Zarządzanie płatnościami. Zarządzanie płatnościami dla poszczególnych dostawców jest szczególnie istotne wtedy, gdy przedsiębiorstwo nie ma nadmiaru gotówki. Częściowymi płatnościami należy "uspokoić" jak największą liczbę dostawców.

Kontrola kredytu. Bieżąca kontrola kredytu przy sprzedaży pozwala na uniknięcie sytuacji, gdy zadłużony klient ponownie dokonuje zakupu. Sprawdzanie wykorzystania kredytu powinno obejmować wszystkie towary kupowane i zamawiane przez klienta. W przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego weryfikacja powinna objąć wszystkie jednostki.

Blokowanie własnych płatności. Ta funkcja umożliwia w miarę najpóźniejsze regulowanie własnych zobowiązań, dzięki czemu zmniejsza się zaangażowanie w kapitał obrotowy.

Kontrolowanie płatności dla grup dostawców. Funkcja ta pozwala na uwalnianie płatności tak, aby minimalizować wypływ gotówki. Powinna być realizowana automatycznie, natomiast w przypadku trudnej sytuacji - ręcznie.

Systemy płacowe. Systemy płacowe w polskich przedsiębiorstwach cechuje ogromna różnorodność, wynikająca głównie z liczby i siły związków zawodowych. Nie jest możliwe tworzenie nawet sektorowych systemów płacowych. Jedynym wyjściem jest wbudowanie w pakiet szkieletowego systemu płacowego, który będzie adaptowany do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Systemy płacowe zwykle oferują wyspecjalizowani dostawcy.

Sprzedaż

Rozliczanie rabatów, skont. W wielu zagranicznych pakietach zakres możliwości stosowania odliczeń czy doliczeń jest inny niż dopuszczalny przez polskie prawo. Należy zwrócić uwagę, czy istnieje taka zgodność. W niektórych przedsiębiorstwach natomiast, np. spożywczych produkujących towary o szybkiej rotacji, często potrzebne są bardziej wyrafinowane narzędzia polityki cenowej niż w standardowych pakietach.

Wiele źródeł pokrycia należności. Dosyć często w biznesie występuje sytuacja, gdy firma sprzedaje towar, dostarczany do kilku różnych punktów, a płatnikiem jest inny podmiot niż nabywca. Nawet prosty pakiet powinien być wyposażony w obsługę takich rozliczeń.

Obsługa operacji celnych. Funkcja ważna szczególnie dla przedsiębiorstw, które importują materiały, a następnie wytwarzają z nich produkty na eksport. Mają bowiem prawo do odliczenia podatku VAT i cła za zużyte materiały do konkretnej produkcji eksportowej. Jest to rozwiązanie typowe dla producentów polskich, rzadko występujące w zagranicznych pakietach.

Kontrola realizacji zamówień. Ta funkcja obejmuje nadzorowanie wysyłki towarów, obsługi reklamacji i nadzorowanie spływu płatności. W rozwiniętej postaci nadzorowane są wysyłki, dostawy i płatności partii cyklicznych dostaw.

Obsługa polityki cenowej firmy. Prowadzenie takiej polityki ze wsparciem systemu informatycznego pozwala na automatyczną obsługę wielu, różnych, indywidualnych katalogów cenowych, stosowanie różnych zasad współpracy z wieloma klasami odbiorców.

Proponowanie alternatywnych pozycji pozwala na zwiększenie sprzedaży i utrzymanie pozytywnego wizerunku w oczach klientach nawet wówczas, gdy przedsiębiorstwo nie ma w ofercie produktu, który klient chciał kupić, lecz ma produkty podobne.

Wystawianie dokumentacji handlowej. Automatyzacja wystawiania dokumentacji handlowej umożliwia oszczędność czasu i nakładu pracy. Dokumentacja spedycyjna i celna, głównie przy eksporcie, wymaga wypełnienia wielu kwestionariuszy, co jest trudne, kłopotliwe i czasochłonne. Zwłaszcza SAD ma złą opinię ze względu na - odmienny od wymaganych w dokumentach finansowych - typ zaokrągleń oraz konieczność obsługi ostatniej wersji stawek celnych.

Obsługa reklamacji. Ilościowo-wartościowa obsługa reklamacji powinna zawierać obsługę korespondencji, weryfikację reklamacji na zgodność z kontraktami i umowami oraz wystawianie faktur korygujących.

Rozliczanie dostaw częściowych. Funkcja ta jest stosowana, gdy przedsiębiorstwo prowadzi dostawy cykliczne, powtarzające się, kiedy trzeba nadzorować komplementacje dostaw i wpływ należności.

Ludwik Maciejec jest konsultantem i właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe.