Zapatrzeni w kalkulatory

Uważam, że narastające obecnie zjawisko oceniania i wyboru systemu MRP II/ERP jedynie na podstawie jego modułu finansowo-księgowego jest niezwykle szkodliwe.

Uważam, że narastające obecnie zjawisko oceniania i wyboru systemu MRP II/ERP jedynie na podstawie jego modułu finansowo-księgowego jest niezwykle szkodliwe.

Co więcej, niepokoi mnie fakt, że takie podejście reprezentują nie tylko mało doświadczeni przedstawiciele przemysłu i handlu, którzy dopiero rozpoczynają przygodę z kompleksową informatyzacją. (Bardziej doświadczeni, a takich też jest niemało - doskonale rozumieją moje obawy). Również wielu konsultantów i obserwatorów tego rynku dosyć bezkrytycznie dało się uwieść tak wąskiej perspektywie patrzenia na te pakiety. Nie wiem, czy świadczy to o braku wiedzy czy o złej woli, czy może o chęci zdobycia przychylności niektórych dostawców nieźle sobie radzących z wdrażaniem finansów, a już gorzej z pozostałą funkcjonalnością. Przyczyna w zasadzie jest obojętna, ale skutek niebagatelny. Już w dziesiątki można liczyć przykłady firm z przemysłu czy sektora finansowego, które - wybierając pakiet wspomagający zarządzanie - podjęły niewłaściwe decyzje, wynikające z zapatrzenia w słupki księgowe na przedstawianych przez dostawców prezentacjach pakietów. A to są źle wydane pieniądze, inwestycje nie pracujące na wartość dodatkową w ich produktach czy usługach.

Po pierwsze, do produkcji

Dlaczego nie moduły finansowo-księgowe powinny nas przede wszystkim interesować podczas oglądania systemu realizującego standard MRP II/ERP? Po pierwsze, dlatego że poza nielicznymi wyjątkami tworzono je w innym celu niż zarządzanie finansami i ta drugoplanowość nie pozostała bez wpływu na ich zawartość.

Oprogramowanie typu MRP II/ERP opracowano głównie do planowania i sterowania działalnością rzeczową przedsiębiorstw przemysłowych i handlowych. Siłą rzeczy moduły finansowe takich pakietów są dostosowane i zwykle ograniczone do potrzeb takich przedsiębiorstw. Nieliczne wyjątki to pakiety, które pierwotnie były opracowane jako pakiety finansowe dla przedsiębiorstw, a dopiero potem rynek wymusił "dofastrygowanie" do nich obsługi funkcji rzeczowych zarządzania. Takimi pakietami są np. Peoplesoft (nieobecny w Polsce) czy SAP. Technika ich wdrażania zaczyna się zawsze od finansów, tymczasem punkt startu innych pakietów MRP II może znajdować się w innych miejscach, np. w obsłudze magazynu, planowania, logistyki z perspektywą późniejszej integracji z finansami. Czasem program pierwotnie nie służył ani do finansów, ani do obsługi produkcji, a np. do zarządzania remontami, jak IFS, i dopiero później został obudowany innymi funkcjami. Czasem pakiet w ogóle nie ma finansów, ale jest dostosowany do integracji z pewnym standardowym oprogramowaniem finansowym, np. MMRP. Obecnie pojawia się kolejny punkt wyjścia: dystrybucja, czyli zarządzanie zintegrowanym łańcuchem dostaw (prognozy popytu, planowanie marszrut towarów, minimalizacja zasobów). Ale taki system musi niejako "pasożytować" na tradycyjnym systemie ERP, ponieważ jest zmuszony pobierać z niego dane. Na razie jednak można tylko tyle powiedzieć, że trwają intensywne prace nad wbudowaniem tych funkcji w pakiety MRP II/ERP.

W standardowym pakiecie MRP II finanse stanowią nie więcej niż 15% całości oprogramowania. Jest to więc część istotna, ale nie najważniejsza. Nie dla tych finansów kupuje się taki system, lecz dla wsparcia produkcji i handlu. Jeśli się więc przygląda jedynie finansom, to tak, jakby budowę biurowca oceniało się z perspektywy architektury garaży.

Nie tylko dla fiskusa

Rodowód oprogramowania ma dzisiaj duże znaczenie, ponieważ zarządzanie finansami w przedsiębiorstwach standaryzuje się. Od wspomagającego oprogramowania oczekuje się zaspokojenia mniej więcej tych samych potrzeb, podobnej jakości i niezawodności. Musi ono spełniać coraz wyższe wymagania użytkowników i dawać efekty, dające porównać się z wynikami otrzymywanymi w przypadku zastosowania innych programów. Nie może więc poprzestawać jedynie na tym, co niezbędne. Z tym też jest kłopot.

W praktyce polskiej panuje, niestety, zwyczaj stosowania dużych, skomplikowanych i drogich systemów do liczenia dość prymitywnych słupków księgowych, czyli tzw. FK. A FK to zaledwie jedna trzecia systemu rachunkowości w przedsiębiorstwie. W najróżniejszych raportach i prezentacjach wałkujemy te nieszczęsne FK bez końca, tak jakby jedynymi konsumentami informacji finansowych byli główny księgowy i urząd skarbowy. Tymczasem profesjonalna rachunkowość składa się z trzech obszarów: rachunkowość fiskalna (podatki, VAT, bilans) tworząca sprawozdania do celów zewnętrznych, głównie dla fiskusa, rachunkowość finansowa (rachunek wyników, przepływy finansowe w różnych płaszczyznach), która nie musi być tożsama z fiskalną, oraz rachunkowość zarządcza (budżetowanie, prognozowanie, analizy wskaźnikowe, analizy OLAP), służąca menedżerom do sterowania przedsiębiorstwem.

Dwa ważne wnioski

Z wymienionych faktów wynikają dwa zasadnicze wnioski. Po pierwsze, jeśli użytkownik systemu potrzebuje przede wszystkim modułów finansowych (czyli nie jest firmą handlową czy produkcyjną), nie powinien kupować systemu tworzonego przez inżynierów ani nawet inżynierów douczonych rachunkowości. Poza tym, że będzie miał niedoskonałe narzędzie i to jeszcze nadzwyczaj drogie, ponieważ zapłaci en bloc, również za 80% zupełnie niepotrzebnej mu funkcjonalności.

Po drugie, w przedsiębiorstwach przemysłowych i handlowych, które kupują pakiet MRP II/ERP, decydujący wpływ na wybór pakietu powinni mieć ludzie od produkcji, marketingu i dystrybucji, a nie księgowi. Ocena systemu od strony modułu finansowego jest niewystarczająca do trafnego wyboru systemu wspierającego zarządzanie produkcją, logistyką i dystrybucją. A takie jest przecież pierwszoplanowe przeznaczenie tych pakietów.

Ludwik Maciejec jest konsultantem i właścicielem firmy Usługi doradcze i konsultingowe.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200