Niewielkim nakładem finansowym i przy wykorzystaniu prostych narzędzi w Urzędzie Zamówień Publicznych uruchomiono system przesyłania danych o przetargach przez Internet.

"Takie wykorzystanie Internetu przynosi nam znaczne oszczędności. Nie musimy przepisywać zgłoszeń ani martwić się o korektę poprawności wprowadzonych danych" - twierdzi Krzysztof Plackowski, dyrektor Departamentu Biuletynu Zamówień Publicznych w Urzędzie Zamówień Publicznych (UZP). Użytkownik pobiera program z internetowego serwera UZP, który instaluje się jako nakładka na edytor MS-Word. Zawarte w niej makra, listwa narzędziowa i formularze automatyzują proces odpowiedniego sformatowania zgłoszenia, które zostaje przekształcone na dokument tekstowy Worda. Następnie należy go dołączyć do listu elektronicznego, którego nagłówek zostaje rozpoznany przez automatycznego asystenta na serwerze pocztowym UZP. List zostaje włączony do kolejki, oczekując na dalsze przetworzenie. Użytkownik natomiast jest informowany o przyjęciu zgłoszenia (zostanie ono opublikowane nie później niż czwartego dnia po wpłynięciu listu).

Skutecznie bez fajerwerków

Od roku zamówienia można dostarczać drogą elektroniczną przez pocztę rządową PEAR-2. Tą drogą codziennie przychodzi kilkanaście zgłoszeń. Od marca tego roku z tej możliwości mogą korzystać wszystkie instytucje posługujące się Internetem. "Dotychczas zarejestrowało się ponad 30 użytkowników" - mówi Krzysztof Plackowski. Jego zdaniem trudno w tym przypadku mówić o "umiarkowanym zainteresowaniu", czas na oceny przyjdzie bowiem dopiero za pół roku.

Każda instytucja zainteresowania takim wykorzystaniem sieci musi uzyskać od Urzędu Zamówień Publicznych poufny kod, którym będzie podpisywała pliki zawierające informacje o przetargach (by potwierdzić, że ogłoszenie pochodzi od widniejącego na nim zamawiającego). "Nie jest to podpis cyfrowy, teoretycznie można by więc zmienić treść komunikatów, tylko kto i po co miałby to robić" - stwierdza Krzysztof Plackowski. Kod zostaje wprowadzony jako pole formularza w oknie programu MS-Word i tak ukryty, że bezpośrednio w pliku z ogłoszeniem nie jest widoczny. "Faks znacznie łatwiej podrobić, a akceptujemy zgłoszenia otrzymywane tą drogą" - twierdzi Krzysztof Plackowski. Przesyłane informacje nie są szyfrowane, ale i tak w chwili publikacji w biuletynie mają stać się publicznie dostępne. "Zbyt wielkie rygory mogłyby sprawić, iż korzystanie z systemu byłoby na tyle kłopotliwe, że przestałby być on praktyczny" - dodaje.

Zrób to sam

Nakładka na MS-Word nie została przygotowana pod kątem przesyłania zgłoszeń przez Internet. Jest narzędziem zbudowanym do wspomożenia pracy maszynistek, które wprowadzają do komputera informacje o przetargach, przychodzące listownie bądź faksem. Podobnie baza wraz z narzędziami do przekształcania informacji na postać potrzebną do publikacji biuletynu została napisana w Urzędzie.

W Internecie także publikowany jest raport z bazy danych, zawierającej informacje o przetargach. "W czasie zamknięcia biuletynu za pomocą modułów napisanych w Access Basicu tworzymy także strony HTML, zawierające wszystkie dane z bazy, jakie znajdą się w biuletynie"- mówi Krzysztof Plackowski. Zostają one udostępnione w dniu, na który jest datowany biuletyn. Serwer WWW (zbudowany na bazie oprogramowania Microsoftu) nie jest fizycznie połączony z siecią lokalną UZP. Dane są do niego wprowadzane po przeniesieniu na nośniku elektronicznym.

Informacje o przetargach dostępne w Internecie można również przeszukiwać. Do realizacji tej funkcji przygotowano mechanizm wyszukujący, napisany w JavaScript.

Krzysztof Plackowski, który jest autorem większości rozwiązań umożliwiających przesyłanie informacji o przetargach pocztą elektroniczną, nie ukrywa, że nie jest informatykiem, lecz samoukiem. "Mogliśmy zamówić aplikację w zewnętrznej firmie, wydać na to sporo pieniędzy, tylko po co, skoro nasze proste rozwiązanie w zupełności wystarcza" - twierdzi Krzysztof Plackowski. Sprawdziło się bowiem wcześniej w wewnętrznej działalności UZP.