Obieg dokumentów w firmie

Tydzień temu przedstawiliśmy założenia, jakie powinien spełniać komputerowy system obiegu dokumentów w firmie. Dziś przedstawiamy pierwszy z opisów oprogramowania realizujący właśnie to zadanie: system DDM9000 polskiej firmy Logotec Engineering.

Tydzień temu przedstawiliśmy założenia, jakie powinien spełniać komputerowy system obiegu dokumentów w firmie. Dziś przedstawiamy pierwszy z opisów oprogramowania realizujący właśnie to zadanie: system DDM9000 polskiej firmy Logotec Engineering.

Nazwa DDM9000 jest skrótem od Document Data Management, a liczba 9000 wskazywać ma na związki tego produktu z normami serii ISO 9000. DDM9000 to system, który zajmuje się dokumentami oraz przepływem informacji w obrębie danej organizacji, jak też między partnerami zewnętrznymi.

DDM9000 powstał na bazie systemu PDM9000 (Product Data Management), także autorstwa Logotec Engineering. PDM9000 zajmuje się zarządzaniem dokumentacją techniczną oraz integracją stanowisk wspomagania projektowania (CAD) między sobą, jak też z pozostałymi działami przedsiębiorstwa. Produkt ten od ponad dwóch lat znajduje się w ścisłej czołówce systemów PDM/EDM w krajach Europy Zachodniej i wymieniany jest na równi z produktami Hewlett-Packarda czy Intergraphu.

W DDM9000 wykorzystano technologię zastosowaną w PDM9000 - powstał on przez wyodrębnienie wielu modułów i ukierunkowanie ich do stosowania w biurach oraz rozbudowę w kierunku nadzorowania i sterowania przepływem informacji i zadań.

Wymagania sprzętowe

DDM pozwala na zapis plików na dowolnie dużej liczbie serwerów i mogą być to zarówno serwery NetWare, jak i Windows NT. Firma Logotec zaleca jednak budowanie systemu obiegu dokumentów opartych na systemie operacyjnym Windows NT Server oraz bazie danych Microsoft SQL Server. Można także jako bazę danych stosować RDBMS firmy Oracle lub każdą inną pracującą w standardzie SQL i mającą sprawnie funkcjonujące drivery ODBC.

Klientem systemu DDM może być każdy komputer, na którym poprawnie pracują aplikacje pakietu Microsoft Office uruchomione pod systemami operacyjnymi Windows 3.x, Windows 95 lub Windows NT. Zalecana konfiguracja to komputer klasy 486 wyposażony w minimum 12 MB RAM, mający twardy dysk, na którym oprócz systemu operacyjnego jest jeszcze około 50 MB wolnej powierzchni.

Jako dodatkowe wyposażenie, niezbędne przy pełnej automatyzacji obiegu dokumentów w firmie, konieczne jest zakupienie skanerów - tutaj Logotec zaleca sprzęt firmy Fujitsu oraz faksmodemów. Warto także zaopatrzyć się w jukeboxy, w których przechowywane będą archiwizowane dokumenty.

Architektura systemu

Trzonem systemu DDM9000 jest poczta elektroniczna. Klientem pocztowym musi być program zgodny ze standardem Microsoft Mail, dlatego też możliwe jest używanie takich systemów pocztowych, jak np. MS Mail, MS Exchange czy OpenMail firmy Hewlett-Packard. Korzystanie z poczty elektronicznej konieczne jest jednak tylko wtedy, gdy firma chce sobie zapewnić możliwość przekazywania i przyjmowania korespondencji elektronicznej od zewnętrznych kontrahentów. Wewnątrz firmy zadania te w całości przejmuje DDM9000.

Sam system DDM9000 składa się z trzech modułów:

  • centralnej bazy danych zawierającej wszystkie dokumenty firmy

  • modułu zarządzania przepływem dokumentów, informacji i poleceń

  • modułu sterowania przepływem dokumentów i informacji.

    Centralna baza danych

    Wszystkie dokumenty systemu DDM przechowywane są w centralnej bazie danych. Ma to wiele plusów. Najważniejszym z nich jest fakt, że unika się w ten sposób dublowania dokumentów przechowywanych dotąd w różnych wersjach na dyskach lokalnych komputerów pracowników firmy. Dzięki centralnej bazie danych znacznie skrócony jest czas wyszukiwania odpowiednich wersji dokumentów - także z historią ich zmian - i co najważniejsze, dokumenty firmy rzeczywiście stają się jej własnością, a nie są, jak dotąd, własnością pracowników.

    Inną zaletą centralnej bazy danych, niezbędną przy wdrażaniu norm ISO 9000 w przedsiębiorstwach, jest szybkie wycofywanie nieaktualnych dokumentów i dystrybucja nowych ich wersji wśród pracowników firmy. W rzeczywistości dystrybuowane są tylko informacje o tym, że powstał nowy dokument, a jego jedyna wersja znajduje się na serwerze - dzięki temu oszczędza się powierzchnię dyskową i zapobiega nadmiernemu rozpowszechnianiu kopii, które mogą być już nieaktualne, gdy pracownik otrzymuje korespondencję, np. po 2-tygodniowym urlopie.

  • W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

    TOP 200