Wystarczy jeden przycisk

Firma farmaceutyczna Ratiopharm wyposażyła swoich przedstawicieli terenowych w komputery naręczne Palm. Jest to rozwiązanie tańsze i bardziej wydajne niż zastosowanie notebooków.

Firma farmaceutyczna Ratiopharm wyposażyła swoich przedstawicieli terenowych w komputery naręczne Palm. Jest to rozwiązanie tańsze i bardziej wydajne niż zastosowanie notebooków.

Komputery 3Com Palm III mają ułatwić pracę reprezentantom terenowym Ratiopharmu, polegającą na częstych spotkaniach z lekarzami, którym firma przekazuje informacje o nowo wprowadzanych preparatach, czasami oferując ich próbki. Każdego dnia przedstawiciel Ratiopharmu odwiedza kilku lekarzy. Z każdej wizyty musi sporządzić raport.

Papierowy przedstawiciel

Ratiopharm nie utrzymuje własnej bazy danych lekarzy, nie ma nawet działu informatyki. Bazę dzierżawi od firmy Medical Data Management (MDM). Do niedawna komunikacja między Ratiopharmem a MDM, polegająca głównie na aktualizacji bazy i sporządzaniu raportów, odbywała się drogą papierową. Przedstawiciel Ratiopharmu musiał co tydzień sporządzić raport i wysłać go do firmy. Wpisywaniem danych i ich uaktualnianiem zajmowała się MDM. W efekcie raport z działalności przedstawicieli czy uaktualnione informacje z bazy danych najwcześniej pojawiały się po trzech tygodniach. Zdarzały się również błędy powstałe przy wprowadzaniu danych do komputerów.

MDM, oferująca swoją bazę również innym firmom farmaceutycznym, zaproponowała stworzenie nowego systemu obiegu informacji, wykorzystującego urządzenia 3Com. Konkurencyjna firma PMM oferowała podobne rozwiązanie oparte na urządzeniach Cassiopea z systemem Windows CE. "Zdecydowaliśmy się na komputery Palm, gdyż potrzebowaliśmy urządzeń, których obsługa jest maksymalnie uproszczona" - mówi Janusz Ryś, odpowiedzialny za pracę przedstawicieli terenowych w Ratiopharm. "Poza tym chodziło też o łatwość obsługi połączenia z serwerem firmy MDM, na którym pracuje baza danych. Przedstawiciel podłącza urządzenie do linii telefonicznej i synchronizuje dane za pomocą jednego przycisku" - dodaje. Po wprowadzeniu systemu nazwanego El D'orado raport można otrzymać co tydzień, a aktualizację danych nawet codziennie.

Większa wydajność

Reprezentantom Ratiopharmu przekazano komputery Palm III na 2 tygodnie. W tym czasie mieli poznać sprzęt. Komputery miały zainstalowane tylko standardowe aplikacje i program Bocian firmy Noblestar do obsługi polskich znaków. Później do celów szkoleniowych zainstalowano bazę danych, taką samą dla wszystkich 24 przedstawicieli. Następnie popularne Piloty wróciły do firmy MDM, gdzie zainstalowano na nich bazy danych, odpowiednie dla regionu każdego reprezentanta.

"Myśleliśmy również o zastosowaniu notebooków jako końcówek systemu. Ale jako były reprezentant wiem, że korzystanie z nich w tej pracy tylko utrudnia ją. Komputer przenośny jest zbyt duży i niewygodny, a przy tym skomplikowany w obsłudze. Reprezentant jest narażony na kradzież, nie mówiąc już o znacznie większych kosztach" - przekonuje Janusz Ryś.

Teraz za pomocą Palm III reprezentant ustala kogo, gdzie i kiedy odwiedzi. Następnie, korzystając ze specjalnie napisanej aplikacji, zaznacza "opcje wizyty". Można określić informacje dotyczące wizyt u poszczególnych lekarzy, próbki produktów, jakie oni otrzymali, czas trwania wizyty, datę następnych odwiedzin.

"Nigdy nie można zaplanować wszystkich wizyt danego dnia bezbłędnie. Zawsze zdarzy się niespodzianka: np. lekarza, do którego przyjechaliśmy, nie ma, bo jest na urlopie. Wcześniej rezygnowano z takiej wizyty, teraz dzięki posiadanej bazie danych nasi reprezentanci mogą znaleźć osobę pracującą w pobliżu" - twierdzi Janusz Ryś.

Baza na Palm Pilocie umożliwia przeszukiwanie na podstawie miejsca pracy i nazwiska lekarza.

"Brakuje nam funkcji wyszukiwania wg daty, dnia wizyt, ale firma MDM obiecała w niedługim czasie ulepszyć ten system" - twierdzi Janusz Ryś.

Elektroniczny raport

Każdy pracownik raz w tygodniu łączy się z serwerem firmy MDM, przekazuje raport i synchronizuje bazę danych. Informacja przekazywana jest w obie strony. Jeżeli reprezentant zgłosi w raporcie np. zmianę miejsca pracy lekarza, pracownicy MDM sprawdzają tę informację, po czym jest ona wprowadzana do bazy i przy następnym połączeniu uaktualnia się również baza reprezentanta.

Zaletą systemu jest także możliwość tworzenia różnego typu raportów, dotyczących pracy reprezentantów. Polskie przepisy prawne nakładają na każdą firmę zajmującą się dystrybucją leków obowiązek rejestrowania, kiedy i komu została przekazana próbka lub specyfik.

"Dzięki modułowi Strategist do tworzenia różnego typu analiz możemy w każdej chwili wydrukować raport, kto i kiedy otrzymał daną próbkę, wraz z numerem telefonu lekarza" - twierdzi Janusz Ryś.

Do pracy i do zabawy

Jak w każdym wdrożeniu, o powodzeniu w dużej mierze decydują ludzie, którzy będą posługiwać się nowym sprzętem. "Obawialiśmy się, że ludzie nie przyjmą dobrze nowego rozwiązania, potraktują je jako utrudnienie, a nie narzędzie, które pozwoli zaoszczędzić czas. Według naszych szacunków, wprowadzony system pozwoli na zwiększenie liczby wizyt o 15% dziennie" - mówi Janusz Ryś. - "Na szczęście, nasi pracownicy nie mieli żadnych zastrzeżeń do 3Com Palm. Niektórzy z nich ściągają programy z Internetu, synchronizują z Outlookiem zainstalowanym w domu na stacjonarnym sprzęcie. Podoba się im, że Palm to nie tylko narzędzie pracy".

Ratiopharm planuje w przyszłości zwiększyć liczbę reprezentantów... i komputerów naręcznych.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200