Corporate Profiles DDB jest pierwszą firmą w Polsce, w której wdrożono system wspomagający pracę nad projektami, oparty na Lotus QuickPlace.

Obecnie grupa Corporate Profiles DDB to nie tylko agencja reklamowa. Składają się na nią wyspecjalizowane spółki, zajmujące się kreowaniem marki, promocją produktów, wydrukami reklamowymi, planowaniem i zakupem mediów, a także koordynacją badań marke- tingowych. "Reklama zbliża się do konsultingu. Każdy projekt to dziesiątki spotkań, notatek, dokumentów, często sporządzanych w wielu wersjach. Dlatego narodziła się potrzeba stworzenia sys- temu, który służyłby do gromadzenia i zarzą- dzania wszystkimi tymi informacjami" - mówi Robert Rudziński, dyrektor ds. IT w Corporate Profiles DDB.

Wspólna platforma

Ze względu na to, iż 60% stacji roboczych, wykorzystywanych w Corporate Profiles, stanowią komputery Apple, firmie potrzebne było rozwiązanie, umożliwiające wymianę dokumentów elektronicznych między różnymi platformami. System miał działać nie tylko w Polsce, lecz także w innych krajach Europy Środkowej. Mieli z niego korzystać pracownicy agencji reklamowej i klienci, najczęściej posługujący się komputerami z systemem Windows. Warunkiem postawionym oferentom była także łatwość wdrożenia i późniejszego administrowania. Wynikało to z faktu, że Corporate Profiles DDB zatrudnia tylko jednego informatyka, który zajmuje się koordynacją działań związanych z obsługą wszystkich spółek grupy.

Uznano, że powyższe wymagania spełniają systemy oparte na serwerach WWW. Początkowo rozważano zakup takiego systemu od jednej z niewielkich polskich firm informatycznych, zajmujących się tworzeniem stron WWW. Ostatecznie jednak, po kilku tygodniach poszukiwań, wybór padł na Lotus QuickPlace - produkt w Polsce praktycznie nie znany.

Nieznajomy w działaniu

Lotus QuickPlace to narzędzie pracy grupowej, służące do komunikacji zespołu i koordynacji prac projektowych. Działa z wykorzystaniem mechanizmów Web.

Komunikacja między uczestnikami projektu przebiega w trybie instant messaging. Do wymiany informacji można używać stron WWW - użytkownik loguje się na swojej stronie i odczytuje pozostawione dla niego wiadomości, pliki i projekty. Strony QuickPlace można, zdaniem Lotusa, łatwo modyfikować z użyciem szablonów, bez udziału wykwalifikowanego webmastera. Łatwo opracowuje się także wzorce korespondencji. Corporate Profiles wykorzystuje niemal pełną funkcjonalność QuickPlace 2.0, poza kilkoma funkcjami, jak kalendarz czy lista zadań, które będą realizowane przez system pocztowy, oparty na Lotus Domino.

Każdy klient Corporate Profiles DDB, zainteresowany tą formą komunikacji z firmą reklamową, otrzymuje dostęp do stron, na których umieszczane są wszystkie dokumenty dotyczące realizacji kontraktu. Tą drogą może otrzymywać notatki podsumowujące spotkania, pliki graficzne z projektami itd. W każdej chwili może sprawdzić jak postępują prace nad projektem, a także na bieżąco zgłaszać uwagi do kolejnych propozycji. Według informatyka z Corporate Profiles DDB, ogromną zaletą systemu jest możliwość pracy w czasie rzeczywistym, dzięki czemu każdy kolejny element nowego projektu może być na bieżąco prezentowany klientowi.

Początki systemu wiedzy

Wdrożenie systemu nie wyeliminowało spotkań z klientami. To zresztą nigdy nie było celem. Przyspieszyło za to pracę nad projektami, zwłaszcza realizowanymi w ramach usług "sieciowych", świadczonych na rzecz polskich oddziałów międzynarodowych korporacji, które na świecie są obsługiwane przez agencję reklamową DDB, udziałowca Corporate Profiles. Do tej pory wymagało to wielu podróży i rozmów telefonicznych, teraz wiele z tych ustaleń można dokonać za pomocą systemu. "Korzyści płynące z wdrożenia systemu mają również charakter marketingowy. Konkurencja na rynku jest na tyle duża, że dziś wygrywa ten, kto może zaproponować swoim klientom nowe narzędzie, optymalizujące proces współpracy i redukujące koszty" - mówi Robert Rudziński.

Obecnie system jest stosowany w kilku koncernach korzystających z usług Corporate Profiles DDB. Nową platformą komunikacji interesuje się coraz więcej klientów. W miarę potrzeb dostęp do systemu otrzymują kolejni pracownicy firmy. Teraz dostęp do systemu ma ok. 100 użytkowników.

W przyszłości Lotus QuickPlace ma stać się jednym z fragmentów platformy do zarządzania wiedzą, o której budowie myśli się w Corporate Profiles DDB. System miałby pomóc w usprawnieniu komunikacji i wymianie doświadczeń pracowników Corporate Profiles DDB. Już wkrótce w Corporate Profiles DDB rozpocznie się wdrożenie kolejnej części tej platformy - systemu Lotus Learning- Space, wspomagającego nauczanie na odległość. W przyszłości zostanie on poszerzony o bazy, w których będzie gromadzona wiedza pracowników Corporate Profiles DDB. Wszystko, oczywiście, w technologii Lotusa...