Samoobsługa

Dzięki wdrożeniu systemu Teta Personel z interfejsem intranetowym pracownicy spółki BOC Gazy uzyskali bezpośredni dostęp do niektórych informacji kadrowych.

Dzięki wdrożeniu systemu Teta Personel z interfejsem intranetowym pracownicy spółki BOC Gazy uzyskali bezpośredni dostęp do niektórych informacji kadrowych.

Samoobsługa

Marek Tynenski, kierownik działu systemów informatycznych w BOC Gazy sp. z o.o.

Warszawska firma BOC Gazy zatrudnia ok. 500 osób. Przy takiej liczbie zatrudnionych zarządzanie spółką bez scentralizowanego systemu kadrowo-płacowego wydaje się niemożliwe. Mimo to przez pewien czas firma, zajmująca się produkcją i dystrybucją gazów technicznych, musiała się obejść bez systemu HR.

W drugim podejściu

O tym, że system jest potrzebny, nie trzeba było nikogo przekonywać. W 1999 r. podjęto decyzję o wymianie dosowej aplikacji kadrowej na nowoczesny system Oracle HRMS, wyposażony w różnorodne funkcje, wspomagające zarządzanie personelem. Po dwóch latach zaniechano wdrożenia Oracle'a. Firma rozwijała się, a wciąż nie miała systemu HR. Zorganizowano jeszcze jeden przetarg. Zwycięzcą została firma Teta (wrocławskiej firmie nie powiodło się w pierwszym przetargu).

"Startująca w pierwszym przetargu Teta zaoferowała nam starszą wersję systemu, pozbawioną wielu funkcji wspomagających proces zarządzania kadrami. Zresztą Oracle przebił wszystkich konkurentów ceną. Za drugim razem Teta przedstawiła już znacznie dojrzalszy produkt" - wspomina Marek Tynenski, kierownik działu systemów informatycznych w BOC Gazy. Znacznie korzystniejsza okazała się także strona biznesowa kontraktu. Wrocławska spółka zgodziła się na bardzo wysokie kary umowne z tytułu opóźnień. Zobowiązała się także do składania cotygodniowych raportów na temat postępów wdrożenia. "Potraktowaliśmy projekt bardzo prestiżowo" - mówi Magdalena Jędrzejewska, kierownik projektu ze strony Teta SA.

Przedsięwzięcie zakończono bez opóźnień, po zaledwie czterech miesiącach prac. Ułatwieniem było to, że część danych kadrowo-płacowych była zapisana już w formacie Oracle'a. Znacznie większym utrudnieniem okazały się problemy organizacyjne. Na początku część uczestników projektu odnosiła się do firmy wdrożeniowej z dużą rezerwą. "Trudno, żebyśmy za drugim razem nie odczuwali pewnych obaw. Jednak po kilku spotkaniach wszyscy zauważyliśmy zmianę nastawienia naszych pracowników do projektu" - twierdzi Marek Tynenski. Od strony organizacyjnej utrudnieniem było zaangażowanie kierownika działu kadr do uczestnictwa w projekcie dopiero w jego trakcie.

Obowiązuje samoobsługa

Wdrożenie w spółce BOC Gazy nie ograniczało się jedynie do implementacji modułów kadrowego i płacowego. Dla producenta i dystrybutora gazów technicznych równie ważne były funkcje wspomagające zarządzanie personelem, takie jak planowanie ścieżek kariery czy administrowanie szkoleniami. BOC zatrudnia pracowników zajmujących się nadzorowaniem procesu produkcyjnego, a także handlowców i konsultantów. Każdy z nich ma przygotowaną inną ścieżkę rozwoju. Potrzebuje indywidualnych szkoleń. Zapanowanie nad tym bez wsparcia systemu informatycznego jest właściwie niemożliwe.

W BOC wykorzystano również moduł do ewidencji sprzętu, którzy wszedł w skład pakietu jedenastej wersji pakietu Teta Personel. Zapisano w nim informacje o samochodach, telefonach, czy chociażby odzieży roboczej, używanej przez pracowników. To ostatnie jest o tyle ważne, że przepisy bhp ściśle regulują czas, przez jaki może być używana odzież ochronna i sprzęt służący zabezpieczeniu pracowników.

Niedawno system uzupełniono nakładką ePersonel, umożliwiającą pracownikom dostęp do niektórych danych, przechowywanych w systemie. Po zalogowaniu uzyskują oni informacje o urlopach i wysokości wynagrodzeń we wskazanym przez siebie okresie itp. Każdy pracownik co miesiąc wie, jakie osiągnął dochody i do którego progu podatkowego są zaliczane. "Długo zastanawialiśmy się nad umożliwieniem pracownikom dostępu do systemu. Ostatecznie przeważyła opcja przemawiająca za większą otwartością" - mówi Marek Tynenski.

Projekt zrealizowano z zastosowaniem rozwiązań terminalowych Citrix Metaframe. "Użytkownicy mobilni korzystają z wirtualnych sieci prywatnych (VPN). Mogą też korzystać z terminali w lokalizacjach podłączonych do intranetu za pomocą ISDN. Dużą zaletą Citrixa okazał się również fakt, że rozwiązanie to pozwala na łatwą modyfikację aplikacji" - twierdzi Krzysztof Głowacki, administrator systemu Oracle w BOC Gazy.

Kadrowy falstart

Niepowodzenie projektu systemu Oracle HRMS w spółce BOC Gazy pokazuje, jak trudne bywają wdrożenia systemów wspomagających zarządzanie personelem.

Polski oddział BOC, brytyjskiego producenta i dystrybutora gazów technicznych, miał być pierwszym klientem, wykorzystującym system kadrowy Oracle HRMS. Jak twierdzą przedstawiciele BOC, dla zdobycia referencji Oracle Polska zdecydował się na duże upusty - praktycznie zrezygnował z opłat za pracę konsultantów, obniżył znacznie ceny licencji. W efekcie oferta Oracle'a okazała się tańsza od propozycji składanych nawet przez krajowych producentów systemów HR.

Jak wspominają informatycy BOC, aplikacja Oracle'a, a zwłaszcza jej funkcje wspomagające zarządzanie personelem, wyglądała atrakcyjnie. Od strony funkcjonalnej brakowało tylko modułu do zarządzania czasem pracy. Kłopoty zaczęły się po rozpoczęciu wdrożenia. Głównym zarzutem stawianym producentowi aplikacji były błędy, jakie popełniał HRMS przy naliczaniu płac zgodnie z polskimi wzorcami. Z czasem okazało się też, że wiele problemów stwarza przeniesienie algorytmów z instalacji testowej na serwer produkcyjny - wymaga ich żmudnego przepisywania.

Prawda jest zapewne bardziej skomplikowana. Zdaniem jednej z osób obserwujących projekt, przynajmniej część odpowiedzialności za niepowodzenie wdrożenia spoczywa na spółce BOC Gazy. Firma nie była w pełni przygotowana do wdrożenia tak skomplikowanego systemu. Dlatego też wina za niepowodzenie leży pośrodku. Przedstawiciele Oracle'a nie chcą oficjalnie komentować zastrzeżeń zgłaszanych przez ich klienta. Podkreślają, że udało im się rozstać w zgodzie. Świadczy o tym fakt, iż Oracle brał udział w drugim przetargu na system HR w BOC Gazy, tym razem jednak jego oferta została oceniona niżej niż Tety.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200