Nowoczesny handel i transport wymaga szybkiego i precyzyjnego współdziałania wszystkich partnerów obrotu lądowo-morskiego obrotu towarowego: przedsiębiorstw portowych, przewoźników lądowych i morskich, spedytorów, załadowców, maklerów, banków, urzędów celnych i wielu innych instytucji.

Realizowanie współczesnych koncepcji logistycznych i organizacyjnych oraz pełne wykorzystanie potencjału nowych technik przewozu i przeładunku nie byłoby możliwe bez najnowszych technologii informacyjnych, łączących tych partnerów, zarówno w skali krajowej, jak i globalnej. Przedsiębiorstwo nie znające i nie stosujące nowych technologii komunikowania się, przetwarzania i wymiany informacji według standardów światowych jest skazane na eliminację z międzynarodowego obrotu towarowego.

W przeszłości jakość usług portowych, żeglugowych, spedycyjnych itd., świadczonych przez przedsiębiorstwa obrotu towarowego związana była głównie z infrastrukturą fizyczną i poziomem technologicznym usług. We współczesnych czasach doszedł nowy element - infrastruktura informacyjna. Nowe technologie informacyjne stały się istotnym warunkiem szybkiej i efektywnej wymiany towarowej, stanowiąc o konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Ogromny przepływ danych ukryty za strumieniami ładunków - jeżeli nie jest dostatecznie efektywny - powoduje dezorganizację funkcjonowania całego łańcucha transportowego, co z kolei grozi utratą korzyści, oczekiwanych od nowych technologii transportowych i nowych koncepcji organizacyjnych w obrocie towarowym.

Informacja – klucz do sukcesu

Według oceny towarzystwa Ediship, w jednej międzynarodowej transakcji handlowej bierze udział nawet do 27 podmiotów (stron), które produkują 40 oryginalnych dokumentów i 360 kopii, co stanowi 7- 10% ceny ostatecznej produktu. Prawie jedna trzecia dokumentów papierowych związana jest z transportem. Tradycyjne dokumenty papierowe wymieniane między partnerami handlowymi kosztują zbyt wiele, zajmują za dużo miejsca, a ich opracowywanie i przekazywanie jest zbyt pracochłonne i trwa długo.

Posługiwanie się dokumentami papierowymi pociąga za sobą niedokładności w odniesieniu do wszystkich punktów procesu transportowego i handlowego, powoduje nieefektywne wykorzystanie środków i niepewność wynikającą z braku lub opóźnień informacji. Szacuje się, że koszt tradycyjnych dokumentów papierowych w światowym handlu i transporcie stanowi roczną stratę ok. 350 mld USD.

Elektroniczna wymiana danych

Warunkiem dostosowania się do nowoczesnych wymagań jest obecnie współdziałanie partnerów handlowych w sferze transportu i handlu morskiego na płaszczyźnie elektronicznej wymiany danych - EDI (Electronic Data Interchange). Dynamiczny rozwój tej technologii informacyjnej w skali światowej od początku lat 90. uważa się za drugą po konteneryzacji „rewolucję” w międzynarodowym handlu i transporcie.

Przy nadzwyczajnie szybkim rozwoju EDI na świecie przedsiębiorstwa związane z międzynarodowym handlem i transportem, które nie będą stosowały elektronicznej wymiany dokumentów, czeka odcięcie od normalnego rynku. Za kilka lat, jeśli nawet będą jeszcze akceptowane papierowe dokumenty transportowe i handlowe, będą one miały bardzo niski priorytet, a co za tym idzie - wszystkie związane z nimi płatności realizowane będą na końcu, ewentualnie z pobieraniem oddzielnych opłat manipulacyjnych. Podobnie stało się po wprowadzeniu masowej konteneryzacji – za załadunek i wyładunek statku nie przystosowanego do tego typu przewozów trzeba obecnie płacić więcej, a na wykonanie usługi czeka się dłużej.

Według technologii EDI komputer nadawcy tłumaczy informacje pobrane ze swej bazy danych na zakodowane i ustrukturalizowane pakiety i przesyła je poprzez sieć telekomunikacyjną do komputera odbiorcy. Następnie komputer odbiorcy przyjmuje, dekoduje i przekazuje treść transmisji do własnej bazy danych. Systemy komputerowe nadawcy i adresata mogą być pod każdym względem odmienne; jedynym wymogiem jest, aby potrafiły odczytać i zinterpretować struktury wymienianych danych.

Stosowanie systemu EDI wymaga standaryzacji przekazywanych informacji handlowych i kodów oraz powszechnej dostępności do sieci teletransmisji danych, łączących różne systemy komputerowe. System nie działa sprawnie bez dostatecznej liczby partnerów handlowych, wykorzystujących EDI do wzajemnej wymiany dokumentów elektronicznych. Należy również zapewnić bezpieczeństwo przekazywanym danym, a także wprowadzić regulacje prawne uwierzytelniające dokumenty elektroniczne, zastępujące tradycyjne dokumenty papierowe.

Zastosowanie EDI przynosi wiele korzyści bezpośrednich i pośrednich (strategicznych). Łatwe do obliczenia korzyści bezpośrednie, to obniżenie kosztów dzięki eliminacji dokumentów papierowych, zwiększenie szybkości przetwarzania i przekazywania danych oraz likwidacja błędów. Znacznie ważniejsze są korzyści pośrednie, których jednak nie da się obliczyć z góry: wprowadzenie EDI podnosi prestiż firmy, usprawnia współdziałanie z jej partnerami, poprawia jakość świadczonych usług, przyspiesza obrót środkami pieniężnymi i umożliwia lepsze wykorzystanie majątku trwałego.