Rozliczanie dostaw. W tej funkcji chodzi o rozliczanie ilości i należności łącznie, z naliczeniem odsetek oraz sum należnych i tych, które nabywca jest winny. Podczas rozliczania ostatecznie sprawdza się warunki kontraktowe dostaw dla klienta, o ile zawarto odrębną umowę i zastosowano upusty.

Obsługa prowizji agentów handlowych. Funkcja ta pozwala na naliczanie i rozliczanie według z góry ustalonych zasad prowizji handlowców i agentów handlowych. Odbywa się to zwykle na podstawie uzyskanych kwot sprzedaży lub obrotów. Niezbędna jest weryfikacja warunków płatności prowizji i nadzorowania realizacji płatności.

Analiza rynków zbytu jest prowadzona na podstawie danych historycznych o sprzedaży i chłonności oraz prognoz zbytu wyrobów lub ich grup na poszczególnych rynkach oraz ewentualnie segmentach rynków. Dane te powinny być przechowywane w module sprzedaży w części dotyczącej marketingu. Wówczas najzręczniej się z nich korzysta. Istnieją również osobne produkty używane do tego celu.

Analiza wartościowa sprzedaży jest poszerzeniem i uszczegółowieniem analizy rynków zbytu.

Nadzorowanie realizacji planu sprzedaży. Obsługa tej funkcji polega na zbieraniu danych i konfrontowaniu ich z planem sprzedaży w ujęciu ilościowym i wartościowym. Warunkiem wstępnym jest jednak istnienie planu sprzedaży, a jest to, niestety, element nieczęsto spotykany w rzeczywistości wielu przedsiębiorstw w Polsce.

Zbieranie danych marketingowych obejmuje ankiety, mailing, listy, akcje promocyjne. Zbieranie danych powinno być prowadzone w sposób celowy i zaplanowany. Powinno się także gromadzić informacje o obecnych klientach, potencjalnych klientach, zagospodarowanych rynkach, a także rynkach dopiero kształtujących się. Działania te prowadzą do powstania spójnej i użytecznej bazy danych.

EDI to elektroniczna wymiana informacji handlowych z odbiorcami. Ta forma komunikowania się z nimi usprawnia i zmniejsza koszty działalności biznesowej. Jest coraz bardziej powszechna. W tym celu wykorzystywane są także narzędzia internetowe.

Ewidencja obrotu materiałowego umożliwia zarejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, związanych z operacjami na materiałach w procesach obsługi zaopatrzenia, składowania, produkcji i zbytu. Powinna pozwolić na określenie aktualnych stanów materiałowych oraz ich położenie i wartościowanie zapasów.

Ewidencja typowych transakcji obrotu materiałowego proponowana przez system powinna zapewnić wygodną obsługę wszystkich operacji na materiałach. Jest ona zwykle proponowana przez autorów systemu jako kompletny zestaw transakcji. Często, szczególnie w przypadku oprogramowania zagranicznego, zestaw ten jest odmienny od przyjętego od dziesięcioleci w naszym kraju. Zmiany i uzupełnienia tego zestawu wymagają często dość uciążliwych prac programowych.

Możliwość definiowania własnych transakcji obrotu materiałowego przez użytkownika bez prac programowych pozwala na uzupełnienie zestawu transakcji o własne, zgodne z przyzwyczajeniami transakcje lub takie, które będą obsługiwać sytuacje nietypowe, występujące w danym przedsiębiorstwie.

Transakcje związane z produkcją w toku, produkcją powtarzalną oraz w systemie Just-in-Time stanowią zwykle istotne poszerzenie zestawu typowych transakcji magazynowych. Są to transakcje umożliwiające: masowe wydania na zlecenia produkcyjne lub do realizacji harmonogramów dziennych bądź zmianowych, rejestrację przemieszczania się prac w toku między poszczególnymi magazynami produkcyjnymi lub polami odkładczymi, przyjmowanie do magazynu wyrobów gotowych z możliwością uproszczonego zautomatyzowanego rozliczenia zużycia materiałów na ich wytworzenie.

Autoryzacja poszczególnych użytkowników do dokonywania poszczególnych typów transakcji pozwala na szczegółową identyfikację osób wprowadzających informacje o poszczególnych zdarzeniach gospodarczych, co wraz z odpowiednim systemem kontroli dostępu do poszczególnych funkcji systemu umożliwia ustalenie racjonalnego zabezpieczenia danych.

Wiele lokalizacji w jednym magazynie pozwala na tworzenie sytemu adresacji wewnętrznej składowania materiałów.

Wiele magazynów fizycznych lub logicznych na jednym wydziale lub w jednym zakładzie umożliwia opisanie rzeczywistości występującej w przedsiębiorstwie, a zwłaszcza struktury przepływu materiałów.

Ludwik Maciejec jest konsultantem i właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe.