Ministerstwo Gospodarki w ramach pilotażu zdecydowało się na oddanie obsługi części stacji roboczych w outsourcing.

Trudno trafić na ślad korzystania z usług outsourcingu w administracji państwowej. Do zawarcia tego rodzaju umów przygotowują się rejestry państwowe, będące w gestii Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Skorzystanie z outsourcingu rozważa Ministerstwo Skarbu Państwa i niektóre urzędy miast, ale trudno jeszcze mówić o konkretnych, zrealizowanych projektach. W zasadzie jedynym dotychczasowym przykładem zastosowania outsourcingu w administracji jest Krajowe Biuro Wyborcze.

Tymczasem na podstawie rozstrzygniętego jesienią 2001 r. przetargu nieograniczonego Ministerstwo Gospodarki oddało pilotażowo w outsourcing firmie Potronics obsługę 150 z 800 wykorzystywanych stacji roboczych i zamierza konsekwentnie rozszerzać zakres outsourcingu. Jak twierdzi Zbigniew Mularzuk, dyrektor Biura Informatyki Ministerstwa Gospodarki, umową objęty jest co prawda zaledwie fragment informatycznej działalności ministerstwa, niemniej jest to jedna z pierwszych umów outsourcingowych tego rodzaju w administracji polskiej. Zaadaptowanie przez administrację modelu outsourcingu może otworzyć nowy rynek dla firm informatycznych.

Kłopot z głowy

Przedmiotem zamówienia ministerstwa była obsługa przez firmę Potronics 150 stanowisk pracy w wybranych departamentach. Firma użyczy stacji roboczych wraz z niezbędnym do realizacji umowy oprogramowaniem systemowym do udostępnienia usług sieciowych i aplikacji eksploatowanych w zintegrowanym systemie informatycznym ministerstwa. Potronics zobowiązał się do tworzenia kopii zapasowych, ochrony antywirusowej, udostępnienia na stacjach roboczych pakietów Microsoft Office (przy czym licencje należą do ministerstwa) oraz instalowania i konfigurowania urządzeń peryferyjnych, stanowiących własność Ministerstwa Gospodarki. Potronics "zarządza także serwisem urządzeń informatycznych stanowiących własność ministerstwa, zlokalizowanych na terenie obsługiwanego departamentu, gwarantując obsługę serwisową w czasie nie dłuższym niż 30 minut".

Precyzyjne wyliczenie kosztów utrzymania stacji roboczych - przed zawarciem umowy z firmą Potronics - nie było możliwe. Dyrektor Biura Informatyki szacuje jednak, że spadły one o ok. 20%. Outsourcing odciążył dział serwisu i departament zamówień publicznych - długoterminowa umowa eliminuje wiele mniejszych przetargów na usługi serwisowe i dostawy sprzętu - oraz dział techniczny.

"Największa korzyść wynika jednak z tego, że my po prostu nie musimy się tym zajmować. Oddaliśmy potencjalne kłopoty w ręce firmy, której możemy stawiać wymagania i od której możemy twardo egzekwować realizowanie umowy" - mówi Zbigniew Mularzuk. Oddelegowany do pracy w Warszawie pracownik łódzkiego Potronicsa jest zobowiązany zareagować na problemy zgłaszane przez użytkowników w ciągu 15 minut, a rozwiązać je w ciągu godziny, co oznacza, że de facto musi mieć do dyspozycji zapasowe stacje robocze, gotowe do natychmiastowego uruchomienia. "Mamy w tej chwili ok. 800 stanowisk użytkowników. Przeciętny okres użytkowania stacji roboczej to cztery lata, po których ze względu na tzw. moralne zużycie należy ją wymienić. W ramach projektu pilotażowego przekazaliśmy w outsourcing 150 stanowisk, rezygnując z wykorzystywanych do tej pory i przechodząc - bez żadnych inwestycji z naszej strony - na udostępnione nam przez firmę Potronics. Rozkładając przejęcie wszystkich stacji roboczych na etapy, chronimy dokonane już inwestycje" - wyjaśnia Zbigniew Mularzuk.

Kolejne etapy

Zakres outsourcingu będzie prawdopodobnie rozszerzany w kolejnych latach. Na razie ministerstwo nie zdecydowało się na oddanie opieki nad serwerami aplikacji czy bazami danych ani trwałe przekazanie na zewnątrz tworzenia oprogramowania, choć oczywiście na tradycyjnych zasadach zleca wykonanie poszczególnych projektów informatycznych. "Dążę do tego, by ministerstwo nie zajmowało się produkcją oprogramowania. Oczywiście, ministerstwo powinno zachować kontrolę - i tylko kontrolę - nad systemem informacyjnym i wspomagającym go systemem informatycznym. Innymi słowy, powinniśmy zatrudniać urzędników, którzy określają informatyczne potrzeby urzędu, piszą dobre specyfikacje usług i produktów, określają strategię rozwoju informatyzacji; ale nie wąsko wyspecjalizowanych informatyków" - deklaruje Zbigniew Mularzuk, zauważając jednocześnie, że w outsourcing można przekazać tylko te fragmenty informatyki, które zostały dobrze zdefiniowane, dookreślone. Nie wyklucza zlecenia zewnętrznej firmie analizy i wyboru np. architektury systemu obsługującego cały resort - co można zaliczyć do obszaru strategii informatyzacji - o ile pracownicy ministerstwa są w stanie określić kluczowe potrzeby i wymagania zleceniodawcy.

Oferta firmy Potronics, startującej w przetargu razem z IBM Polska, okazała się najkorzystniejsza ze względu na cenę. Czy firmie uda się podpisać umowę na realizację kolejnych etapów outsourcingu? "Zawsze byłem zwolennikiem konkurencji i starałem się wprowadzać ją we wszystkich możliwych obszarach, rozsądnie byłoby więc podpisać umowy z kilkoma niezależnymi usługodawcami. Z drugiej jednak strony, nigdy nie miałem kłopotów z «wyłącznymi» kontraktami" - mówi Zbigniew Mularzuk. Umowę z Potronicsem zawarto na trzy lata, ale ministerstwo może rozwiązać ją w ciągu miesiąca. Zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, umowa może zostać rozwiązana, jeśli jej wykonanie nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.