Oprogramowanie sterujące obiegiem informacji w firmie nabiera ostatnio coraz większego znaczenia. Z pewnością muszą je stosować firmy, które chcą pracować zgodnie z założeniami certyfikatu ISO 9000, ale warto także, by używane ono było wszędzie, gdzie użytkownicy systemu komputerowego mają do czynienia z dużą ilością informacji.

Nikogo nie trzeba przekonywać co do tego, że komputer jest narzędziem znacznie usprawniającym pracę firmy. Większość użytkowników komputerów stwierdza jednak zgodnie, że po ich wprowadzeniu chaos zwiększył się, a nie zmalał. W firmach pojawiły się zdublowane dokumenty przechowywane zarówno w postaci danych komputerowych, jak i tradycyjnie - na papierze. Co gorsza między dokumentami tymi brakuje powiązania, tzn. że poprawki wprowadzone do wersji na komputerze nie zawsze znajdują odzwierciedlenie w kopiach przechowywanych w innych miejscach.

Podobnie ma się sytuacja z wprowadzaniem poczty elektronicznej. Wprawdzie znacznie usprawnia ona komunikację pracowników i klientów z firmą , ale jednocześnie rozbija skutecznie funkcjonujące wcześniej zasady organizacji przepływu korespondencji - ewidencjonowanie przychodzącej i wychodzącej.

Problemy te, jak i wiele innych - takich jak np. zagadnienie wyszukiwania informacji czy dostępu do poczty elektronicznej nieobecnego pracownika i rzeczywistej kontroli nad pracą podwładnych, pozwala rozwiązać skutecznie funkcjonujący system organizacji i obiegu dokumentów w firmie.

Koszty

Powszechna jest opinia, że wdrożenie systemu zarządzającego obiegiem dokumentów i informacji w firmie wiąże się z bardzo dużymi kosztami. Owszem, jest to inwestycja zmuszająca do głębszego sięgnięcia do kieszeni oraz zaangażowania w nią wszystkich pracowników firmy (chociażby w celu przeszkolenia w pracy z systemem), ale poniesione koszty szybko się zwracają - pod warunkiem, że konstrukcja systemu workflow dostosowana jest w pełni do potrzeb klienta.

Zanim podjęte zostaną jakiekolwiek kroki zmierzające w kierunku wdrożenia systemu obiegu informacji warto uświadomić sobie wysokość kosztów ponoszonych w wyniku tradycyjnej organizacji pracy w firmie. Jako przykład posłuży procedura wysyłania faksu. Zakładany w przykładzie czas poświęcony na wysłanie faksu to 15 min (jest to czas konieczny na podejście do drukarki sieciowej, zaniesienie wydrukowanego tekstu do maszyny faksującej i jego nadanie). W przypadku zastosowania systemu obiegu informacji zintegrowanego z faksem wystarczy kliknięcie myszki w edytorze tekstów, wybranie z bazy korespondentów adresata faksu i o resztę operacji troszczy się już sam system. Operacja taka trwa ok. minuty. Jak łatwo policzyć, przy optymistycznym założeniu, że statystyczny pracownik wysyła tylko 2 faksy tygodniowo, każdego tygodnia traci on na tę operację 28 min (różnica czasu między procedurą klasyczną i zautomatyzowaną). W skali roku oznacza to ok. 22 godz., a to daje w sumie prawie 3 dni robocze. Jeśli w firmie pracuje 100 osób, to jedna z nich przez cały rok (codziennie) wysyłałaby faksy. Inne dziedziny, dzięki którym zintegrowany system wymiany informacji pozwala zmniejszyć koszty, to np. dystrybucja dokumentów (przez pocztę elektroniczną jest taniej niż kserokopiowanie i zanoszenie ich pracownikom), ich magazynowanie (powierzchnia dyskowa jest wielokrotnie tańsza od ceny powierzchni archiwum szczególnie, gdy dane przechowywane są na płytach CD-ROM) oraz wyszukiwanie - wynik przeszukiwania bazy danych widoczny jest niemal od razu. Odnalezienie w archiwum np. faktury sprzed 4 lat graniczy z cudem, a z pewnością zabiera pracownikom wiele cennego czasu.

Schemat działania

Cechą dobrego systemu obiegu dokumentów jest praca w systemie klient/serwer. Oznacza to, że stworzona jest jedna, wspólna dla wszystkich pracowników firmy, baza danych i dostęp do niej (wg przydzielonych praw dostępu) możliwy jest z każdego komputera w firmie. W zależności od struktury firmy można zastosować replikowane bazy danych - w każdym oddziale znajduje się kopia bazy, której zawartość regularnie synchronizowana jest z innymi kopiami.

Centralna baza danych ma ważne zalety - wszystkie dokumenty przechowywane są w jednym miejscu i dzięki zapewnionemu dostępowi z dowolnego stanowiska w firmie zbędne staje się posiadanie oddzielnych kopii dokumentów, a wręcz powinno być to zakazane. Oszczędza znacznie powierzchnię dyskową w porównaniu z sytuacją, gdy każdy z pracowników przechowuje u siebie własne wersje tychże dokumentów.

Także w przypadku przekazywania jakichś informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej, np. kopii dokumentów itp. nie powinny być one dołączane do listów, a powinien w nich być jedynie odnośnik do odpowiedniego dokumentu zawartego w centralnej bazie. Konstrukcja centralnej bazy danych ma umożliwiać jej rozproszenie na kilka serwerów. Dzięki temu w przyszłości, gdy rozmiar bazy i potrzeby firmy będą rosnąć, nie trzeba będzie ograniczać się wyłącznie do rozbudowy jednego serwera, ale można dostawić kolejną maszynę przejmującą część zadań bazodanowych.