Publikacje tworzone za pomocą narzędzi DTP można dystrybuować nie tylko w postaci papierowej. Te same materiały mogą być prezentowane w postaci cyfrowej jako pliki Adobe PDF lub strony !WWW.

Każda firma uczestnicząca w targach, konferencjach i seminariach staje przed koniecznością wyposażenia swoich przedstawicieli w kilogramy ulotek, folderów, katalogów i innych papierowych publikacji. Coraz częściej jednak potencjalni klienci nie są zainteresowani zabieraniem papierowych materiałów - chociażby z tego powodu, że po odwiedzeniu kilku stoisk torba robi się znacznie cięższa, a ze sterty papieru wartych zatrzymania jest najwyżej kilka kartek. Rozwiązaniem tego problemu może być dystrybucja materiałów promocyjnych w formie elektronicznej, np. na płytach CD lub pocztą elektroniczną. Warto również umożliwić dostęp do takich materiałów i publikacji za pośrednictwem firmowych stron WWW.

Z papieru do bitów

Wydaje się, że przygotowanie materiałów w formie elektronicznej nie powinno być trudne. Publikacje papierowe są przecież opracowywane na komputerze, a zatem istnieją ich elektroniczne odpowiedniki. Przechowywane na komputerach dane aplikacji DTP, np. popularnego pakietu QuarkXPress, nie nadają się jednak do wykorzystania przez osoby nie mające tej aplikacji. Zanim zostaną udostępnione, muszą być skonwertowane do postaci HTML/XML, jeśli mają być prezentowane na WWW, lub formatu Adobe PDF, którego dokumenty można przesyłać pocztą elektroniczną.

Jeśli twórca materiałów nie używał najnowszej, piątej wersji QuarkXPress, umożliwiającej import i eksport danych bez użycia dodatkowych narzędzi m.in. z/do formatów XML, HTML i PDF, uczynienie dokumentów QuarkXPress czytelnymi dla innych użytkowników nie jest łatwe.

Najwygodniej w PDF

PDF jest jednym z najlepszych formatów elektronicznej dystrybucji publikacji. Firma Adobe stworzyła go w taki sposób, by zapewnić identyczną prezentację dokumentu bez względu na wykorzystywaną przez użytkownika platformę. Dokumenty PDF można przeglądać nawet na komputerach naręcznych. W jednym pliku są umieszczane treść dokumentu, grafika oraz kroje użytych w dokumencie czcionek.

Do obejrzenia dokumentu PDF konieczna jest instalacja odpowiedniej przeglądarki. Poza najbardziej rozpowszechnionym bezpłatnym oprogramowaniem Adobe Acrobat Reader, powstało wiele przeglądarek stworzonych przez niezależnych od Adobe producentów. Przykładem mogą być !PDF i BePDF dla BeOS. Firma ReUse udostępniła również przeglądarkę jPDF, napisaną w Javie i pracującą na dowolnej maszynie JVM. Pliki mogą być też wyświetlane bezpośrednio przez przeglądarki internetowe, ale muszą być wyposażone w stosowną wtyczkę (plug-in).

Dodatkową zaletą wyboru PDF jest możliwość przeszukiwania tekstu czy zabezpieczenia informacji przed modyfikacjami. Aplikacja daje wiele dodatkowych możliwości, np. ustawienie poziomu kompresji dla poszczególnych elementów pliku PDF. Przykładowo: w dokumentach przeznaczonych wyłącznie do oglądania na ekranie rozdzielczość grafiki może być ustawiona na 72 dpi, w przypadku dokumentów przeznaczonych do druku - 300 dpi. Ponadto umożliwia umieszczanie wewnątrz dokumentu odsyłaczy - tak samo jak na stronach WWW. Wadą dokumentów PDF jest ich stosunkowo duża - w porównaniu z dokumentami tekstowymi - objętość. To jednak jedyny koszt, jaki trzeba ponieść za posiadanie wiernej kopii strony z aplikacji DTP.

Najlepszym sposobem konwersji pliku Quark-XPress czy innej aplikacji do PDF jest zapisanie go na dysku w formacie Postscript i dopiero z tej postaci przekształcenie do PDF za pośrednictwem aplikacji Adobe Distiller, stanowiącej część Adobe Acrobat. Firma Quark udostępnia wprawdzie bezpłatne rozszerzenie do XPress, ale pozwala ono jedynie na tworzenie plików PDF stanowiących graficzny obraz dokumentów.

Z przygotowanej w QuarkXPress strony można również wykonać plik graficzny. Będzie on wyglądał identycznie na wielu platformach, ale - jako plik graficzny - nie będzie umożliwiał przeszukiwania tekstu czy tworzenia zakładek. Wątpliwości co do wyboru tego rozwiązania budzi również objętość plików. Potrzebny jest do tego program (np. Adobe Photoshop), który umożliwi konwersję grafiki wektorowej do postaci bitmapy.