Nieopłacalna informatyka

Z profesorem Nielsem Bjorn-Andersenem z Wydziału Zarządzania i Informatyki Copenhagen Business School rozmawia Przemysław Gamdzyk.

Z profesorem Nielsem Bjorn-Andersenem z Wydziału Zarządzania i Informatyki Copenhagen Business School rozmawia Przemysław Gamdzyk.

Coraz powszechniejszą akceptację uzyskuje stwierdzenie, iż systemy informatyczne są narzędziem metamorfozy przedsiębiorstwa. W modelu przedsiębiorstwa XXI wieku, o którym mówił Pan w swoim wystąpieniu na konferencji ISD '96, spłaszczeniu ulegnie struktura zarządzania, zaś większość pracowników ma funkcjonować w jednolitych, poziomych grupach roboczych. Czy jednak ten model będzie rzeczywiście wszystkim odpowiadał?

Na pewno nie, ale nie widzę innej drogi. Obecnie większość organizmów gospodarczych i instytucji państwowych funkcjonuje w sposób bardzo nieefektywny. Według badań przeprowadzonych w USA, załatwienie standardowej sprawy, typowej dla pracy danego przedsiębiorstwa czy instytucji - jak chociażby reakcja na otrzymany list, wiąże się z wykonaniem określonej liczby standardowych operacji, w których dochodzi do wymiany informacji. Może to być rozmowa telefoniczna, napisanie notatki, odnalezienie jakiś danych zapisanych w skoroszycie itp. W prywatnej firmie jest to średnio 20-40 takich elementarnych operacji wymiany informacji, zaś w państwowej instytucji 100-300! Nie ma to żadnego logicznego uzasadnienia. Zawsze sobie warto postawić pytanie, co zyskujemy dzięki każdej z takich poszczególnych operacji. Przeszkodę rozwoju upatruję przede wszystkim w błędnym nastawieniu ludzi z wyższych szczebli zarządzania. Oni nie chcą się podzielić swoją władzą, przez co muszą kontrolować duży przepływ informacji.

Przedsiębiorstwa muszą zmienić sposób, w jaki są zarządzane. Każdy szczebel hierarchii władzy znacząco zwiększa liczbę tych pojedynczych operacji wymiany informacji. Tak jak w banku, kasjer nie może podjąć ostatecznej decyzji, zawsze musi uzyskać zgodę przełożonego. Dlaczego? Bo mu się nie ufa.

Firmy muszą zacząć ufać swoim pracownikom. To na pewno wymaga czasu, a nie jest prawdą, że wszyscy chcą brać na siebie odpowiedzialność i móc decydować. Jednak według badań prawie 85% z nich uważa, że ich wiedza i umiejętności nie są w pełni wykorzystywane.

Jednak biurokracja jest mechanizmem zadziwiająco trwałym i zdolnym do samoodtwarzania. Informacja daje władzę - a system informatyczny może sprawić, że poszczególni pracownicy stracą na nią monopol i przestaną być niezastąpieni. Czy nie jest to jedna z najpoważniejszych przeszkód z wprowadzenia informatyki?

To prawda. Dotyczy to w szczególności urzędów i urzędników państwowych. Zmiana tego stanu rzeczy wymaga silnej i zdecydowanej postawy zarządu. To warunek, bez spełnienia którego informatyzacja nigdy nie przyniesie spodziewanych korzyści. I to jest jeszcze jeden argument przemawiający za koniecznością ograniczenia liczby szczebli zarządzania. General Electric, jedna z największych korporacji amerykańskich, po procesie restrukturyzacji ma jedynie sześć szczebli zarządzania. Menedżerowie (a przynamniej ci spośród nich, którzy pozostali w pracy...) otrzymali znacznie większe kompetencje. W Danii pewne zmiany w instytucjach państwowych musiały być przeprowadzane wręcz na siłę.

Czy bardziej słusznie jest budować własny silny departament informatyki, czy starać się większą część jego pracy zlecać firmom i specjalistom zewnętrznym?

Najgorszą rzeczą, jaka mogłaby się przydarzyć dużej organizacji, byłoby zlecenie wykonania wszystkich prac na zewnątrz. W przypadku outsourcingu zawsze istnieje pokusa, aby tym z czym sami sobie nie możemy dać rady, obarczyć kogoś innego. Najpierw trzeba samemu mieć wystarczające umiejętności, by umiejętnie zarządzać outsourcingiem. Jeśli przedsiębiorstwo nie umie zorganizować swojego systemu informatycznego, to powierzenie tego przedsięwzięcia w całości zewnętrznej firmie, może stać się początkiem naprawdę poważnych problemów. Zwykle nie przekracza 60% całości prac koniecznych do opracowania i wdrożenia systemu informatycznego, a realizowanych w ramach outsouringu. Najlepiej jeśli są to poszczególne wybrane aspekty systemu, nie związane ściśle z działalnością samego przedsiębiorstwa - jak chociażby techniczna obsługa sieci korporacyjnej.

Czy Pana zdaniem budżety departamentów informatyki będą rosły w najbliższych latach?

Bez wątpienia. Obecnie jest to średnio 3-5% rocznie - i to mimo stałej obniżki cen sprzętu komputerowego i telekomunikacyjnego. Nie ma jednak powodów, dla których miałyby wzrastać same departamenty - powinna w nich pracować podobna liczba ludzi. Za to coraz więcej pracowników, dysponujących wiedzą informatyczną, związana będzie bezpośrednio z innymi obszarami funkcjonowania przedsiębiorstwa. Niestety, wciąż wyraźny dystans dzieli to, czego oczekują od systemu użytkownicy, a co informatycy mogą im zaoferować.

Intranety, w założeniach oferujące jednolity interfejs dostępu do danych, są obecnie często poruszanym tematem. Czy Pana zdaniem nie jest to gwiazda jednego sezonu?

Nie sądzę, by możliwości intranetu mogły zadowolić wymagających użytkowników. Doskonale wypełniają pewne zadania i są istotnie tanie w realizacji. Nigdy jednak nie zastąpią wszystkich aplikacji potrzebnych w pracy każdej większej organizacji.

Czy jednak intranety (podobnie jak i sam Internet) dzięki łatwości publikacji i rozprzestrzeniania informacji - dostępnej dla każdego - stają się poważnym źródłem entropii, która staje się zjawiskiem niepożądanym i bardzo kosztownym w każdym złożonym systemie informatycznym?

Mamy wiele dowodów na to, że w ślad za tak dużym zainteresowaniem wiele pieniędzy jest obecnie przeznaczanych na budowę intranetów. Udostępniane są w nich coraz większe ilości informacji. Nie wiemy jednak zbyt wiele na temat sposobów, w jakie te informacje są spożytkowane. Może jest i tak, że na razie mamy więcej pisarzy niż czytelników. Zanieczyszczenie środowiska systemu informatycznego nadmiarową informacją staje się poważnym problemem. Zainteresowani zapłacą wiele za informacje - ale tylko te, które są przez nich poszukiwane.

Chciałbym zadać jeszcze jedno pytanie. Być może prowokacyjne, a być może zbyt rzadko zadawane. Gdyby na jednej szali wagi położyć wszystkie środki, jakie wydatkowano na rozwój informatyki i wdrażanie systemów, a na drugiej pieniądze, jakie dzięki informatyce zyskano - patrząc globalnie, to w którą stronę ona by się przechyliła? Innymi słowy - czy informatyka kiedykolwiek była opłacalna?

Ludzie intuicyjnie uważają odpowiedź za oczywistą. W powszechnym odczuciu wszystkie te systemy, programy i komputery muszą się opłacać i dawać oszczędności. Specjaliści jednak wciąż na ten temat toczą spory. Niektóre badania wskazują, że informatyka okazała się nieopłacalna - przynajmniej do tej pory. Jednak zarazem chciałbym podkreślić, że nasza obecna perspektywa czasowa jest zbyt krótka, by móc udzielić wiążącej odpowiedzi. Problem polega na tym, iż informatyka, tam gdzie jest stosowana, nie zmieniła struktury organizacyjnej większości przedsiębiorstw i instytucji. Nie wykorzystujemy potencjału, jaki mamy do dyspozycji.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200