Dość powszechne jest przekonanie, że sprawne zarządzanie jest nie do pomyślenia bez sprawnego zintegrowanego systemu informatycznego. Ale nie ma też wątpliwości, że wdrożenie takiego systemu jest drogie i bolesne dla przedsiębiorstwa.

Jaki jest stan polskiego przemysłu i handlu, każdy widzi. Ten aforyzm, co prawda nieco zmodyfikowany, nie wszystkim jednak wyjaśnia wszystko. Czasem konieczne jest pokazanie stanu istniejącego.

Jaki on jest? Otóż większość przedsiębiorstw stosuje proste systemy informatyczne, zwykle wdrożone przed kilkoma laty na sieci PC, a ich organizacja ma kształt z połowy lat 70. Jest to ciągle stan dominujący w polskiej gospodarce. Jest jednak również całkiem liczna grupa przedsiębiorstw, zwłaszcza prywatnych i zagranicznych, które mają już względnie nowoczesną organizację, porównywalną z dobrą średnią europejską, oraz wdrożone lub wdrażane sprawne systemy informatyczne wspierające zarządzanie. Przejście z pierwszej grupy do drugiej zachodzi w sposób ciągły, jednak ze względu na panującą stagnację gospodarczą ostatnio proces ten uległ spowolnieniu.

Nie wszystko potrzebne, co modne

Dosyć powszechne jest przekonanie, że sprawne zarządzanie jest nie do pomyślenia bez sprawnego zintegrowanego systemu informatycznego. Ale nie ma też wątpliwości, że wdrożenie takiego systemu jest drogie i bolesne dla przedsiębiorstwa. Prowokacyjnie można zapytać, czy to jest konieczne?

Czy zawsze elektroniczna maszyna do strzyżenia wąsów będzie konkurencyjna wobec zwykłych nożyczek? Otóż liczne doświadczenia pokazują, że rozsądne jest wybieranie takiego oprogramowania, jakie jest potrzebne firmie na dziś i za 5 lat. A więc najpierw trzeba rozpoznać, jakiej informatyki potrzebuje firma na ten czas. Nie ma tu ogólnie obowiązujących reguł, a tym bardziej nieufnie należy podchodzić do modnych nowinek. Takie oprogramowanie wcale nie musi być całkowicie zintegrowane i zawierać wszystkie modne aktualnie funkcjonalności.

Prezentowane na dalszych stronach tabele informujące o oprogramowaniu pozwalają na wstępny wybór pakietu oprogramowania zależnie od jego wielkości i dziedziny działalności gospodarczej. Do definicji rozmiarów przedsiębiorstwa najczęściej przyjmuje się wielkość zatrudnienia. W warunkach polskich, w których dominują duże przedsiębiorstwa, można przyjąć: do 25 osób - mała firma, do 250 - średnia, powyżej 250 - duże przedsiębiorstwo. Zwykle także trzeba wydzielić grupę przedsiębiorstw bardzo dużych powyżej 2000 pracowników. Jednak do celów informatycznych lepszym kryterium jest ocena zapotrzebowania na informacje, czyli skomplikowanie produktu, charakter procesu produkcyjnego, liczba dokumentów finansowych. Uważa się także, że małe przedsiębiorstwo to takie, w którym potrzebne są najwyżej 32 stanowiska komputerowe, średnia - nie więcej niż 96 stanowisk, duże - powyżej 96. Szczegółowy opis znajduje się w glosariuszu na stronach:https://www.computerworld.pl ihttp://www.cxo.pl

Zależnie od stanu organizacyjnego i zamożności przedsiębiorstwa należy wybrać odpowiednie oprogramowanie, co oznacza konieczność prac analitycznych wykonywanych we własnym zakresie lub przez konsultantów zewnętrznych oraz wielką odporność na argumenty i "argumenty" handlowców usiłujących za wszelką cenę sprzedać swoje oprogramowanie.

W wielu przypadkach przedsiębiorstwa mają organizację tradycyjną, a produkcję zleceniową i prostą strukturę prawną - często jedno-zakładową. Mogą mieć one dobrą sytuację finansową, choć nie przeszły gruntownej restrukturyzacji. W takim przypadku dobrze sprawdza się oprogramowanie opracowane w polskiej firmie informatycznej i zorientowane na obsługę poszczególnych dziedzin funkcjonalnych przedsiębiorstwa (rachunkowość, płace, kadry itp.). Bardziej zaawansowane pakiety oprogramowania oferowane głównie przez zachodnich dostawców są ukierunkowane na obsługę procesów gospodarczych. Przestawienie organizacji przedsiębiorstwa na obsługę procesów - co jest niezbędne, aby stosować takie pakiety - jest bardzo trudne, wymaga dużo czasu, a często jest wręcz niemożliwe. W efekcie firma żąda, aby dużym kosztem "zepsuć" dobry, nowoczesny pakiet, przerabiając go gruntownie, nie pasuje on bowiem do jego modelu funkcjonowania, raczej niezbyt nowoczesnego. Wbrew pozorom to dość częste zjawisko. Stanowi jedną z głównych przyczyn niepowodzeń projektów wdrożeniowych.