Wdrażanie systemu informatycznego wymaga równoczesnego wzmacniania organizacji produkcji.

Sprawne wdrożenie informatyki do obsługi produkcji jest trudnym zadaniem ze względu na niedostatek specjalistów w zakresie organizacji procesów produkcji. Mimo to przyjęcie metodologii wdrażania opartej na bazie własnych doświadczeń, za pomocą nieformalnych grup zadaniowych, może również przynieść efekty. Przedsięwzięcie może być realizowane małymi etapami, ale decyzje dotyczące rozwiązania problemów cząstkowych muszą być podejmowane niemal natychmiast. Od trafności i szybkości podejmowania decyzji uzależniona jest praca personelu pracującego na terminalach. Brak decyzji wstrzymuje prace - a co gorsze - powoduje zniechęcenie tych, którzy gotowi byli sprostać postawionym zadaniom.

Zniechęcenie personelu jest widoczne szczególnie wtedy, gdy decyzje nie są podejmowane po przeprowadzeniu tzw. biegu próbnego w zakresie działania systemu komputerowego. Prowadzenie prób jest wskazane, ale czas ich trwania powinien być liczony niemal w godzinach.

Ewolucja struktury organizacyjnej

Wdrażanie systemu komputerowego w moim przedsiębiorstwie poprzedzono zmianą struktury organizacyjnej. Powołano szefa biura dokumentacji technicznej, któremu podporządkowano działy: konstrukcyjny, technologiczny, informatyki i organizacyjny. Przyjęte rozwiązanie organizacyjne sprawdziło się w pierwszym etapie wdrażania systemu komputerowego. Szef biura podejmował decyzje dotyczące budowy zbioru głównego. Wszelkie ustalenia zapisywano w postaci procedur lub instrukcji szczegółowych, które były redagowane przez dział organizacji. W przypadku wystąpienia niezgodności szef biura dokumentacji technicznej miał największe możliwości oddziaływania na podległe mu komórki organizacyjne w zakresie szybkiego wprowadzania korekt i zmian w procedurach postępowania.

W trakcie wdrażania systemu komputerowego struktura organizacyjna ulegała modyfikacjom. Obecnie dział informatyki znajduje się w pionie dyrektora ds. produkcji. Takie rozwiązanie podyktowane jest koniecznością obsługi pakietów programowych dotyczących planowania operatywnego i ewidencji kosztów.

W strukturze organizacyjnej działu informatyki wyróżnia się stanowiska: administratorów systemu komputerowego, programistów, obsługi klientów (w zakresie sporządzania wydruków dla poszczególnych działów), obsługi technicznej sprzętu. W dziale tym nie ma informatyków. Programistami są ekonomiści z odpowiednimi umiejętnościami w zakresie programowania.

Ewolucja organizacji procesu wytwarzania

Pierwszym działaniem związanym z wdrożeniem systemu komputerowego do obsługi procesu produkcyjnego było wyodrębnienie stanowisk pracy i zapisanie w zbiorze komputerowym. Prace te trwały tylko 2 dni. To zadecydowało o szybkim włączeniu technologów do pracy na terminalach.

Stanowiska pracy, zapisane w zbiorze komputerowym, są odpowiednio usystematyzowane wg wydziału, majsterni i typu. Umożliwia to sortowanie zadań dla potrzeb planowania produkcji. Należy dodać, że w zbiorze tym znajdują się również stanowiska kontroli - są one integralną składową procesu technologicznego.

W następnej kolejności zbiór rozbudowano o stanowiska kooperacji zewnętrznej i serwisu, a później o wybrane stanowiska pomocnicze i administracyjne. Zbiór stanowisk pracy podlega więc ciągłym modyfikacjom. W przypadku stanowisk produkcyjnych daje się zauważyć tendencja do zmniejszania ich liczby (na skutek wyodrębniania gniazd przedmiotowych), a w przypadku stanowisk nieprodukcyjnych - tendencja rozbudowy (np. na skutek rozwijania kooperacji lub wprowadzenia budżetowania).

Proces restrukturyzacji firmy jest związany z ciągłymi zmianami lokalizacji stanowisk pracy na wydziałach, likwidacją, grupowaniem i trwa dłuższy czas. Z reguły zmiany organizacyjne są przeprowadzane podczas realizacji zleceń produkcyjnych i tym samym wymuszają ciągłą aktualizację zapisów zawartych w technologiach wytwarzania. System komputerowy umożliwił niemal natychmiastową aktualizację technologii zapisanych w plikach - kolejne emitowane zlecenia produkcyjne uwzględniają nową organizację na wydziałach. Takie korzyści uzyskuje się jednak wtedy, gdy wszystkie technologie są wpisane do systemu komputerowego (dotyczy to również tzw. technologii jednorazowych).

Za zbiór stanowisk pracy odpowiedzialna jest jedna osoba. Decyduje ona o sposobie zapisywania stanowisk pracy w zbiorze, prowadzi uzgodnienia z ekonomistami i planistami, a także odpowiada za zmiany i ich dokumentowanie.