Informatyzacja Polskiego Zakładu Ubezpieczeń S.A. jest największym informatycznym przedsięwzięciem realizowanym obecnie w Polsce. Tajemnicą objęta jest wysokość kontraktu zawartego z firmą Prokom - generalnym wykonawcą systemu i partnerem startegicznym PZU S.A. Można jednak sądzić, iz wdrożenie całego ystemu pochłonie co najmniej kilkadziesiąt milionów dolarów.

Informatyka w PZU ma wysoką rangę. Włodzimierz Soiński - dyrektor Departamentu Organizacji i Informatyki - jest zarazem członkiem zarządu firmy. Jak sam przyznaje: "Uzyskałem w swoich działaniach pełne zaufanie kierownictwa". Nie bez znaczenia pozostaje tutaj perspektywa uwolnienia rynku ubezpieczeń w Polsce w 1999 roku. "Sprawny system informatyczny ma być jednym z naszych atutów w walce z konkurencją, która się wówczas pojawi" - wyjaśnia Włodzimierz Soiński.

Jego zdaniem informatyka pozwala zbudować nową strukturę zarządzania firmą. Jej narzędzia i metody umożliwią stymulowanie niezbędnych zmian organizacyjnych. "Na korzyści z wprowadzenia informatyki do firmy zawsze trzeba poczekać. Ponadto są one częstokroć całkiem niewymierne. Na początku nieuchronnie pojawiają się koszty - i to niemałe. Gdy powołaliśmy już odpowiednie służby informatyczne, trzeba zainwestować w sprzęt, oprogramowanie i szkolenia. Znaczenie tego ostatniego elementu jest często niedoceniane" - mówi Włodzimierz Soiński.

W zamierzeniach przedsięwzięcie ma pozwolić na zaoszczędzenie czasu w skali całej firmy. I to nie tylko w związku z ułatwieniem prowadzenie sprawozdawczości i statystyki. Przede wszystkim znacznie skrócony ma zostać czas obsługi klienta. Wyraźnej poprawie ma ulec także zarządzanie finansami w firmie, uzyskane dzięki szybkiej teleinformatycznej łączności między oddziałami i centralą. Decyzje będą mogły być podejmowane na podstawie większej liczbie bardziej aktualnych informacji.

Efekt propagandowy

Poszczególne oddziały PZU już wcześniej starały się na własną rękę tworzyć proste systemy informatyczne. "Nie chcemy zmarnować tego dorobku" - mówi Włodzimierz Soiński. Zgodnie z zawartą umową Prokom przede wszystkim powinien starać się przejąć zgromadzone zasoby danych, zaś doświadczenia zdobyte podczas opracowywania i eksloatacji stworzonych aplikacji będą wykorzystane w nowym systemie. "Takie oddolne działania stanowią dobre przygotowanie do informatyzacji firmy" - dodaje Włodzimierz Soiński. Wszędzie przez pierwsze trzy miesiące wdrażania poszczególnych modułów praca systemów zostaje zdublowana - tak aby procesowi przejścia do nowego pozostawić margines bezpieczeństwa. Dopiero po upływie tego okresu wdrażany moduł wchodzi do użytku. Na poziomie inspektoratu podstawowym narzędziem pracy będzie pakiet Insurer. jest to zestaw aplikacji realizujących większość funkcji agencji ubezpieczeniowej - łatwy w rozwoju i modyfikacji. Docelowo agenci ubezpieczeniowi w swojej pracy będą posługiwali się notebookami.

PZU wkłada wiele wysiłku w pozytywne nastawienie swoich pracowników do wprowadzanych zmian. Symbolicznie nagrodzeni zostają ci, którzy uzyskują najlepsze wyniki w testach, towarzyszących zakończeniu szkoleń. Odpowiednie świadectwa wręcza im osobiście jedne z członków zarządu lub dyrektor okręgu. "Na co dzień nie zauważani pracownicy, nagle zostają wyróżnieni" - mówi Włodzimierz Soiński.

Kadra informatyków PZU może wydawać się nieco szczupła wobec rozmiarów całej firmy, ale są to w większości pracownicy dobrze przygotowani merytorycznie. "Dobrze mieć młodych i ambitnych informatyków, ale nie mniej ważni są pracownicy dysponujący dużym doświadczeniem. Od dwóch lat, mimo niekonkurencyjnych zrobków, nikt nie odszedł z 60-osobowego zespołu pracującego w centrali w Warszawie. To nasz duży sukces". - mówi Włodzimierz Soiński.

Grunt to współpraca

Wykonaniem systemu kieruje Rada Koordynacyjna składająca się z 10 osób oddelegowanych z PZU i Prokomu - informatyków oraz pracowników merytorycznych.

Przy projektowaniu systemu Prokom stosuje swoją własną metodykę opracowaną wspólnie z biurem informatyki PZU. Wszystkie prace analityczne i projektowe prowadzone są razem z PZU, zaś podstawowy elementem współpracy są tzw. warsztaty, czyli spotkania, na których w gronie zainteresowanych osób z obu firm - obejmujących także pracowników merytorycznych - omawiane są poszczególne aspekty tworzonego systemu. W wyniku przeprowadzenia każdego z warsztatów uzgodniona zostaje kilkustronicowa formalna notatka, która staje się materiałem bazowym dla informatyków operujących systemem CASE. Wówczas powstają podstawowe zręby aplikacji. Cały proces poddawany jest testom i wielostopniowej kontroli. Gdy zmieniają się założenia, powtarzane są warsztaty poświęcone danemu zagadnieniu.

Odbiór systemu jest wieloetapowy, każdorazowo poparty formalnymi dokumentami. W centrali PZU stworzona została nawet zawiadująca nimi baza danych. "Z jej pomocą można w każdej chwili uzyskać szczegółowe informacje o zaawansowaniu realizacji systemu, wraz z monitoringiem finansowym" - mówi Wojciech Denkis, pełnomocnik prezesa ds. kompleksowej informatyzacji PZU S.A.

Pierwsze doświadczenia

Instalacja pilotowa pozwala na wstępną ocenę przyszłych zysków z wdrożenia nowego systemu. "Już dzisiaj są widoczne korzyści. Sporządzanie bilansu dla oddziału zamiast kilku dni zajmuje zaledwie kilka godzin. Nie przewidujemy żadnych zwolnień pracowników - zamiast tego, przesuniemy ich na inne stanowiska, bliżej klienta. Korzyść jest podwójna - rozwiewają się najpoważniejsze obawy, jakie mogliby mieć nasi pracownicy wobec wprowadzania do PZU informatyki, zaś winna ulec poprawie jakość obsługi interesantów" - uważa Włodzimierz Soiński.