Źródła amerykańskie podają, że ponad 50% czasu pracy w biurze lub urzędzie zajmuje tworzenie i wyszukiwanie dokumentów, druków i formularzy. Toteż coraz więcej firm, również w Polsce, zaczyna doceniać znaczenie dobrego systemu do zarządzania dokumentami.

Na polskim rynku są dostępne zarówno proste aplikacje dla małych firm, jak i bardzo wyrafinowane i złożone systemy do zarządzania dokumentami typu DMS (Document Management Systems) lub EDM (Electronic Document Management). Oprogramowanie takie pozwala na tworzenie, edycję, zapisywanie, przechowywanie, przeszukiwanie i rozpowszechnianie dokumentów. Niektóre, bardziej rozbudowane pakiety, wyposażono w możliwość organizowania pracy zespołowej (tzw. systemy workflow), obsługę zapisu rzadziej używanych dokumentów na tańsze nośniki pamięci masowej (tzw. HMS - Hierarchical Management Storage) oraz system odnośników wiążących różne dokumenty (tzw. hipertekst).

Większe i mniejsze systemy DMS

Pakiet SpyView (Magellan Software Polska, www.magsoft.com ) to spolonizowany system do archiwizacji i zarządzania obiegiem dokumentów firmy Magellan Software. Jest to system, służący do archiwizacji, odtwarzania i elektronicznej dystrybucji wydruków, działający na platformie AS/400 i architekturze klient-serwer. Wydruki z komputera AS/400, niezależnie od ich rodzaju (faktury, deklaracje, rachunki, raporty księgowe, magazynowe itp.), są w sposób automatyczny przejmowane, indeksowane, kompresowane i archiwizowane na dyskach optycznych, magnetycznych lub napędach taśmowych. Dostęp do nich jest możliwy z poziomu dowolnej aplikacji AS/400. SpyView współpracuje z wieloma terminalami, emulatorami ekranów (w tym Windows 95, NT), systemów sieciowych (m.in. NetWare, TCP/IP).

Oprogramowanie SpyImage to system służący do skanowania papierowych dokumentów (technologia produkcyjnego przetwarzania dokumentów firmy Kofax), rozpoznawania pisma OCR, indeksowania (opis dokumentu za pośrednictwem słów kluczowych) i archiwizacji na dyskach optycznych. Oba programy (View i Image) mogą współpracować i pozwalają na jednolity dostęp do wydruków i zeskanowanych dokumentów, korzystając ze wspólnego systemu indeksacji. Systemy te są od dawna znane na polskim rynku - stosują je m.in. MPEC Wrocław, KGHM Polska Miedź SA, Huta Miedzi Głogów, Bank Inicjatyw Gospodarczych i Thomson Polkolor.

Innym spolonizowanym systemem do zarządzania dokumentami jest Eyes & Hands firmy Readsoft (Alstor - www. alstor.com.pl). Oprogramowanie to służy do przetwarzania informacji zapisanych na drukach i formularzach na dowolny, elektroniczny format. Może pracować na pojedynczym komputerze lub w sieci obsługującej np. linię produkcyjną. W skład Eyes & Hands wchodzą moduły Scan (skanowanie wsadowe), Interpreter (przekształca obraz ze skanera na ASCII), Verify (weryfikacja rozpoznanych znaków), Transfer (eksport zinterpretowanych dokumentów do aplikacji użytkownika) i Manager (koordynacja pracy modułów). W Polsce są już zainstalowane systemy Eyes & Hands, przetwarzające od kilkuset stron do 70 tys. dokumentów dziennie. Najnowsza wersja programu korzysta z technologii Adaptive Recognition do rozpoznawania pisma ręcznego. Oprogramowanie "uczy" się rozpoznawania znaków na podstawie charakteru pisma osoby wypełniającej formularz i radzi sobie z formularzami typu PT, ankietami osobowymi, dokumentami bankowymi, zamówieniami itp. Eyes & Hands współpracuje ze specjalizowanymi skanerami do dokumentów firm Fujitsu, Bell Howell lub Kodak.

Produktem klasy DMS jest też system DDM 9000 (system zarządzania dokumentami i obiegiem informacji) firmy Logotec Engineering (www.logotec.com.pl). Zajmuje się on zarządzaniem dokumentami i obsługą przepływu informacji. Podobnie jak inne produkty klasy DMS, jest to system modułowy, składający się z centralnej bazy dokumentów, modułu do zarządzania przepływem dokumentów, informacji i zadań, modułu do zarządzania sprawami, modułu sterującego przepływem informacji, zadań i spraw. Najnowszy moduł DDM Internet Connector umożliwia dostęp do centralnej bazy dokumentów i informacji firmy poprzez Internet.

System pracuje na trzech poziomach. Pierwszy z nich odpowiada za zarządzanie dokumentami. Jego funkcje odpowiedzialne są za stworzenie jednej, centralnej bazy dokumentów, gdzie odpowiednio zdefiniowane prawa dostępu powodują, że dokumenty stają się własnością firmy.

Poziom drugi to zarządzanie obiegiem dokumentów i informacji. Jego zadaniem jest stworzenie jednolitego systemu przekazywania dokumentów i informacji. Obsługuje dokumenty i informacje dowolnego typu (faks, list, telefon, e-mail), zarówno zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Poziom ten rejestruje też "sprawy", czyli sekwencje zdarzeń dotyczących spraw będących w toku. Wszelkie operacje dotyczące dokumentów i spraw są przez system rejestrowane automatycznie.

Poziom trzeci steruje przepływem dokumentów: dla określonych, typowych rodzajów dokumentów/informacji, np. zapytania ofertowego, reklamacji itp., istnieje możliwość zdefiniowania procedury obiegu dokumentów. Pozwala to na wyeliminowanie błędów w obiegu i realizowanie zadań zgodnie z ustalonymi procedurami. Z każdego przebiegu procedury powstaje zapis, dokumentujący jej przebieg.

System DDM umożliwia wspomaganie systemów zapewnienia jakości według norm ISO 9000 i jest skalowalny. W Polsce z DDM 9000 korzystają m.in. Zakłady Azotowe Włocławek, MSZ i Polskie Sieci Elektroenergetyczne.

Talex (www.talex.com.pl ) oferuje system do zarządzania dokumentami Documentum. Umożliwia on skanowanie papierowych dokumentów i ich analizę za pomocą programu OCR. W ten sposób można przetwarzać np. faktury, zamówienia, czeki i faksy. Kolejnym zadaniem systemu jest określenie kategorii dokumentu w celu zdefiniowania jego podstawowych charakterystyk podczas realizacji procesów workflow. Zasadniczo wyróżnia on cztery typy dokumentów: zlecenie, informacja, dokument przetwarzany (living) oraz dokument szczególnej wagi. Dokumenty umieszczone są w centralnej bazie danych (repozytorium), co m.in. umożliwia szybkie wyszukiwanie, modyfikację, łączenie tematyczne z innymi dokumentami. Dzięki nadaniu każdemu dokumentowi odpowiedniej kategorii możliwe jest automatyczne ustalenie standardowego obiegu dokumentów w firmie, przy dodatkowym określeniu praw dostępu dla każdego z użytkowników systemu. Documentum pozwala również na kontrolę zarządzania jakością przez szczegółową analizę cyklu obiegu dokumentacji.

W ofercie mis (www.mis.com.pl) i Alstor (www.alstor. com.pl) można też znaleźć Alchemy Gold - oprogramowanie firmy IMR, ułatwiające i usprawniające zarządzanie dokumentami. Zarchiwizowane dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, obrazy są indeksowane i zapisywane na nośnikach CD-R/RW. Alchemy składa się z kilku modułów - Alchemy Gold tworzy bazę danych oraz zapisuje ją na dyskach CD-R, Scan2CD poza przetwarzaniem obrazów wykonuje rozpoznawanie znaków i indeksuje skanowane dokumenty, CAD2CAD jest modułem interfejsu do projektów CAD, a Data Grabber pozwala na archiwizowanie raportów ASCII, pochodzących z dowolnej bazy danych.

Do firm największych, takich, w których wymagane jest dzienne przetworzenie kilkudziesięciu lub więcej tysięcy dokumentów (czeków, formularzy podatkowych), kierowana jest oferta firmy Unisys (www.unisys.com). Pierwszym elementem systemu są maszyny przetwarzające dokumenty na postać cyfrową. Składają się z automatycznych podajników i odbiorników dokumentów, modułu skanującego i obsługującej je stacji roboczej. Największa z dostępnych maszyn skanujących - NDP 1825 - może przetwarzać do 1825 dokumentów na minutę. Kolejnym elementem systemu jest oprogramowanie FormsRec do wczytywania, rozpoznawania i interpretacji formularzy. Pozwala ono na standardowe przetwarzanie obrazów o rozdzielczości 200-400 dpi, odczytywanie cyfr, kodów kreskowych, pisma odręcznego, "prostowanie" pól formularzy itp.

Konsbud Audio (www.konsbud-audio.com.pl ) oferuje system do archiwizacji danych AML firmy Emass Grau. Jest to zrobotyzowany system do archiwizacji, przechowywania i zarządzania dużą ilością informacji, od kilku TB do 1800 TB. Systemy takie znajdują zastosowanie w bankach lub ośrodkach obliczeniowych i obsługują różnego rodzaju nośniki (taśmy AIT i DLT, CD-ROM, taśmy VSH i inne) w obrębie jednego systemu. Do sterowania systemem wykorzystywane jest oprogramowanie AMASS. Jego działanie jest oparte na hierarchicznym archiwum, w którym poszczególne elementy mają różny status ważności.

Połączeniem aplikacji klasy DMS i systemu dla pracy grupowej jest aplikacja firmy ZEP-Info - system obiegu dokumentów i informacji (premiera na Infosystemie '99). Oprogramowanie to umożliwia sterowanie przepływem informacji i dokumentów. Korzysta z systemu skrzynek, będącego odwzorowaniem schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa. Każdy użytkownik systemu ma własną skrzynkę, w której są dokumenty nowe, wysyłane i odbierane, a dokumentem może być np. plik w formacie Word, Excel lub powstały w wyniku skanowania dokumentu papierowego.

Pisząc o tego typu oprogramowaniu, nie można zapomnieć o największym przedsięwzięciu klasy DMS, wdrażanym obecnie w kraju - systemach do zarządzania milionami formularzy ZUS, które po skanowaniu są odczytywane przez programy OCR i archiwizowane. Systemy takie wdrożono w 37 Oddziałowych Ośrodkach Przetwarzania ZUS. Umożliwiają one przetwarzanie napływających dokumentów papierowych na pliki wsadowe do centralnej bazy danych płatników i ubezpieczonych, pracującej na komputerze mainframe IBM S/390.

Opisane systemy nie wyczerpują oferty DMS. Do programów tej klasy można również zaliczyć Lotus Notes, pozwalający na korzystanie z zalet DMS w środowisku rozproszonym, system SAD (System Archiwizacji Dokumentacji) z radomskiego Komtechu (www. komtech.com.pl), autorskie programy firmy mis (www.mis.com.pl), system KIPP Elsatu (http://supermedia.pl/elsat), pakiet HyperDoc firmy Inter-Design (www.interdesign.com.pl) i wiele innych.