Ustawa o podpisie elektronicznym nakłada na urzędy administracji państwowej obowiązek jego stosowania.

W terminie 4 lat od dnia wejścia w życie ustawy organy władzy publicznej umożliwią odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej, w przypadkach gdy przepisy prawa wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru" - taki zapis zawarty w uchwalonej w ub.r. ustawie o podpisie elektronicznym nie pozostawia żadnych wątpliwości: urzędy będą musiały stworzyć elektroniczną platformę komunikacji z obywatelem. Wszędzie tam, gdzie potrzebna jest forma pisemna (a więc nie jest wymagane osobiste stawiennictwo), będzie można wykorzystywać pocztę elektroniczną czy inne formy zdalnej komunikacji - nie później niż od III kwartału 2006 r. Termin wydaje się tak odległy, że w planowaniu działań dotyczących informatyzacji urzędów, niestety, prawie nieistotny. Dotychczasowe doświadczenia, np. w odniesieniu do ustawy o ochronie danych osobowych, pokazują, że gorączkowe przygotowania rozpoczynane są na przysłowiową "za pięć dwunasta". Tymczasem skala koniecznych przygotowań jest tak duża, że do tego, by zdążyć, należałoby właściwie przygotowania zacząć już w tej chwili.

W przypadku administracji samorządowej, która w wielu przypadkach często góruje pod względem informatyzacji nad centralną, termin ten mogą przyspieszyć mieszkańcy, jeśli będą domagać się takich rozwiązań, a nie pomstować, po co wydawać pieniądze na podpis elektroniczny, a nie np. na drogi.

Przełamywanie barier

Przygotowanie urzędów do takiej sytuacji nie będzie łatwe. Nie chodzi bowiem o nieskomplikowane zadanie wdroże- nia obsługi podpisu elektronicznego, czyli pozyskanie przez urząd certyfikatu elektronicznego i wyposażenie urzędników w techniczne możliwości posługiwania się podpisem elektronicznym (co będzie kosztować kilkaset złotych za jedno stanowisko). To kwestia stworzenia rozwiązania elektronicznej komunikacji wewnątrz urzędu. Otrzymywane i wysyłane dokumenty elektroniczne trzeba archiwizować, dystrybuować, zabezpieczać przed zaginięciem itp. W lepszej sytuacji będą te urzędy, które już mają zaimplementowane systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Tam udało się przełamać skłonność urzędników do stosowania tylko dokumentu papierowego. Teraz przyjdzie czas na kolejną zmianę: przekonanie urzędników, że wirtualny kontakt elektroniczny w większości przypadków powinien zastąpić bezpośredni.

Dla działów informatyki stosowa- nie podpisu elektronicznego istotnie podnosi poziom wymaganych systemów bezpieczeństwa. Klucze prywatne urzędu i urzędników, w szczególności szczebla kierowniczego, będą musiały być ściśle chronione, zaś oprogramowanie PKI (infrastruktury klucza publicznego) muszą być instalowane i administrowane przez osoby kompetentne.

Antoni Jankowski, starosta tarnogórski i prezes Związku Powiatów Polskich, apeluje, aby w zakresie podpisu elektronicznego stosować rozwiązania systemowe. Można przypuszczać, że wystawcy certyfikatów, zainteresowani kreowaniem tego nowego rynku, przedstawią oferty ukierunkowane na urzędy administracji. Te mają wprawdzie ustawowe prawo do samodzielnego wystawiania certyfikatów na potrzeby mieszkańców, ale byłoby to raczej nieopłacalne. Urzędy natomiast są doskonałym miejscem do tworzenia tzw. punktów rejestracji, czyli uwierzytelniania użytkownika zwracającego się po certyfikat kwalifikowany (a taki jest potrzebny, aby podpis elektroniczny był równoważny z odręcznym).

Potrzebne regulacje

W trakcie prac nad ustawą wielokrotnie sygnalizowano istnienie problemu, który mógłby skutecznie uniemożliwić elektroniczny kontakt urzędu z obywatelem w przypadku wszelkich dokumentów, których wniesienie czy rozpatrzenie wiąże się z uiszczeniem opłaty (administracyjnej lub skarbowej). Jak bowiem taką opłatę (jej dowód albo znaczek skarbowy) dołączyć do dokumentu elektronicznego? W ustawie wprowadzono zatem zapis, który nakłada na ministra właściwego ds. finansów publicznych obowiązek wydania rozporzą-dzenia regulującego tę kwestię. Kształt przyszłych rozwiązań, do których również będą musiały dostosować się organy administracji publicznej, powinien zatem zostać przedstawiony jeszcze w tym roku. Podobna niejasność dotyczy sposobu przygotowania druków urzędowych, które są często wymagane w standardowej (i papierowej) postaci przy kierowaniu różnego rodzaju pism czy wniosków. Powinno zatem zostać wydane dodatkowe rozporządzenie regulujące warunki techniczne (także bezpieczeństwa) udostępniania formularzy i wzorów potrzebnych do korespondencji elektronicznej. Brakuje jeszcze rozwiązań prawnych, dotyczących kwestii definicji dokumentów elektronicznych i ich stosowania w administracji. Nie ma ich w ustawie o podpisie elektronicznym. Powinny one prawdopodobnie znaleźć się w ustawie o świadczeniu usług teleinformacyjnych i handlu elektronicznym, która znajduje się w fazie projektu bądź też - za czym optują niektórzy prawnicy - trzeba przygotować osobną ustawę o dokumencie elektronicznym.

Ustawa ta będzie obejmować kwestie związane z przechowywaniem dokumentów elektronicznych i ich ważnością w świetle kodeksu postępowania administracyjnego, także w kontekście traktowania ich jako elementu dowodowego w procesie sądowym.