Proces wyboru systemu informatycznego
- Władysław Szwoch,
- 27.02.1995
Decyzja o wyborze systemu informatycznego jest jedną z najważniejszych decyzji strategicznych. W dobie ogromnej rożnorodności oferowanych systemów bardzo trudno jest podjąć decyzję o zakupie tego a nie innego oprogramowania. Co więcej - jeżeli potrzeby informatyczne instytucji nie zostały szczegółowo sformułowane - to rożne systemy będą preferowane przez różnych użytkowników. Informatyk może preferować system oparty na Unixie, a inny użytkownik woli pewien system ze względu na kolorowe ekrany przedstawione przez dostawcę w czasie prezentacji systemu.
Decyzja o wyborze systemu informatycznego jest jedną z najważniejszych decyzji strategicznych. W dobie ogromnej rożnorodności oferowanych systemów bardzo trudno jest podjąć decyzję o zakupie tego a nie innego oprogramowania. Co więcej - jeżeli potrzeby informatyczne instytucji nie zostały szczegółowo sformułowane - to rożne systemy będą preferowane przez różnych użytkowników. Informatyk może preferować system oparty na Unixie, a inny użytkownik woli pewien system ze względu na kolorowe ekrany przedstawione przez dostawcę w czasie prezentacji systemu.
Brak definicji wymagań praktycznie uniemożliwia podjęcie decyzji i może być przyczyną konfliktów wewnątrz instytucji oraz spowodować powstanie podejrzeń o sprzyjanie pewnym dostawcom i to nie bezinteresownie. Brak definicji wymagań może też być bardzo korzystny dla dostawcy, który - jeśli zostanie wybrany - dostarczy standardowe oprogramowanie i każde poźniejsze żądanie modyfikacji będzie traktował jako nie wchodzące w zakres kontraktu, czyli będzie obciążał kupującego dodatkowymi kosztami.
Poniżej przedstawiam metodologię wyboru systemu informatycznego z powodzeniem stosowaną już na polskim rynku. W metodologii tej wyróżniono następujące fazy: ocena aktualnej sytuacji, definicja założeń projektu, opracowanie wymagań funkcjonalnych (zapytanie ofertowe), uzgodnienie mechanizmu oceny ofert, ocena odpowiedzi dostawców na zapytanie ofertowe, prezentacje i wizyty referencyjne, wybór
preferowanego rozwiązania.
Faza 1 - Ocena aktualnej sytuacji
W pierwszym etapie należy dokonać analizy funkcjonujących systemów. Rezultatem takiej analizy będzie:
* decyzja o zakupie nowego systemu informatycznego lub
* decyzja o wdrożeniu poprawek do systemu i/lub usprawnienia procedur wewnątrz organizacji.
Jeżeli podejmujemy decyzję o zakupie i instalacji nowego systemu należy rozważyć jakie podejście zastosować, aby osiągnąć oczekiwane korzyści. Aby to zrobić musimy te korzyści zdefiniować.
Faza II - Definicja założeń projektu
W fazie tej definiujemy oczekiwane korzyści na wysokim stopniu uogólnienia. Następnie dokonujemy ich analizy i
decydujemy się na określony sposób wyboru systemu:
* "Szybka ścieżka" - podejście to zakłada, że członkowie zespołu projektowego znają standardowe wymagania w danej dziedzinie. Wystarczy wtedy tylko zdefiniowanie wymagań specyficznych dla danej instytucji, nie wysyła się zapytania ofertowego do dostawców. Informacje o systemach zdobywane są podczas prezentacji dostawców oprogramowania. Aby zastosować to podejście członkowie zespołu powinni mieć wcześniej doświadczenie w użytkowaniu systemów komputerowych. To podejście ma zastosowanie głównie przy wyborze małych systemów, gdzie koszty całego procesu wyboru mają duże znaczenie.
* Skrócony proces przetargowy - sporządzane są tylko wymagania specyficzne dla danej instytucji. Zapytanie ofertowe wysyłane jest kierowane do potencjalnych dostawców i wstępna selekcja odbywa się na podstawie odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Podejście to stosowane jest w podobnych przypadkach jak "szybka ścieżka", ale dla instytucji gdzie zapytanie ofertowe jest prawnie lub zwyczajowo wymagane np. instytucje publiczne i rządowe.
* Pełny proces przetargowy - pełna definicja wymagań funkcjonalnych, zapytanie ofertowe, ocena odpowiedzi, prezentacje, wizyty referencyjne i wybór systemu. Stosuje się wtedy gdy wymagania funkcjonalne są skomplikowane i wiadomo już na wstępie, że oferowane systemy będą musiały być w dużej części zmodyfikowane dla spełnienia wymagań. Sporządzenie pełnego dokumentu wymagań jest wtedy bardzo pożądane bo będzie można odwoływać się do tego dokumentu i odpowiedzi dostawcy w późniejszych etapach.
Po dokonaniu wyboru metody selekcji systemu komputerowego należy sformułować zasady organizacji projektu:
1. Stworzyć plan realizacji projektu.
2. Powołać zespół do realizacji projektu, wyznaczyć zakresy odpowiedzialności jego członków oraz ustalić wspołzależności służbowe między członkami zespołu.
3. Zdefiniować zasady raportowania z przebiegu projektu.
4. Zdefiniować "produkty", które mają być efektem pracy zespołu w każdej fazie projektu i ustalić zasady ich akceptacji przez kierownictwo.
Faza III - Opracowanie wymagań funkcjonalnych (zapytanie ofertowe)
Wymagania funkcjonalne sporządzane są na bazie strategii danej instytucji. Jeśli strategia nie została jasno zdefiniowana, to podjęcie pewnych decyzji strategicznych zostanie niejako wymuszone w procesie tworzenia dokumentu wymagań funkcjonalnych.
Ta faza projektu jest realizowana przez przeprowadzenie szeregu wywiadów z kluczowymi pracownikami instytucji. Dokonywany jest również przegląd obecnie funkcjonujących systemów i stosowanych procedur ręcznych.
W oparciu o zebrane materiały i wyniki wywiadów z pracownikami zostają określone zarówno bieżące jak i przyszłe potrzeby instytucji.
Efekem końcowym tej fazy, jest "Specyfikacja wymagań funkcjonalnych", obejmująca następujące główne obszary:
* opis poszczególnych komponentów proponowanych systemów i funkcje realizowane przez te komponenty wraz ze schematami ideowymi
* opis głównych wejść do systemów wraz ze specyfikacją obecnych wolumenów operacji oraz ich przewidywanego wzrostu
* opis głównych wyjść z systemów wraz ze specyfikacją zawartości raportów
* wymagane zbiory danych wraz ze specyfikacją ich zawartości
* wymagane interfejsy z innymi systemami z pełnym opisem poziomów interfejsów tj. czy przekazywane mają być dane szczegółowe, czy sumaryczne i kierunki ich przepływu
* opis wymagań w zakresie zabezpieczeń i kontroli:
- ścieżki rewizyjne.
- stosowanie haseł.
- kontrola i weryfikacja wprowadzanych danych.
- kontrole systemowe np. automatyczne uzgadnianie sum zbiorczych.
- kontrole interfejsów bezpośrednich między systemami.
- kontrola i weryfikacja wyjść.
- automatyczne procedury restartu i odzyskiwania danych.
Po uzgodnieniu zrozumiałej specyfikacji wymagań funkcjonalnych w następnym etapie sporządzana jest lista potencjalnych dostawców systemów, których funkcjonalność według naszego rozeznania jest najbardziej zbieżna z wymaganiami instytucji.
Podczas sporządzania wstępnej listy dostawców szczególną uwagę zwraca się na takie aspekty jak: łatwość instalacji i wdrożenia systemu, problemy migracji i konwersji danych oraz poziom i dostępność serwisu świadczonego przez dostawców systemów w Polsce.
W celu prawidłowego i systematycznego przebiegu procesu wyboru opracowywany jest odpowiedni dokument tj. Zapytanie ofertowe (Request for Proposal - RFP) lub zaproszenie do przetargu (Invitation to Tender - ITT).
Ważne jest aby te dokumenty zostały opracowane w sposób, który zapewni otrzymanie od dostawców jasnych i pełnych odpowiedzi w zwartej formie ułatwiającej przeprowadzenie procesu oceny i selekcji.
Dokumenty przetargowe składają się zwykle z następujących sekcji:
- definicja celu dokumentu i określenie zakresu oraz dane szczegółowe o tym do kogo adresowane są zapytania
- ogólna informacja o instytucji i jej kierunkach rozwoju oraz ogólny zarys strategii ekonomicznej
- szczegółowa specyfikacja wymagań funkcjonalnych dla systemów
- szczegółowy opis i objaśnienia odnośnie wymaganego formatu odpowiedzi
- opis zagadnień i telekomunikacyjnych
- wykaz i opis systemów, do których wymagane będą interfejsy
- ogólne warunki kontraktowe.
Faza IV - Uzgodnienie mechanizmu oceny ofert
Opracowanie mechanizmu oceny odpowiedzi może przebiegać w następujacych etapach:
Etap 1 - Decyzja, które obszary funkcjonalne można poddać wymiernej analizie. Stopień spełnienia większości wymagań funkcjonalnych i technicznych można poddać tego typu analizie.
Etap 2 - Przypisanie wag poszczególnym kryteriom. Podział wymagań na te, które muszą być koniecznie spełnione, bardzo ważne i te , które są pożądane ale nie niezbędne
Na przykład:
Wymaganie Waga
Konieczne 3
Ważne 2
Pożądane 1
Etap 3 - Przypisanie wag poszczególnym sekcjom (obszarom funkcjonalnym)
Należy podjąć decyzję czy pewne obszary funkcjonalne mają dla instytucji większe znaczenie niż inne. Oto przykład wag:
Obszar funkcjonalny Waga
Podstawowe obszary funkcjonalne 60%
Handel na rynku wtórnym 12%
Rozliczanie transakcji 12%
Powiernictwo 12%
Księgowość 12%
Dane statyczne 12%
Charakterystyka oprogramowania 20%
Parametryzacja i moduły 4%
Przyjazność systemu 4%
Bazy danych 4%
System operacyjny 4%
Bezpieczeństwo dostępu 4%
Sprzęt 10%
Dokumentacja 5%
Szkolenie 5%
Etap 4 - Ustalenie punktacji za odpowiedzi dostawców
Oto przykład możliwej punktacji:
Odpowiedź Punktacja
Tak z wyjaśnieniem mechanizmu 5
Tak 4
Tak z zastrzeżeniami 3
System wymaga modyfikacji - małe zmiany 2
System wymaga modyfikacji - duże zmiany 1
Nie 0
Ważne jest aby mechanizm oceny odpowiedzi na zapytanie ofertowe został uzgodniony jeszcze przed nadejściem pierwszych ofert.
Faza V - Ocena odpowiedzi dostawców na zapytanie ofertowe
Po otrzymaniu odpowiedzi na Zapytanie ofertowe od dostawców, kolejnym etapem jest przeprowadzenie szczegółowej analizy ofert i ich oceny zgodnie z mechanizmem ustalonym w Fazie
IV.
Realizując tę fazę procesu oceny i selekcji stosuje się często metodę dwustopniową. W pierwszym etapie oceny lista dostawców redukowana jest do dwóch, maksymalnie trzech, którzy najlepiej spełniają przedstawione wymagania. Zredukowana lista poddawana jest w następnym etapie tzw. postkwalifikacji, czyli szczegółowej analizie i ocenie.
Faza VI - Prezentacje i wizyty referencyjne
Przygotowanie i przeprowadzenie tej fazy może ptrzebiegać w następujących etapach:
Etap 1 - przypisanie odpowiedzialności za kontakty z poszczególnymi dostawcami.
Etap 2 - Koordynacja prezentacji.
Przygotowanie listy pytań do dostawców, decyzja co do czasu i kolejności prezentacji.
Etap 3 - Przygotowanie szczegółowego programu prezentacji i jego wysłanie do dostawców.
Etap 4 - Przegląd dokumentu wymagań funkcjonalnych z członkami zespołu projektowego przed prezentacjami.
Etap 5 - Przeprowadzenie prezentacji.
Etap 6 - Rewizja ocen z fazy V oraz dokumentacja konkretnych problemów (wymaganych modyfikacji) związanych z każdym z oferowanych systemów.
Etap 7 - Dodatkowe prezentacje i wizyty referencyjne.
Faza VII - Wybór preferowanego rozwiązania
Ostateczny wybór preferowanego rozwiązania warto dokonać w następujących etapach:
Etap 1 - Rewizja ocen z uwzględnieniem wszystkich dotychczas zebranych informacji i eliminacja kolejnych ofert.
Etap 2 - Przegląd wszystkich wymagań uznanych za konieczne i eliminacja systemów nie spełniających tych wymagań.
Etap 3 - Przegląd ocen oraz identyfikacja głównych różnic między systemami.
Etap 4 - Identyfikacja preferowanego rozwiązania.