Wielu administratorów systemów pocztowych jest zaniepokojonych ciągle wzrastającymi kosztami ich utrzymania. Rozwiązaniem problemu może być w tym przypadku wdrożenie jednego spójnego systemu pocztowego, opartego na architekturze klient/serwer.

Administratorzy systemów informatycznych kierują coraz częściej swoje zainteresowanie ku systemom pocztowym architektury klient/serwer. Na rynek weszła właśnie najnowsza wersja pakietu Notes (4.0), który zawiera nowy system pocztowy Notes Mail, ale umożliwia także jednoczesną pracę z cc:Mail.

Microsoft obiecuje natomiast, że najpóźniej do końca I kw. 1996 r. wprowadzi na rynek pakiet Exchange. Jest to zapowiadany już od dawna przez Microsoft system zarządzania pocztą i zawiadywania komunikatami, instalowany na serwerach Windows NT. Na kwiecień zaś zapowiedziana jest premiera podobnego rodzaju produktu firmy Novell - GroupWise XTD.

Wszystkie te produkty pozwolą zmniejszyć liczbę serwerów pocztowych instalowanych w sieciach LAN, a administratorzy systemów informatycznych dostaną po raz pierwszy do ręki niezbędne narzędzia do zdalnego zarządzania odległymi serwerami pocztowymi.

Koszty zarządzania

Przez ostatnich 5 lat koszty związane z utrzymaniem 1 stanowiska pracy (chodzi o systemy zawiadywania komunikatami) wzrosły znacznie i liczą się już w tys. USD. Zakładowe systemy pocztowe świadczące swe usługi dużym przedsiębiorstwom, takie jak Microsoft Mail czy cc:Mail, wymagają bowiem instalowania w sieci wielu serwerów pocztowych i następnie ciągłego ich doglądania.

Firma Creative Network prowadząca specjalistyczne badania rynkowe przypatrzyła się bliżej pracy systemów pocztowych eksploatowanych przez 75 dużych przedsiębiorstw (zatrudniających średnio 13500 pracowników) i obliczyła, że koszt utrzymania w ruchu jednego stanowiska pocztowego typu desktop wynosi obecnie 4189 USD rocznie, a w przypadku systemu przenośnego wzrasta do 5426 USD. Tak wysokie koszty są związane głównie z koniecznością zarządzania serwerami pocztowymi.

"Tzw. systemy zawiadywania komunikatami nie są obecnie wcale systemami, ale zlepkiem różnego rodzaju usług, które kosztują przedsiębiorstwo dużo więcej niż mogłoby się wydawać" - mówi prezydent Creative Networks Nina Burns. - "Cała sztuka polega na stworzeniu jednej aplikacji integrującej niekompatybilne ze sobą, zupełnie odmienne systemy".

Jak szacuje Creative Network, udział oprogramowania i sprzętu w kosztach związanych z eksploatacją systemu pocztowego wynosi obecnie tylko 9%. Koszty związane z zarządzaniem, administrowaniem, wsparciem technicznym i szkoleniami stanowią 26%. Dlatego niezwykle ważną sprawą jest w takich sytuacjach dostępność narzędzi ułatwiających i automatyzujących wykonywanie zadań administracyjnych.

Burns dodaje, że dużą część kosztów pochłaniają zadania związane ze wsparciem produktu, a głównie poszczególnych użytkowników. "Koszty są tu właściwie podwójne, ponieważ wsparcie takie wymaga aktywnego zaangażowania się w sprawę osoby znającej pracę całego systemu informatycznego, podczas gdy użytkownik oczekujący wsparcia pozostaje w tym czasie bezczynny".

Różne architektury

Firmy Lotus, Microsoft i Novell prowadzą między sobą już od 2 lat ostrą walkę i wychodząc naprzeciw oczekiwaniom użytkowników starają się wprowadzić na rynek systemy zawiadywania komunikatami nowej generacji oparte na architekturze klient/serwer. Najbliższa zwycięstwa jest obecnie firma Lotus, wyprzedzająca rywali co najmniej o kilka miesięcy. Czas jest tu jednak chyba sprawą drugorzędną, a najbardziej będzie się liczyć niezawodność pracy systemu.

Przedsiębiorstwa tracą dzisiaj (w przeliczeniu na jedno stanowisko pracy) 684 USD rocznie z powodu przestojów w pracy systemów poczty elektronicznej, 764 USD z powodu utraty zdolności produkcyjnej i 1918 USD z powodu utraty przychodów. Aby zmniejszyć awaryjność systemów zawiadywania komunikatami przedsiębiorstwa muszą wdrażać pracujące stabilnie i niezawodnie systemy pocztowe, zarządzanie którymi odbywać się powinno z poziomu jednej, centralnej konsoli zarządzania.

Większość producentów zgadza się co do tego, że najpewniej pracującymi systemami pocztowymi (i jednocześnie najłatwiejszymi w zarządzaniu) są obecnie produkty pracujące komputerach mainframe. Takie właśnie systemy doskonale sprawdzają się w dużych przedsiębiorstwach i korporacjach głównie ze względu na to, że projektowano je z myślą o obsłudze tysięcy użytkowników, zakładając przy tym, iż funkcje administracyjne będą wykonywane przez centralne stanowisko zarządzania.