Każda innowacja, nawet najbardziej użyteczna, musi być wprowadzana stopniowo. Pracownicy działu organizacji i zarządzania Philip Morris Polska od kilku miesięcy konsekwentnie budują podwaliny systemu wspomagającego nauczanie na odległość.

Jeśli trwonię chwilę, trwonię godzinę, jeśli trwonię godzinę, trwonię dzień, jeśli trwonię dzień, trwonię całe życie". Ten cytat Aleksandra Sołżenicyna wita pracowników firmy Philip Morris Polska, wchodzących na stronę, poświęconą szkoleniu "Efektywność osobista i za- rządzanie czasem", dostępną w firmo- wym intranecie. To pierwszy, oparty na e-learningu, kurs dla pracowników polskiego oddziału korporacji.

Szkolenie podzielono na trzy etapy. W trakcie pierwszego, multimedialnego uczestnicy poznają podstawowe zasady zarządzania czasem. Jego głównym celem jest wskazanie słuchaczom podstawowych problemów, związanych z planowaniem i zarządzaniem czasem podczas tygodnia pracy. Drugi etap to dwudniowe, stacjonarne szkolenie w grupach, podczas którego uczestnicy uczą się metod efektywnego planowania czasu pracy. Ostatni to multimedialna prezentacja z testami, służąca utrwaleniu wiedzy zdobytej podczas kursu.

Dzięki zróżnicowaniu metod szkoleniowych pracownicy Philip Morris uzyskali możliwość nauki w zindywidualizowanym tempie i wtedy, kiedy mają na to czas. Nowa metoda, łącząca elementy kursu stacjonarnego i e-learningu, pozwala na lepsze wykorzystanie czasu poświęconego na podnoszenie kwalifikacji. A wszystko po to, by nie tracić dni na zadania, które można, dzięki dobrej organizacji, wykonać w kilka godzin.

Bez hurraoptymizmu

Wiadomość o tym, że Philip Morris Polska, jako jedna z pierwszych firm, tworzy zalążki systemu do wspomagania kształcenia na odległość, nie była chyba zaskoczeniem dla nikogo, kto śledzi politykę szkoleniową korporacji działających w Polsce. Ta zatrudniająca ponad 5 tys. osób firma słynie z dbałości o podnoszenie kwalifikacji personelu. W ciągu ostatnich 5 lat na kształcenie pracowników przeznaczyła ok. 8 mln USD. Większość tej sumy wydano na organizowanie szkoleń stacjonarnych, rozwój zespołów, a także budowę firmowego intranetu, w którym pracownicy mogą poszukiwać informacji o aktualnej ofercie szkoleniowej.

Każdy pracownik firmy raz do roku dokonuje podsumowania dotychczasowych osiągnięć i wraz z bezpośrednim przełożonym wyznacza cele na najbliższych 12 miesięcy. W firmowym intranecie można znaleźć specjalne formularze, na których zaznacza się dziedziny, w jakich pracownik zamierza się doskonalić, a także szkolenia, służące podwyższaniu tych kwalifikacji. Dokument ten po zaakceptowaniu przez bezpośredniego przełożonego trafia do działu organizacji i zarządzania, który zajmuje się m.in. koordynacją szkoleń. Za pośrednictwem intranetu pracownicy mogą również złożyć zamówienie na książkę, kasetę czy CD-ROM, z zawierającej ponad 1000 pozycji biblioteki firmowej, oraz zapisać się na kurs językowy. Od niedawna mogą też skorzystać ze szkoleń multimedialnych. Pomysł rozwoju projektów związanych z e-learningiem był w firmie rozważany od kilkunastu miesięcy. Philip Morris ma bogate doświadczenia związane z tzw. CBT (Computer Based Training) - szkoleniami wykorzystującymi techniki multimedialne. W związku z tym kwestią sporną nie był problem, czy wdrażać nowy model szkoleń?, a raczej jak to zrobić?. Aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia i płynnie wprowadzić nową metodę szkolenia, zdecydowano się na skorzystanie z usług doświadczonego dostawcy, który zająłby się zaprojektowaniem i wdrożeniem kursów e-learningowych w Philip Morris Polska. Na wykonawcę pierwszego kursu wybrano IBM, firmę, która ma nie tylko duże doświadczenie w podobnych projektach, ale sama w szerokim zakresie korzysta z tej metody kształcenia pracowników.

Dokonując wyboru tematyki szkolenia uznano, że musi ono dotyczyć tzw. miękkich aspektów zarządzania. "Zależało nam na temacie, który byłby w miarę uniwersalny, a przy tym gwarantował stały, stabilny wzrost zainteresowania" - mówi Damian Jach z działu zarządzania i organizacji w Philip Morris Polska. Projekt powstawał przy aktywnym udziale trenerów, odpowiedzialnych za stacjonarną część kursu.

Analiza i jeszcze raz analiza

Pilnie słuchano również sugestii pierwszych uczestników, którzy mogli wyrazić swoją opinię w dołączonej do programu interaktywnej ankiecie, a także podczas rozmów z pracownikami działu zarządzania i organizacji. Opinie te były przychylne. Podkreślano estetykę materiałów, a także doskonały dobór lektora prowadzącego słuchacza przez kolejne etapy kursu. Potwierdziły się również pewne obawy projektantów i trenerów. Multimedialna część szkolenia okazała się dla wielu jego uczestników zbyt łatwa. Inni zaś, zwłaszcza starsi, podkreślali, że opanowanie niektórych zagadnień okazało się dość trudne. Fikcją okazał się rów- nież zaplanowany na półtorej godziny czas trwania pierwszego etapu szkolenia. Jego przejście bowiem zajmowało kursantom od 40 minut do 3 godzin. "To zapewne nie do uniknięcia w przypadku szkoleń dostępnych dla ludzi w różnym wieku i o różnym doświadczeniu. Totylko pokazuje, jak ważnym elementem jest wprowadzenie wstępnego etapu szkolenia, wyrównującego poziom wszystkich jego uczestników" - twierdzi Damian Jach.

Do tej pory ze szkolenia skorzystało ponad 60 osób. Trudno na razie o pełną ocenę efektywności kursu. Na to przyjdzie czas dopiero po zakończeniu trzeciego etapu szkolenia, utrwalającego poznany materiał, przewidzianego w kilka tygodni po zakończeniu właściwej części kursu. Na pewno wiele nauczyli się pracownicy działu organi- zacji i zarządzania. Zdobyta wiedza dotyczy chociażby sposobu korzystania z kursu. "Mimo zamieszczenia informacji o tym, iż na kurs trzeba przeznaczyć ok. 1,5 godziny, część pracowników korzystała ze szkolenia w trakcie wykonywania innych czynności, co mogło utrudnić naukę. Dlatego też bardzo przydały się interaktywne elementy kursu, których zadaniem było przyciągnięcie ponownie uwagi słuchacza" - mówi Damian Jach. W kursie pojawiło się kilka takich elementów. Już na początku wszyscy jego uczestnicy musieli wypełnić prywatny "Miernik efektywności", w którym wpisywali zadania i czynności wykonywane w tygodniu. Pozwalało to na uświadomienie uczestnikom, ile czasu tak naprawdę poświęcają różnym czynnościom wykonywanym w biurze.

To zaledwie początek

Niezależnie od ostatecznej oceny kursu Efektywność osobista i zarządzanie czasem kierownictwo Philip Morris zadecydowało o dalszym rozszerzeniu oferty szkoleń opartych na e-learningu. Do końca listopada br. pracownicy polskiego oddziału koncernu będą mogli skorzystać z co najmniej kilkunastu nowych kursów. Firma rozważa możliwość zakupu systemu wspomagającego szkolenia, który posłużyłby jako wewnętrzna platforma szkoleniowa. Pod uwagę brane są rozwiązania amerykańskiej firmy Skill Soft oraz produkty kilku dostawców, działających na naszym rynku. "Nie chcemy wiązać się z nikim na stałe. Aktywna współpraca z kilkoma dostawcami pozwala nam na zdobycie odpowied-niej wiedzy i doświadczeń" - twierdzi Damian Jach.

Przyjęta strategia wymaga większego wysiłku ze strony pracowników odpowiedzialnych za wybór dostawców. Pozwala jednak na zdobycie większego i bardziej wszechstronnego doświadczenia. O tym, że przyjęta strategia ma sens, świadczy nie tylko powodzenie dotychczasowego projektu, ale także zainteresowanie, jakie projektom realizowanym w naszym kraju poświęcają inne europejskie oddziały firmy.