenie, jakie pozostało, co jest całkiem zrozumiałe, to fakt, że nie ma takiego systemu, który w pełni sprostałby wszystkim oczekiwaniom średniej wielkości uniwersalnego banku, jakim jest Bank Gdański i będzie on musiał bardzo dokładnie przedyskutować z dostawcą zakres i treść modyfikacji podstawowego systemu.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200