Dział informatyki British American Tobacco Polska odpowiada nie tylko za sprawne funkcjonowanie systemu SAP R/3, systemów automatyki przemysłowej i organizację wspartych informatyką badań marketingowych, ale też za uzupełnianie zapasów kawy, naprawy samochodów czy zakup usług medycznych dla pracowników.

Kiedy Roman Maret, obecny szef działu informatyki, pojawił się w British American Tobacco Polska, dział informatyki zatrudniał cztery osoby, zajmujące się przede wszystkim utrzymaniem sprawności infrastruktury technicznej. Dzisiaj dział ten zatrudnia 17 osób podzielonych na 4 zespoły, których zadaniem jest przede wszystkim wybór, rozwijanie i utrzymywanie aplikacji do wspierania podstawowego biznesu BAT, czyli produkcji i sprzedaży papierosów.

Cztery w jednym

Potrzeba zbudowania struktury hierarchicznej pojawiła się stosunkowo niedawno. Przez kilka lat dział informatyki miał strukturę płaską i wszyscy jego pracownicy podlegali bezpośrednio jego szefowi. Na pewnym etapie rozwoju działu okazało się jednak, że spotkania, uzgodnienia i generalnie komunikowanie się zajmuje tyle czasu, że niewiele go zostaje na myślenie strategiczne i rozwój pracowników. Jednocześnie firma przechodziła szybkie zmiany związane z otwarciem się na świat poprzez Internet i potrzebne było jasne określenie kompetencji i odpowiedzialności, m.in. za bezpieczeństwo systemów.

Pierwszy zespół zajmuje się informatyką produkcyjną, systemami na styku automatyki i informatyki, których głównym zadaniem jest utrzymywanie produkcji i kontrola jakości. Obowiązkiem drugiego jest utrzymywanie i rozwijanie transakcyjnej podwaliny firmy: systemu SAP R/3. Trzeci zespół jest odpowiedzialny za administrowanie systemami, wybór i konfigurację nowego sprzętu, wybór nowych technologii, które będą stosowane w polskim oddziale. "Ten zespół będzie stopniowo zanikał, w miarę upowszechniania się standardów korporacyjnych, wprowadzanych na poziomie centrali. To są developerzy i ich zadania przejmą ostatecznie firmy informatyczne" - mówi Roman Maret. Wreszcie czwarty zespół, który - zdaniem dyrektora IT - będzie coraz silniejszy i bardziej liczny, zajmuje się systemami umożliwiającymi gromadzenie i analizę danych rynkowych, współpracę z hurtownikami i marketingowe wspieranie detalistów. Niektóre programy pozwalające na analizę rynku są rozwijane w ramach działu, inne są dobierane z rynku i odpowiednio dostosowywane do potrzeb British American Tobacco Polska lub rozbudowywane. Dział "marketingowego IT" wymaga od pracowników dużej kreatywności i łączenia wiedzy biznesowej z informatyczną. Najwięcej jest też tu współpracy z pracownikami innych działów firmy.

Wielu obecnych pracowników działu IT pojawiło się w nim w wyniku rekrutacji wewnętrznej, prawie wszyscy mają wykształcenie informatyczne, co nie jest jednak warunkiem koniecznym. Przykładem może być osoba zajmująca się rozwojem serwisu papierosy.pl, która wcześniej pracowała w dziale handlowym na stanowisku National Key Account Manager. Zespół jest bardzo stabilny, najkrótszy staż pracy wynosi ponad dwa lata. Oczywiście, ścieżki kariery prowadzą nie tylko do działu informatyki, ale również z niego. "Niektórzy pracownicy chcą pracować za kilka lat np. w marketingu. Jest to możliwe dzięki Programowi Rozwoju Pracowników, którego elementem jest m.in. ocena umiejętności i wyników pracownika" - wyjaśnia Roman Maret.

Kawa, proszę!

Dyrektor IT w BAT jest odpowiedzialny nie tylko za korporacyjny system SAP i powiązane z systemami informatycznymi systemy automatyki przemysłowej i kontroli jakości w dziale produkcji, ale również za kwiatki w recepcji, firmowe samochody i telefony komórkowe, jakość usług medycznych i kawę dla pracowników. To nie pomyłka, choć ten nietypowy podział zadań wynika prawdopodobnie tylko z faktu, że szefem działu IT jest Roman Maret, jak sam siebie określa, zwolennik dobrej organizacji i optymalizacji procesów. "Dział informatyki jest zazwyczaj głównym generatorem zakupów. Dlaczego więc nie obsługiwać wszystkich zakupów pod Çjednym dachemČ? Można zająć się jednocześnie biurem, recepcją i flotą samochodową" - stwierdza Roman Maret.

Takie podejście powoduje, że w zakres obowiązków dyrektora IT wchodzi zarządzanie administracją biura. Ta dodatkowa funkcja obejmuje nadzór nad wszelkimi zakupami z wyłączeniem produkcji, organizacją biura, recepcji, help-desku oraz utrzymywanie floty samochodowej. "Całą administrację mogę oddać komu innemu, oczywiście po jej odpowiednim zorganizowaniu" - deklaruje Roman Maret. Właściwa organizacja wymaga zbudowania na wzór Cisco Systems portalu intranetowego, za pośrednictwem którego pracownik będzie mógł złożyć podanie o urlop, upewnić się co do zakresu usług medycznych finansowanych przez firmę, sprawdzić wykaz rozmów z telefonu służbowego czy wybrać ofertę szkoleń.

Oczywiście, kiedy firma przenosiła się do nowych biur przy ul. Iłżeckiej w Warszawie, organizacja nowej przestrzeni pracy przypadła nie komu innemu, tylko szefowi działu IT.

#Roman Maret#

Nie pali. Biega na długie dystanse (startował w czterech maratonach, w najlepszych latach przebiegał rocznie 2,5 tys. kilometrów, dziś "zaledwie" tysiąc), uprawia narciarstwo, pływa, jeździ na rowerze, gra na gitarze i pianinie, być może na 10 rąk razem z czwórką dzieci. Mówi szybko i energicznie, pomagając sobie naprędce szkicowanymi schematami, ma zdanie niemal na każdy temat, szybko zjednuje sobie sympatię rozmówcy. Z wykształcenia informatyk, absolwent wydziału konstrukcji komputerów i automatyki Leningradzkiego Instytutu Elektrotechnicznego. Na początku lat 80., prowadząc pierwszą własną firmę, zajmował się... produkcją zabawek. Dwa lata później zyskał możliwość powrotu do informatyki dzięki otrzymaniu zlecenia na przygotowanie systemu komputerowego. Jak twierdzi, był pierwszą osobą w Polsce, która uzyskała z Ministerstwa Finansów formalne potwierdzenie, że informatyk może być rzemieślnikiem, a jego wyrobem jest "program komputerowy na nośniku magnetycznym". Tak więc z formalnym potwierdzeniem "rzemiosła informatycznego" mógł zająć się produkcją narzędzi i systemów dla większych i mniejszych państwowych wówczas firm. Na początku lat 90. założył polskie przedstawicielstwo japońskiej firmy ALPS Electric, produkującej m.in. peryferia komputerowe i podzespoły telewizyjne. W British American Tobacco Polska pracuje od 1996 r., szczycąc się najdłuższym stażem wśród członków Top Team, zarządu składającego się z dyrektorów działu finansów, marketingu, produkcji, informatyki, korporacyjnego oraz działu prawnego. Jest rzecznikiem współpracy nawiązywanej między oddziałami w poszczególnych krajach, mającej na celu wymianę doświadczeń, współdzielenie zasobów i specjalistów, wspólne prowadzenie projektów, m.in. informatycznych, wewnętrzny outsourcing rozumiany jako korzystanie z wiedzy i możliwości wyspecjalizowanych działów BAT w różnych krajach. Do outsourcingu rozumianego tradycyjnie odnosi się sceptycznie. Nie pali się już do zakładania własnej firmy, gdyby jednak zdecydował się na podjęcie tego ryzyka, zająłby się prowadzeniem badań konsumenckich z wykorzystaniem zaawansowanych systemów informatycznych.