Jak ustrzec się zalewu nieaktualnej i niechcianej poczty elektronicznej po powrocie z urlopu?

„Kiedy pracownicy stają się świadomymi użytkownikami poczty elektronicznej, nawet kilkudniowa nieobecność w pracy może doprowadzić do przepełnienia poszczególnych skrzynek pocztowych. Nie jest to jednak tylko problem techniczny. Przy takim spiętrzeniu informacji jest bardzo prawdopodobne, że przy przeglądaniu 300–400 komunikatów po dwutygodniowym urlopie coś naprawdę ważnego umknie” – twierdzi Jaromir Pelczarski, dyrektor Departamentu Informatyki Pierwszego Polsko–Amerykańskiego Banku SA w Krakowie. Jak podają statystyki, przeciętny użytkownik poczty elektronicznej otrzymuje dziennie 30 listów; sam wysyła ich 18. Liczba ta jest znacznie większa, jeśli e-mail jest podstawowym narzędziem komunikacji w firmie czy w kontaktach z klientami. Na subskrybentów internetowych list dyskusyjnych po dwutygodniowym urlopie zwykle oczekuje korespondencja, której przeczytanie i uporządkowanie zajmuje co najmniej jedno popołudnie.

Jestem nieuchwytny

Niektóre programy pocztowe umożliwiają ustawienie automatycznej odpowiedzi typu: „Jestem na urlopie. Wracam 15 sierpnia”. Taki komunikat zwrotny otrzyma nadawca, co może powstrzymać go przed wysyłaniem kolejnych listów. „Niestety, nie zawsze inteligencja automatu radzi sobie z listami dyskusyjnymi. Ponieważ sam nie lubię dostawać tego typu odpowiedzi na liście dyskusyjnej, staram się zaoszczędzić tej przyjemności innym” – mówi Krzysztof Heller, dyrektor Departamentu Informatyki w Netia SA. „Komunikat nie załatwia sprawy. Bliscy współpracownicy zwykle wiedzą o moim urlopie, a kogoś w potrzebie mało obchodzą wakacje” – uważa Robert Rutkowski z olsztyńskiego oddziału TP SA.

Innym sposobem, który pozwala odciążyć skrzynkę pocztową, a jednocześnie daje częściową gwarancję, że bieżąca sprawa zostanie załatwiona, jest ustawienie „forwardu”, czyli funkcji, dzięki której listy pod nieobecność adresata będą automatycznie przesyłane innej osobie. Wielu użytkowników zauważa jednak, że rozwiązanie to może w efekcie powodować tylko zbędne zamieszanie.

Część wysyłanych regularnie listów, np. dotyczących codziennego menu w firmowej stołówce, po powrocie staje się niepotrzebna. Dzięki filtrom w programach pocztowych można ustalić, jakie listy od razu mają być usuwane, które z nich natomiast chcemy przeczytać po powrocie. „Przez filtry oglądam skrzynkę pocztową. Kierując się osobą nadawcy, staram się wyłowić najważniejsze listy” – mówi Krzysztof Heller.

Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie kont „tematycznych” (np. info@, serwis@ czy sprzedaż@ ), do których dostęp ma kilka osób. Daje to pewność, że korespondencja służbowa przychodząca z zewnątrz firmy nie pozostanie bez odpowiedzi.

„Mój sposób jest bardzo prosty. Pozwalam osobie zastępującej mnie na otwieranie i przeglądanie skrzynki bezpośrednio na moim komputerze, załatwianie spraw bieżących i zostawianie mi tych, które mogą poczekać” – mówi Waldemar Krukowski, dyrektor działu informatyki w Banku Gdańskim SA. Jego zdaniem, takie rozwiązanie ma przewagę nad „forwardem”, gdyż wszystkie sprawy gromadzone są w jednym miejscu. Waldemar Krukowski podkreśla, że ta metoda wymaga zaufania do współpracowników.

Najlepszą metodą jest oczywiście sprawdzanie poczty zdalnie. Daje nie tylko pewność, że nie przegapimy kolejnego sieciowego „łańcuszka szczęścia, dzięki któremu można wygrać miliony dolarów”, ale również pozwala na bieżąco zarządzać zawartością skrzynki pocztowej.

Polityka korporacyjna

W firmach, w których od dawna korzysta się z poczty elektronicznej, zwykle istnieją określone reguły stosowania tego medium. Dotyczy to również „wakacyjnej poczty”.

„Od pracowników nie dostaję poczty nieistotnej. Jest to efektem uświadamiania użytkowników, aby nie wykorzystywali poczty do wysyłania informacji zaadresowanej np. do wszystkich. Po początkowym okresie uświadamiania użytkowników, obecnie problem ten jest marginalny” – twierdzi Lech Barszczewski, główny informatyk płockiej Petrochemii, w której z poczty elektronicznej korzysta ok. 800 pracowników.

„W naszej firmie przed pójściem na dłuższy urlop do dobrych obyczajów należy zawiadomienie o powrocie i podanie personaliów osoby, z którą należy kontaktować się w nagłych wypadkach” – mówi Maciej Markowski z Andersen Consulting.