Papierowa lawina

Wbrew oczekiwaniom użytkowanie systemów informatycznych powoduje zwiększenie liczby produkowanych dokumentów papierowych.

Wbrew oczekiwaniom użytkowanie systemów informatycznych powoduje zwiększenie liczby produkowanych dokumentów papierowych.

Najważniejszą przyczyną tej eksplozji papieru jest łatwość tworzenia dokumentów. Kiedyś pisanie, ręcznie lub na maszynie, zajmowało wiele czasu, a poprawianie błędów było uciążliwe. Zanim ktokolwiek zdecydował się na to, przedtem poważnie się zastanowił. Teraz siadamy przy komputerze i piszemy, poprawiamy, wyrzucamy, wstawiamy, wyrównujemy do prawej czy lewej, pogrubiamy, dodajemy tabelki i obrazki, a po włączeniu autokorekty, przestajemy martwić się literówkami i błędami ortograficznymi. Zbyt łatwo nam to przychodzi, byśmy mogli się oprzeć. Jednak tworzenie dokumentów nie jest tożsame z ich drukowaniem. Jest warunkiem koniecznym, ale niewystarczającym.

Ważne jest też przyzwyczajenie do papieru. Przykładem może być nagminne drukowanie nie dokończonych dokumentów po to, by zobaczyć, jak będą wyglądały. Mimo możliwości obejrzenia efektów pracy bez drukowania za pomocą usługi "podgląd wydruku", drukujemy stronę po stronie, zapełniając kosze na śmieci kolejnymi wersjami dokumentów. Byłoby to zabawne, gdyby nie koszty ponoszone podczas produkcji ton papieru (materiał, toner, prąd, czas) i szkody ekologiczne - papier, którego tyle marnujemy, musiał przecież z czegoś powstać. A że się marnuje, to fakt. Niewiele osób używa papieru dwukrotnie, czyli zadrukowuje drugą stronę "makulatury". Przeważnie lekceważymy tę sprawę.

Nie można też zapominać o zagadnieniu zaufania do nośnika, na jakim znajduje się dokument. Zadrukowany papier z wyraźną pieczątką i podpisem w dalszym ciągu cieszy się większym zaufaniem niż baza danych w komputerze. Istnieje powszechne mniemanie, że to, co na papierze, jest niezmienne, tymczasem w komputerze zawsze coś można zmienić - sfałszować.

Jednak sytuacja powoli ulega zmianie i zaufanie do komputera wzrasta. Kiedyś problemem było używanie kserokopii czy faksu jako prawomocnego duplikatu dokumentu, teraz informacja zawarta we wnętrzu komputera staje się możliwą do przyjęcia formą istnienia dokumentów. Chociaż jeszcze nie do końca komputery zasłużyły na zaufanie. Przykładem mogą być usługi oferowane przez firmy, w których towar zamawiany jest przez Internet. Zamówienie odbywa się drogą elektroniczną, natomiast jego potwierdzenie za pomocą faksu, czyli wciąż z udziałem papieru. A mogłoby za pomocą e-maila.

Elektroniczna przestrzeń

Mimo zafascynowania techniką komputerową, należy zauważyć poważne ograniczenia narzucane przez otoczenie. Przede wszystkim każde przedsiębiorstwo funkcjonuje w - szeroko rozumianych - strukturach organizacyjnych, takich jak system ekonomiczny, podatkowy i prawny. Wymuszają one wykonywanie określonych czynności, które trzeba wziąć pod uwagę przy tworzeniu zelektronizowanego systemu zbierania i przepływu informacji. Ważna jest też struktura organizacyjna firmy i jej możliwości finansowe. Wreszcie należy znać rzeczywistą chęć zarządu firmy zbudowania tego typu systemu.

Najważniejszymi zadaniami elektronicznej przestrzeni jest zbieranie informacji i tworzenie baz danych obejmujących całą firmę, umożliwienie przepływu informacji i prezentacji danych na każdym etapie ich przetwarzania, archiwizowanie danych w celu późniejszego wykorzystania lub prezentacji podczas kontroli oraz zabezpieczenie przed nie powołanym dostępem i nieodwracalną utratą.

Podstawowym zadaniem jest zbieranie informacji. Bazy danych pojawiają się w każdej części firmy i dotyczą wielu różnych form jej działania. Ważne jest, by wszystkie były ze sobą spójne, a uprawnieni pracownicy z różnych działów mogli z nich bez kłopotu korzystać. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której część informacji zbierana jest np. w arkuszach kalkulacyjnych, a reszta w programach bazodanowych. Nawet jeśli wyposażymy system w programy konwertujące, użytkownicy zrezygnują z niego jako niewygodnego, a przede wszystkim niespójnego. Dotyczy to także mniejszych systemów, zwłaszcza nie wyposażonych w sieć komputerową. Nawet wtedy można pokusić się o stworzenie jednolitego systemu zbierania i przetwarzania danych, redukującego do minimum papierowe dokumenty.

Zadanie przepływu informacji rozwiązuje e-mail, czyli poczta elektroniczna. Można jej używać praktycznie w każdej sytuacji, a rozbudowane możliwości pozwalają przesyłać wiadomości skuteczniej i pewniej niż przy użyciu papieru. Przesyłkę elektroniczną można zakodować, a także zażądać od programu potwierdzenia przeczytania, co wyklucza późniejsze niedomówienia, że ktoś nie wiedział, bo nie przeczytał. Kartki papieru nie da się zakodować, natomiast można żądać potwierdzenia przez podpisanie zwrotnego egzemplarza. Przepływ informacji na papierze wymaga więc co najmniej dwóch kartek papieru.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200