Liczenie oszczędności

Coraz ważniejszym zagadnieniem w przedsiębiorstwach jest redukcja kosztów bezpośrednich infrastruktury i kosztów pośrednich wynikających z użytkowania systemów informatycznych. Taką tendencję widać na świecie. W Polsce zainteresowanie tą problematyką jest niestety znikome.

Coraz ważniejszym zagadnieniem w przedsiębiorstwach jest redukcja kosztów bezpośrednich infrastruktury i kosztów pośrednich wynikających z użytkowania systemów informatycznych. Taką tendencję widać na świecie. W Polsce zainteresowanie tą problematyką jest niestety znikome.

Liczenie oszczędności

Kategorie oceny złożoności dla wybranych elementów IT i organizacji w firmie

Pod pojęciem tzw. całkowitych kosztów posiadania informatyki TCO (Total Cost of Ownership) kryje się model pojęciowy potrzebny do określenia kosztów informatyki w organizacji. Światowym standardem w tej dziedzinie są de facto metodologie, modele, zbiory najlepszych praktyk, narzędzia i statystyki firmy Gartner Group, dla której TCO jest ciągłym procesem pomiaru, symulacji i usprawniania.

W przypadku TCO mowa jest o kosztach całkowitych, czyli obejmujących oprócz łatwych do uchwycenia kosztów bezpośrednich (sprzęt, oprogramowanie, infrastruktura, płace personelu informatycznego) także koszty pośrednie, na które składają się działania użytkowników (związane z wykorzystywanymi rozwiązaniami informatycznymi, a nie z ich właściwą pracą), przestoje (wywołane chociażby awariami) i in. Koszty pośrednie, choć są trudne do precyzyjnego określenia, często stanowią ponad połowę kosztów całkowitych.

"W informatyce generalnie nie ma inwestycji odtworzeniowych. Zarazem gubi się transfer kosztów, cała struktura IT jest bowiem bardzo zagmatwana" - mówi Tomasz Byzia, dyrektor rozwoju Infovide Akademia. Dobrze wykonana analiza TCO powinna zapobiec niespodziankom w tworzeniu budżetu działu informatyki czy alokacji zasobów.

Tu z pomocą powinny przyjść wielosektorowe bazy statystyczne powstałe dzięki zebraniu informacji z wielu (ponad 20 tys.) przedsiębiorstw i instytucji. Oczywiście Gartner dysponuje danymi pochodzącymi z przedsiębiorstw działających na rozwiniętych rynkach, tak więc stosowanie takich modeli wymaga ich przeskalowania (np. u nas mniejszy jest udział kosztów pośrednich z uwagi na niższe koszty pracy). Bazy te zawierają zarówno informacje o kosztach posiadania określonych rozwiązań i technologii, jak i zestawienia tych kosztów dla poszczególnych branż, dzięki czemu można dokonywać adekwatnych porównań. Ogólnie nośniki kosztów w analizie TCO zależą od charakterystyki przedsiębiorstwa, rodzaju i wielkości posiadanej infrastruktury informatycznej, praktyk zarządzania i złożoności (organizacji, procesów i usług IT, wzorców pracy użytkowników końcowych, posiadanych platform programowo-sprzętowych).

Statystyczne subtelności

W tym miejscu pojawia się interesujące pytanie, czy model statystyczny jest w ogóle prawidłowy, to znaczy czy model typowy jest najlepszy? Oczywiście tylko do pewnego stopnia - bycie liderem czy wyspecjalizowaną firmą niszową zawsze oznacza bowiem odejście od "typowości" ze wszystkimi tego konsekwencjami. Analizy TCO są więc jedynie pewną wskazówką. "Mówiąc kolokwialnie, TCO pokazuje, skąd wieje wiatr, a konkretnie, które obszary stwarzają szanse na oszczędność" - uważa Marek Gmerski, dyrektor programu ValueIT! w Infovide (oczywiście planowane oszczędności również są hipotetyczne, gdyż zakładają a priori, że np. z powodu stosowania prostszej obsługi systemu zaoszczędzony czas pracownika zostanie wykorzystany na pracę merytoryczną). "Analiza pozwala na określenie, jakie zmiany w nośnikach kosztów umożliwią zmianę struktury tych kosztów" - dodaje Tomasz Byzia. Istotne jest wskazanie kosztów pośrednich, które nie przynoszą żadnej wartości.

Analizę TCO można realizować jako proces ciągły i traktować jako audyt całkowitych kosztów posiadania informatyki. Wynikiem takiego audytu jest przede wszystkim benchmarkingowe porównanie informatycznej efektywności firmy z innymi podobnymi podmiotami. Powodem do podjęcia działań naprawczych jest sytuacja, gdy rzeczywiste koszty usług wewnętrznego działu informatyki są wyższe od oferowanych na rynku w modelu outsourcingu.

Podstawową siłą liczenia całkowitych kosztów użytkowania informatyki jest symulacja scenariuszy zmiany stanu obecnego, czyli udzielanie odpowiedzi na pytania typu: "Co się stanie, jeśli". Czy np. opłaca się nam przejść na jednolitą platformę systemu operacyjnego? Czy warto zainwestować w jeden duży serwer zamiast kilku mniejszych? Czy wdrożyć system wewnętrznych szkoleń IT, czy raczej rozbudować help desk?

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200