Nowe systemy wymagają podejścia innowacyjnego

Wdrożenie nowego systemu nie kończy się z chwilą zainstalowania oprogramowania na komputerze użytkownika przez specjalistów od "informatyki". Skłonienie osób obdarowanych nowym narzędziem do korzystania z niego wymaga pewnego taktu i umiejętności oraz wiele cierpliwości przy prowadzeniu szkoleń. Tak twierdzą informatycy zmuszeni do nieustannego odpowiadania na względnie proste pytania.

Ludzie mają skłonność do wybierania drogi najmniejszego oporu. Użytkownik rzadko sięgnie po podręcznik, aby znaleźć odpowiedź na swoje pytanie, kiedy może zamiast tego sięgnąć po słuchawkę bądź skorzystać z porady fachowca, który akurat jest w pobliżu.

Można wykorzystać zapał użytkowników (często słomiany) do zwiększania własnej kompetencji w korzystaniu z komputerów. Niestety, informatycy są szkoleni w postrzeganiu systemów komputerowych w kategoriach możliwości i mocy, a nie w kategoriach biznesu. Na przykład użytkownik końcowy postrzega program Excel jako narzędzie do przygotowania budżetu, natomiast informatyk nazywa go arkuszem kalkulacyjnym, z możliwościami stosowania grafiki i przetwarzania danych. Po prostu posługują się różnym językiem, odzwierciedlającym ich różne sposoby patrzenia na komputeryzację.

Cóż więc można zrobić aby pobudzić zainteresowanie i zwiększyć samowystarczalność użytkowników? Specjaliści wymieniają tu działania należące do trzech obszarów.

Szkolenia

Zalecane jest zapoznanie się z programem szkoleń zwracając uwagę na to, czy prezentowane w nich treści odnoszą się bezpośrednio do rutynowych czynności wykonywanych przez użytkowników. Ponadto szkolenia powinny odbywać się wówczas, gdy pojawia się ich potrzeba, nie zaś na tygodnie czy miesiące przed wprowadzaniem nowych, informatycznych narzędzi pracy. Niezwykle ważne jest też uzyskanie dla szkoleń akceptacji ze strony personelu kierowniczego firmy czy organizacji. Traktowanie dodatkowych zajęć przez pracowników jest zupełnie inne niż uczniów w szkole. Okazuje się, że przy dobraniu właściwej pory dnia na szkolenie, zainteresowanie słuchaczy rośnie, gdyż w mniejszym stopniu zakłóca ono wykonywanie przez pracowników podstawowych obowiązków. Niemniej ważne jest kształtowanie realistycznych oczekiwań użytkowników wobec produktów komputerowych. Zbyt często ich producenci prezentują je jako panaceum na problemy. Użytkownicy chcą natomiast jedynie wiedzieć, w jaki sposób narzędzia te będą wpływały na ich pracę.

Użytkownik - trener drużyny

Jednym z najlepszych sposobów zwiększania zainteresowania komputerami jest wykorzystanie idei "użytkowników odpowiedzialnych". Dla każdej aplikacji należy wyszkolić "trenera drużyny". Osoba taka nie tylko może udzielać pierwszego wsparcia słuchaczom, ale również może spełniać rolę lidera grupy. Nagrodą za dodatkowy wysiłek dla "trenera" powinny być specjalne szkolenia, informacje o wszystkich nowinkach, odmienne traktowanie zgłaszanych przez niego problemów. Niestety mankamentem takiego podejścia bywa odwrócenie uwagi "trenera" od jego podstawowych zajęć, co może wpłynąć na pogorszenie jego efektywności jako pracownika firmy.

Sprzedawanie nowego rozwiązania

Odniesienie sukcesu we wdrażaniu systemu informatycznego uzależnione jest od kultury pracy i poziomu technicznego przedsiębiorstwa oraz od istniejącego w nim systemu motywacyjnego. Jeśli użytkownicy zwiększający swą efektywność pracy będą "nagrodzeni" dodatkową ilością pracy, nikt inny nie pójdzie ich śladem. Należy więc przede wszystkim przekonać szefa danej komórki organizacyjnej, iż bardziej świadomi użytkownicy mogą zwiększyć produktywność, a potem namówić go na zastosowanie wypróbowanych sposobów nagradzania w stosunku do sprawniejszych użytkowników systemu komputerowego. Informatyk powinien korzystać z każdej okazji do promocji komputerów i demonstrowania zalet nowej techniki. Można dotrzeć np. do zakładowych wydawnictw (gazetki zakładowej itp.) i tam publikować materiały związane z zastosowaniem komputerów.

Zamiast obwiniania użytkowników o apatię, informatycy powinni podchodzić do szkoleń patrząc na nie z perspektywy użytkownika. Zabawa nowymi narzędziami może być ciekawa dla entuzjastów nowoczesnej techniki, ale dla większości ludzi biznesu system jest tylko nowym narzędziem i niczym więcej. Użytkownicy mogą przekonać się o zaletach systemów komputerowych dla zwiększenia efektywności pracy i ułatwienia jej, jeżeli zastosuje się odpowiednie techniki szkolenia oraz programy samokształceniowe.