Intuicja podpowiada, iż korzystanie z poczty elektronicznej i Internetu powinno być tańsze niż wysyłanie licznych stron faksem. Gdzie jednak leży granica opłacalności stosowania poszczególnych rozwiązań? Aby zobrazować ten problem, przeprowadziliśmy prostą symulację, mającą wskazać, jak w modelowej sytuacji elektroniczna forma przekazu przy większym natężeniu ruchu umożliwi znaczne oszczędności.

Trzy firmy

W celu porównania ekonomicznego uzasadnienia stosowania poszczególnych rozwiązań w postaci połączeń faksowych, modem z modemem i wykorzystania Internetu do przesyłania poczty elektronicznej, posłużyliśmy się przykładem 3 fikcyjnych firm.

Pierwsza z nich to elektrociepłownia, która w obrębie jednego miasta ma kilka budynków i wymienia między nimi dokumenty. Druga to przedsiębiorstwo z główną fabryką w Warszawie i filią we Wrocławiu. Ostatnia zaś to brytyjski producent mebli, który ma przedstawicielstwo handlowe w Warszawie. Wszystkie wymieniają dokumenty wewnętrzne w standardowej postaci: trzech stron tekstu zapisanego w edytorze MS Word. Liczba przesyłek wysłanych każdego tygodnia określać będzie całkowity koszt wymiany dokumentów w ciągu roku.

Zdajemy sobie sprawę, iż nasze oszacowanie jest nieprecyzyjne z uwagi na przyjęcie określonych wartości parametrów (zwłaszcza dotyczących obszerności korespondencji, kosztu inwestycji i czasu połączenia). Jednak w tak ogólnym porównaniu symulacyjnym musieliśmy przyjąć określone uproszczenia. Trudno bowiem oszacować wszystkie korzyści i problemy związane z podłączeniem firm do Internetu. Nasze wyliczenia nie zwolnią nikogo od dokładnego określenia kosztów wymiany dokumentów w swojej firmie w konkretnych warunkach. Chyba jednak warto sobie zadać ten trud. A może się opłaci ...

Założenia

W porównaniu przyjęto założenie, iż każda firma już ma linię telefoniczną, komputer i faks. Nie ma natomiast faksmodemu współpracującego z komputerem i założonego konta internetowego. Skorzystanie więc z poczty elektronicznej wymaga dokonania pewnych inwestycji.

Na poszczególnych wykresach punkty przecięcia prostych wyznaczają liczbę korespondencji, przy której bardziej opłacalne staje się stosowanie poczty elektronicznej przesyłanej przez Internet lub łączami telefonicznymi modem do modemu. Porównanie dotyczy połączeń jednostanowiskowych, czyli wszystkie wymienione firmy uzyskują dostęp do Internetu przez linię telefoniczną za pomocą jednego komputera wyposażonego w modem.