Na pytania Czytelników odpowiada Ludwik Maciejec, konsultant w zakresie systemów MRP II/ERP.

Jaka powinna być kolejność wdrażania modułów: najpierw finanse i kontroling, potem gospodarka magazynowa, na końcu dystrybucja i ewentualnie produkcja czy raczej odwrotnie? Słyszałem, że firmy, które zaczęły od finansów i kontrolingu, po wdrożeniu pozostałych modułów musiały całkowicie przebudować swój kontroling.

Zarządzanie przedsiębiorstwem prze-mysłowym, handlowym lub usługowym wymaga planowania i nadzorowania: działalności bieżącej, zwykle odzwierciedlenie której można ocenić poprzez pryzmat rachunku zysków i strat, a także raportów z kontrolingu oraz planowania i nadzorowania stanu płynności finansowej, co wiąże się z planowaniem finansowym - budżetowaniem działalności oraz nadzorowaniem spływu kosztów.

Dane niezbędne do stworzenia rachunku zysków i strat pochodzą ze sprzedaży i kosztów uzyskania przychodów. W przedsiębiorstwie przemysłowym koszty powstają w sferze wytwarzania, magazynowania, zakupu i administracji, a w handlowym - zakupu i składowania oraz administracji. Poniesione koszty znajdują odbicie w rachunkowości przedsiębiorstwa. Przychody pochodzą zasadniczo (poza subwencjami) wyłącznie ze sprzedaży. Konieczne są zatem jednoczesne wdrażanie oprogramowania obsługującego księgowość oraz sprzedaż i podstawowe elementy logistyki (stany magazynowe, zakupy, sprzedaż). Przygotowanie informatyzacji tych obszarów trzeba uporządkować poprzez indeksację pozycji asortymentowych oraz opracować odpowiedni plan kont. Kontroling, a właściwie coś, co obecnie zaczyna się nazywać Business Inteligence, może zadziałać dopiero po tym wstępnym etapie.

Czy wszystkie pakiety MRP II zawierają modelery procesów i czy warto z nich korzystać?

Przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia systemu informatycznego: analiza stanu istniejącego, projekt rozwiązania organizacyjnego, które będzie wspierane nowym systemem informatycznym, a następnie udokumento- wanie przyjętego rozwiązania wraz z wszelkimi zmianami jest zadaniem wybitnie pracochłonnym i rzadko przyzwoicie wykonywanym metodami klasycznymi. Często usprawnianie zarządzania w przedsiębiorstwie rozpoczyna się od reengineeringu, a następnie tzw. kastomizacji wybranego pakietu oprogramowania (wybór opcji i parametrów dla zaspokojenia potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa), do wdrożenia. Także w tym przypadku należy wykonać wiele prac projektowych. W obu przypadkach do prac projektowych trzeba zaangażować na dłuższy okres dobrych specjalistów. Jest to kosztowne. W klasycznym przypadku konsultanci na podstawie własnej wizji zarządzania przedsiębiorstwem, rezultatów analizy oraz możliwości pakietu budują model obiegu informacji w przedsiębiorstwie. Model taki jest używany w dalszych etapach prac wdrożeniowych. W tej pracy pożądane jest opieranie się na modelach referencyjnych. Są one opracowywane dla różnych typów przedsiębiorstw oraz obsługi różnych procesów zarządzania. Wykorzystując je, można np. z jedne- go modelu wybrać obsługę procesów sprzedaży, z innego obsługę procesów planowania, a tylko dodatkowo opracować lub zmodyfikować te elementy obsługi procesów, które dla danego przedsiębiorstwa są specyficzne. Następnie na model procesów można nałożyć wybraną przez nas strukturę organizacyjną i zdefiniować procedury obsługi poszczególnych procesów w razie potrzeby z dokładnością do czynności poszczególnych pracowników. Do łatwej obsługi modeli mogą być użyte różne narzędzia informatyczne, tzw. rysowadła typu Vision, umożliwiające two- rzenie graficznych schematów często powiązanych ze sobą warstwowo, modelery, które - poza prezentacją graficzną - pozwalają na definicję powiązań organizacyjnych i procedur oraz generowanie odpowiedniej wersji skasto- mizowanej oprogramowania. W efekcie można nawet otrzymać indywidualne zestawy menu, wydruków i ekranów dla poszczególnych pracowników na ich stanowiskach pracy. Najbardziej zna- ny u nas modeler to Aris, opracowany przez prof. Scheera z Uniwersytetu z Saarbricken. Umożliwia on prowadzenie pełnego procesu modelowania i dokumentowania oraz generowanie skastomizowanego oprogramowania dla kilku najbardziej popularnych pakietów oprogramowania klasy ERP. System ten jest dobrze udokumentowany i sprawdzony w praktyce. Trzeba jednak nadmienić, że wymaga sporego nakładu pracy i czasu, aby go opanować. Pochodna Arisa jest wbudowana w pakiety firmy SAP. Podobny modeler jest dostępny w systemie Baan. Dostępne są także modelery uniwersalne, powiązane z generatorami programów i struktur baz danych, opracowane przez niezależnych dostawców, np. Cool Products firmy Sterling Software lub ProcessWise WorkBench - TeamWare. Modelery te pozwalają na tworzenie nowego oprogramowania na miarę, ale są także dostępne modele referencyjne.

Ludwik Maciejec jest konsultantem, właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe.