Wrocławski dystrybutor artykułów elektroinstalacyjnych TIM SA jest pierwszą firmą w tej branży, która wdrożyła zintegrowany system wspomagający zarządzanie. W przeciwieństwie do wielu polskich przedsiębiorstw, TIM SA przystąpiła do projektu ze świadomością własnych celów i oczekiwań, a jednocześnie z wiedzą o związanych z nim zagrożeniach. Mimo to wdrożenie okazało się trudną lekcją, wystawiającą na próbę cierpliwość zarówno zarządu, jak i pracowników firmy.

Wrocławska TIM SA jest wręcz modelowym przykładem firmy, która w ciągu ostatniego dziesięciolecia z lokalnej hurtowni z sukcesem przekształciła się w ogólnopolską firmę dystrybucyjną. Początkowo umacniała swoją pozycję w regionie, później - w połowie lat 90., rozpoczęła ekspansję na inne rynki, tworząc od podstaw własne oddziały lub przejmując lokalne hurtownie. Dziś oprócz magazynu centralnego prowadzi 22 magazyny regionalne.

Przez długi czas finansowanie ekspansji firmy odbywało się przy udziale kapitału własnego i kredytów bankowych. Spółką publiczną stała się na początku 1998 r. I choć firma nie miała problemów z pozyskiwaniem kapitału, to nie oznacza, że ominęły ją typowe dla firm dystrybucyjnych bolączki, takie jak rosnące koszty zarządzania, coraz bardziej skomplikowana logistyka czy problemy z nieuczciwymi kontrahentami.

Na problemy organizacyjne nałożyły się także wyzwania rynkowe - w połowie lat 90. w Polsce pojawili się najwięksi światowi dystrybutorzy z branży elektrotechnicznej. Choć firmy te z trudem uczyły się polskiego rynku - zmiennego i niestabilnego w porównaniu z rynkami krajów Europy Zachodniej - z biegiem czasu, po przejęciu kilku polskich firm, konkurencja z ich strony zaczęła być coraz dotkliwsza. Pod koniec lat 90. zarząd TIM SA, składający się w dużej mierze z założycieli firmy, uświadomił sobie, że etap spontanicznego rozwoju kończy się bezpowrotnie. "Choć w tym momencie byliśmy już spółką publiczną, zdawaliśmy sobie sprawę, że z potentatami światowymi nie można konkurować prostymi metodami: ceną i terminem płatności. By stawić im czoła, potrzebowaliśmy znacznie większej sprawności i dyscypliny wewnętrznej, elastyczności, a także zdolności do obrony przed erozją marż. Jednak, choć wypracowaliśmy zręby strategii, nie mieliśmy narzędzia do realizacji naszych pomysłów" - wyjaśnia Mirosław Nowakowski, dyrektor ds. logistyki w TIM SA we Wrocławiu.

Domowe porządki

Tak powstał pomysł wdrożenia nowego, scentralizowanego systemu informatycznego. Przekształcanie słów w czyn nie nastąpiło jednak od razu - TIM SA okazała się jedną z niewielu firm, które przed przystąpieniem do wyboru rozwiązania i wdrożenia najpierw starają się poszerzyć swoją wiedzę. "Musieliśmy zdobyć wiedzę potrzebną do negocjowania z dostawcami oraz zapoznać się z potencjalnymi wyzwaniami i zagrożeniami. Czytaliśmy opracowania, prasę fachową, spotykaliśmy się ze specjalistami z branży dystrybucyjnej, odwiedzaliśmy polskich i zagranicznych dostawców i pytaliśmy ich o opinie i wrażenia" - wspomina Mirosław Nowakowski.

Z rozmów na temat systemów zintegrowanych wynikało niezbicie, że raz wdrożone rozwiązanie jest trudne do modyfikacji. Zanim więc doszło do jakichkolwiek rozmów z dostawcami, firma przeszła gruntowną reorganizację. Pion techniczny, dotychczas zajmujący się usługami, projektowaniem i doradztwem, został wydzielony jako osobny podmiot Elektrotim. Ponadto oddziały regionalne funkcjonujące dotychczas jako spółki zależne zostały włączone do struktury organizacyjnej TIM SA. Jedną ze zmian było całkowite wydzielenie magazynu centralnego, który dotychczas działał w połączeniu z oddziałem obsługującym klientów.

W ramach reorganizacji kierownictwo TIM SA sformułowało nową strategię sprzedaży, której podstawą jest zapewnienie klientom dostępności towarów i jak najszybszej realizacji zamówień. Aby to było możliwe, firma dokonała przeglądu oferty. Z ogólnej liczby blisko 300 dostawców na liście pozostało jedynie ok. 100, reprezentujących jednak pełny wachlarz asortymentu. Spośród ok. 500 tys. oferowanych przez nich łącznie pozycji asortymentowych TIM SA wybrała prawie 18 tys. - tych, które cieszyły się największym popytem, wciąż dbając o pokrycie wszelkich potencjalnych potrzeb klientów. "Klient jest w stanie zrezygnować z pełnego asortymentu, jeżeli w zamian otrzyma gwarancję dostępności. Takie podejście jest tańsze dla obu stron" - tłumaczy Krzysztof Folta, prezes zarządu i dyrektor generalny TIM SA. Klienci otrzymują katalog papierowy lub na płycie CD. Prezentowane tam produkty są podzielone na dwie grupy: towary o gwarantowanym czasie dostawy oraz te, których czas dostawy może być dłuższy, lecz możliwy do potwierdzenia. Podejście TIM SA do obsługi klienta jest jednak dalekie od altruizmu. "Nie chodzi o to, by mieć najlepszy możliwy serwis. Jakość obsługi klienta ma być taka, za jaką klient jest skłonny zapłacić" - rozwiewa wątpliwości Krzysztof Folta.