Papier jeszcze przez wiele lat pozostanie powszechnie wykorzystywanym nośnikiem informacji.

W ostatnich latach pojawiło się modne hasło "biuro bez papieru", zapowiadające wyparcie z obiegu i archiwizacji dokumentów papierowych przez informacje przekazywane i przechowywane w postaci elektronicznej. Uzasadnieniem takiej wizji miał być spektakularny rozwój komputerowych sieci lokalnych, poczty elektronicznej, wewnątrzfirmowych intranetów i globalnego Internetu, systemów bazodanowych, większa dostępność komputerów przenośnych i ich integracja z systemami telekomunikacyjnymi. Mimo to dokument papierowy nadal dominuje - elektroniczny obieg informacji bardziej wpływa na wzrost ich ilości niż na zmianę metod przekazu.

Specjaliści przewidują w najbliższych latach stabilny wzrost zużycia papieru - na obecnym poziomie ok. 20% rocznie. Jednocześnie podkreślają, że ilość dostępnych informacji rośnie znacznie szybciej niż liczba wydrukowanych stron, a telekomunikacja i systemy sieci komputerowych należą do najszybciej rozwijających się segmentów rynku technologii teleinformatycznych.

Papierowa tradycja

Ludzie niechętnie rezygnują z wykorzystywania dokumentów i publikacji papierowych, nawet jeśli informacje w nich zawarte dotarły w postaci elektronicznej. Najczęściej drukowana jest korespondencja otrzymana za pośrednictwem poczty elektronicznej, zawartość stron World Wide Web czy dokumenty stworzone przy użyciu edytora tekstu. Wynika to z wielowiekowej tradycji przechowywania i przekazywania wiedzy przez jej zapisywanie na papierze. Ponadto w powszechnej opinii utarło się, że dokumenty papierowe są łatwiejsze w użyciu; ich przygotowanie, powielenie, przenoszenie, odczytywanie oraz likwidacja nie wymagają nauki obsługi komputera.

Natomiast elektroniczny przekaz informacji jest bardziej skomplikowany i wymaga rozbudowanych systemów - komputerów, łączących je sieci, wydajnych systemów telekomunikacyjnych oraz, co bardzo istotne, umiejętności posługiwania się nowoczesnymi urządzeniami technicznymi przez ich użytkowników.

Podstawowe zalety elektronicznego obiegu w porównaniu do tradycyjnego rozpowszechniania dokumentów papierowych to szybkość transmisji i łatwiejszy dostęp do rosnącej liczby danych. Jednocześnie obieg elektroniczny umożliwia ograniczenie marnotrawstwa papieru, którego produkcja wymaga zużycia zasobów środowiska naturalnego. Wraz ze wzrostem ilości informacji maleje liczba informacji użytecznych dla konkretnego odbiorcy. Wiele papierowych dokumentów dociera do osób, którym nie są one potrzebne, i dlatego natychmiast znajdują się w koszu. Natomiast bezużyteczna informacja elektroniczna może zostać usunięta bez żadnej szkody.

Bariery przemian

Wdrożenie w życie idei "biura bez papieru" wymaga więc przemian w świadomości pracowników, zmiany wieloletnich nawyków i akceptacji nowych metod pracy. Jeśli ktoś przyzwyczaił się do korzystania z ręcznego faksu, to konieczność nauki obsługi komputerowego systemu faksującego może się wydawać stratą czasu i utrudnieniem w codziennej pracy. Z drugiej strony - rozwiązania, pozwalające w dużej części wyeliminować korzystanie z dokumentów papierowych, są zwykle dość drogie, a zysk osiągnięty poprzez ich wykorzystanie nie zawsze można łatwo obliczyć.

Poważnym utrudnieniem rozwoju elektronicznej wymiany dokumentów, zwłaszcza w zhierarchizowanych instytucjach, jest brak odpowiednich uregulowań prawnych i uznanych rozwiązań technicznych, które pozwalałyby na kontrolę autentyczności dokumentu - np. podpisu elektronicznego - i zapewnienie ochrony tajemnicy korespondencji. Istnieją wprawdzie efektywne metody szyfrowania przesyłanych danych, ale ich upowszechnienie napotyka na trudności związane z obawą, że mogą być wykorzystywane do celów niezgodnych z prawem.

W Stanach Zjednoczonych obserwuje się najszybszy rozwój elektronicznej wymiany dokumentów - w coraz szerszym stopniu możliwa jest realizacja płatności oraz zakup towarów przy wykorzystaniu Internetu. Jednak nawet podczas ostatnich Igrzysk Olimpijskich, których organizację wsparł potężny system informatyczny, wynik żadnej z konkurencji nie był oficjalnie uznawany bez wykonania jego wydruku na papierze i odręcznego podpisu uprawnionego sędziego.

Drukowanie ma przyszłość

Takie idee, jak "biuro bez papieru", brzmią groźnie dla producentów sprzętu drukującego. Perspektywa ich urzeczywistnienia jest jednak dość odległa. Bardziej istotne jest obserwowanie i kreowanie przemian na rynku, aby inwestycje w nowe technologie zwracały się jak najszybciej. Obecnie producenci kierują się w stronę zmniejszenia kosztu druku pojedynczej strony, upowszechnienia wysokiej jakości druku kolorowego oraz opracowania standardów, ułatwiających wydruk przekazywanych elektronicznie dokumentów w postaci nie odbiegającej od oryginału. W ich opinii, pozwoli to jeszcze długo utrzymać atrakcyjność dokumentu papierowego.

Już obecnie drukarki laserowe oferują koszt wydruku strony zbliżony do kosztu kopiowania. Jak twierdzą przedstawiciele HewlettüPackarda, jedna z drukarek laserowych tej firmy pozwala drukować dokumenty w wielu kopiach taniej niż przy wykorzystaniu wyspecjalizowanej kopiarki. Lecz jest to urządzenie przeznaczone dla dużych biur lub firm - koszt wydruku strony jest szacowany na 5,5ü4,2 centa/str. A4 przy druku 6ü10 tys. str./miesiąc. Cena drukarki wynosi jednak aż 10 tys. USD.

Z kolei rozwój technologii druku kolorowego napotyka znaczne trudności. Kolorowe drukarki laserowe są urządzeniami drogimi - kosztują przeciętnie ok. 10 tys. USD. Również szybkość druku i jego jakość nie są na razie zbyt zachęcające dla większości użytkowników. Specjaliści przewidują, że ceny tych urządzeń obniżą się w ciągu kilku najbliższych lat prawdopodobnie do poziomu ok. 5 tys. USD, nie wróżą im jednak szybkiego upowszechnienia. Najtańsze modele kolorowych drukarek laserowych będą wciąż znacznie droższe od najnowocześniejszych drukarek atramentowych.

W ostatnich latach nastąpił szybki rozwój technologii druku atramentowego - drukarki atramentowe stały się urządzeniami powszechnego użytku dzięki niskiej cenie, względnie wysokiej jakości wydruków, a od niedawna również standardowej możliwości druku kolorowego. Drukarki te są obecnie podstawowym urządzeniem tego typu, wykorzystywanym w domu przez użytkowników indywidualnych, a także przez wiele małych biur lub firm. Widocznym kierunkiem rozwoju technologii jest poprawa jakości druku kolorowego przy utrzymaniu poziomu cen. Można oczekiwać, że już niedługo możliwość uzyskania fotograficznej jakości druku kolorowego stanie się rzeczywistością.

Podstawowym typem drukarek wykorzystywanych w biurach są monochromatyczne drukarki laserowe. Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez Lexmark International, jednego z producentów, wśród 100 firm we Francji, Wlk. Brytanii, Niemczech i Włoszech wykorzystujących 125 tys. urządzeń, większość z nich zamierza w szerszym stopniu korzystać z drukarek laserowych. Popyt na drukarki atramentowe w zastosowaniach biurowych będzie malał.

Najlepsza jednak drukarka nie odtworzy oryginału dokumentu, jeśli dane nie będą miały odpowiedniego formatu. Niestety, najczęściej wykorzystywana i najszerzej dostępna sieć Internet, której znaczenie w działalności wielu przedsiębiorstw wzrasta, powstała jako system nastawiony na przekaz informacji wyświetlanej na ekranie monitorów, a nie drukowanej. W związku z tym często występują trudności z uzyskaniem wydruków zadowalającej jakości - standardowe formaty danych przeznaczonych do wyświetlania i do drukowania różnią się znacznie. Upowszechnienie jednolitego standardu umożliwiającego dobre odwzorowanie informacji z Internetu przez drukarki nie jest łatwe - wymaga szerokiego porozumienia wielu, często konkurujących firm, które tworzą zarówno oprogramowanie, sterowniki, jak i sprzęt sieciowy oraz drukarki. Do tej pory standard taki nie powstał.