Re-engineering to termin, który po raz pierwszy został użyty w 1990 r. Oznacza użycie nowoczesnych technologii informatycznych do radykalnego przekonstruowania zasad funkcjonowania przedsiębiorstwa celem znacznego podniesienia wydajności i sprawności jego funkcjonowania.

Business Process Re-engineering

W ubiegłym roku pojawił się na rynku nowy typ produktów BPR (Business Process Re-engineering) - oprogramowania dotyczącego szeroko pojętego usprawniania zarządzania dużymi organizmami gospodarczymi. Wielcy producenci tacy jak: IBM, Texas Instruments, Xerox, Software AG, Digital oraz AT&T wprowadzili do swych ofert sprzedaży oprogramowanie typu Business Mapping, Business Analysis oraz Product Redesign. To samo zrobiły dziesiątki małych firm komputerowych, z reguły związanych z ośrodkami akademickimi. Rynek usług typu re-engineering jest spory (ok. 40 mld USD) i dlatego wielu sprzedawców oferujących do tej pory narzędzia typu CASE, przestawiło się na nową dziedzinę. Zainteresowanie nową technologią zadeklarowali nawet producenci związani dotychczas z tak odrębnymi dziedzinami informatyki, jak sztuczna inteligencja.

Większość produktów BPR daje się uruchomić na komputerach klasy PC bądź stacjach roboczych i kosztuje 500-10 tys. USD za jedno stanowisko. Najbogatsze pakiety wyposażone są w moduły modelujące, wykonujące analizy, symulacje oraz animacje. Niestety, obecnie tylko 20% specjalistów od re-engineeringu używa tego typu zaawansowanych narzędzi, co wcale nie oznacza małego nimi zainteresowania. Kilka seminariów na ten temat, przeprowadzonych w 1994 r. przez Gartner Group, zgromadziło setki uczestników. W lutym br. odbyła się 4-dniowa konferencja w Norwell (Massachusetts) poświęcona BPR oraz oprogramowaniu dotyczącemu organizacji pracy (workflow). Od ponad pół roku sieć Internet była pełna pytań o tę konferencję. Szczególne zainteresowanie temat ten budzi także w Europie.

Wydaje się, że oprogramowanie typu BPR może zapewnić powiązanie między technologią informacyjną i strategią działania biznesu. Wyobraźmy sobie, że odwzorujemy jakiś proces, zamieniając wszystkie informacje na kod komputerowy i odtąd jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkie implikacje jego stosowania (wraz z ewentualnymi skutkami jego modyfikacji). Nic więc dziwnego, że wielkie organizacje przemysłowe, takie jak koncern Forda, interesują się produktami BPR. W najgorszym przypadku oprogramowanie to służy do tworzenia schematów organizacyjnych dużych firm, procesów i technologii.

"Narzędzia te są dlatego tak ważne, gdyż stanowią pomoc dla ludzi nie związanych bezpośrednio z danym przedsięwzięciem. Mam tu na myśli np. różnego rodzaju ciała decyzyjne", mówi David Thomas z Nation's Bank Services w USA. "Kiedy przychodzi do prezentacji rezultatów wystarczy po prostu skopiować z komputera odpowiednie sieci działań i wykresy. Można je też przerzucić np. do Excela", dodaje.

Niektóre produkty są tak uniwersalne, że aż zapiera dech w piersiach. Na przykład narzędzie do tworzenia odwzorowań firmy Andersen Consulting wyposażone jest w wielowymiarową analizę procesów, produktów, strategii, podziału kompetencji, regulacji prawnej, technologii informacyjnej oraz zasobów ludzkich. Jest to narzędzie tak skuteczne, że jego wytwórca twierdzi, że zastanawia się czy nie zastosować swoistego embarga i nie sprzedawać produktu jedynie związanym z nim firmom.

"Menedżerowie prowadzący wielkie przedsięwzięcia wykorzystujące re-engineering powinni zdawać sobie sprawę z korzyści jakie będą mogli odnieść", mówi Stefan Rollwage. Jest on szefem zespołu, który używa pakietu First Step firmy Interfacing Technologies w Montrealu w celu usprawnienia wszystkich rządowych zakupów w Kanadzie. "Możliwość przejścia od obrazu makroekonomicznego do pojedynczego zakupu jest niekwestionowaną korzyścią płynącą z wykorzystywania oprogramowania komputerowego do tej pracy", dodaje.

Wady BPR

Oprócz niewątpliwych zalet oprogramowanie typu BPR nie jest niestety pozbawione wad. Wiele z pakietów zarzuca użytkownika stertami kolorowych wydruków bez możliwości ich konwersji w użyteczny kod. Nawet producenci przyznają, że narzędzia służące do odwzorowania rzeczywistości, a nawet do diagnostyki, są niewystarczająco powiązane z narzędziami produkcyjnymi typu workflow, bazami danych oraz z narzędziami służącymi do rozbudowy aplikacji typu klient/serwer. "Gdyby udało się rozwiązać ten problem, to dotychczasowa strategia polegająca na wygenerowaniu kodu, podlegającego następnie obróbce przez narzędzia typu CASE, byłaby niekonieczna", mówi James LaPointe, szef ds. re-engineeringu w firmie Reebok. "Brak powiązania między oprogramowaniem BPR a innymi narzędziami wydaje się być największym mankamentem tej grupy wyrobów".

"Oczywiście nie wszyscy używają re-engineeringu jako środka do generacji danych", mówi Klaus Hagenlocher z Ciba-Geigy. "Niektórzy używają w tym celu standardowych narzędzi typu SAP, R/3 bądź Cincom, ale muszą oni zdawać sobie sprawę, że software ten nie pokrywa w całości wszystkich analizowanych dziedzin", dodaje.

Arwin Lyon, specjalista z Martin Marietta twierdzi, że innym istotnym ograniczeniem użycia tanich wersji oprogramowania BPR jest fakt, że nie radzą sobie one z obróbką dużych ilości danych.

Ponadto, większość standardowych pakietów BPR jest przeznaczona do instalacji na pojedynczej stacji roboczej. Zdaje to egzamin tylko wtedy, gdy zespół rozwiązujących problem specjalistów pracuje w jednym pomieszczeniu. Jednak w praktyce brak wersji sieciowej czyni taki pakiet bezużytecznym, gdy 200-osobowy zespół specjalistów znajduje się w filiach firmy w Houston, w Londynie oraz w Arabii Saudyjskiej.

Opisane powyżej problemy oprogramowania BPR próbuje rozwiązać firma Meta Software. Prezydent firmy, Robert Seltzer, stwierdza, że "klienci nie kupują pakietu BPR by rozwiązać pojedynczy problem, a raczej chcieliby używać nowej techniki na co dzień". W tym kontekście programom BPR daleko jeszcze do doskonałości.

Na tym nie kończy się jednak lista zarzutów. Inną wypominaną wadą jest częsty brak kompatybilności z Total Quality Managenment oraz ABC, czyli Activity Based Costing - nową techniką stosowaną w rachunkowości. James Bair, konsultant firmy Gartner Group, twierdzi natomiast, że narzędzia BPR są niewystarczająco dokładne ze względu na zastosowanie technik liniowych. Zarzuca im ponadto zbytnią strukturalność, zwłaszcza jeśli chodzi o oprogramowanie typu workflow.

Innym problemem jest szkolenie użytkowników. Jest ono niesłychanie czasochłonne, gdyż narzędzia są skomplikowane i przypominają programy CAD. Niektóre z nich niosą bagaż aplikacji DOS i są mało przyjazne dla użytkownika. Technika oparta o modelowanie strukturalne, o nazwie Integration Definition Method, mimo że jest szeroko stosowana, wzbudza największe wątpliwości. Opracowana przez US Air Force w latach 70. jest bardzo skomplikowana w użyciu, mimo że stanowi standard międzynarodowy.

Co dalej?

Ciekawe, że opinie specjalistów od re-engineeringu różnią się w zasadniczy sposób w ocenie skuteczności tej techniki. Z jednej strony można spodziewać się, że inwestycja w re-engineering może przynieść szybki zysk, z drugiej zaś - można wydać kilka tys. USD na aplikację, której wyników nikt nie będzie w stanie prawidłowo wykorzystać. Najczęściej zespół próbuje odwzorować jakiś proces aż do poziomu szczegółów tworząc kolorowe sieci działań i wykresy. Potem już tylko jedno jest pewne, że struktura jest skomplikowana, a na dojście do tego wniosku zużyto sporo czasu i pieniędzy. Użytkownicy BPR przyznają, że nawet najlepsze narzędzia, używane poprawnie, nie rozwiążą wszystkich problemów firmy. Niestety, trudno jest ocenić jednostkową przydatność BPR. Niektórzy ciągle wolą używać kartek papieru, kolorowego flamastra i swojej, nieskrępowanej więzami, wyobraźni.

W najbliższym czasie sytuacja może zmienić się na lepsze. Nowe oprogramowanie zapowiadają m.in.: Andersen Consulting, Antares Aliance Group, Oracle, Meta Software, AT&T oraz IBM. Szerokie zastosowanie technik OLE i DDE powinno ułatwić współpracę z innymi aplikacjami.

Nadzieją napawa także dążenie do standaryzacji. Między innymi planowane jest wprowadzenie standardów interfejsów umożliwiających współpracę z oprogramowaniem innego typu. Jednak "...zawsze pozostanie czynnik ludzki. Jeśli zespół rozwiązujący problem nie ma wyobraźni bądź zdolności, to żaden pakiet narzędziowy nie będzie mu w stanie pomóc", twierdzi Derek Miers, brytyjski specjalista od re-engineeringu. "Narzędzie pozostanie zawsze narzędziem", dodaje.