Sekretariat pod kontrolą

O sprawności obiegu informacji w firmie i jej komunikacji z otoczeniem w znacznym stopniu decyduje jakość pracy sekretariatu. Zastosowanie specjalistycznego oprogramowania do wspomagania realizacji zadań tej newralgicznej komórki organizacyjnej, może znacząco usprawnić działanie całej firmy. Porównaliśmy dostępne na polskim rynku programy wspomagające pracę sekretariatu.

O sprawności obiegu informacji w firmie i jej komunikacji z otoczeniem w znacznym stopniu decyduje jakość pracy sekretariatu. Zastosowanie specjalistycznego oprogramowania do wspomagania realizacji zadań tej newralgicznej komórki organizacyjnej, może znacząco usprawnić działanie całej firmy. Porównaliśmy dostępne na polskim rynku programy wspomagające pracę sekretariatu.

Sekretariat w firmie pełni rolę centrum zarządzania informacją.Tu przyjmowane są informacje przychodzące do firmy (oferty, faksy, korespondencja itp.) i rozsyłane do odpowiednich komórek przedsiębiorstwa. Tu kontroluje się ich obieg w firmie. Stąd też wysyłana jest większość odpowiedzi. Sekretariat korzysta w swojej pracy z rozmaitych kartotek (np. adresowych, ewidencji dokumentów przychodzących i wychodzących) i terminarzy, pełniąc często funkcje archiwizacyjne.

Na rynku dostępne są specjalizowane programy komputerowe, wspomagające pracę sekretariatu. Porównano właściwości pięciu takich programów: orgAnice, Power Adress Manager (spolonizowane programy niemieckie) oraz Skryptor, Sekretariat, Super Sekretariat (produkty krajowe). Każdy z nich nieco odmiennie usprawnia pracę sekretariatu.

Przy porównaniu wzięto pod uwagę takie właściwości programów, jak łatwość instalacji, łatwość i precyzja obsługi, wbudowane funkcje, pliki pomocy i podręczniki użytkownika oraz relacja: cena/oferowane funkcje. Na pierwszym miejscu uplasował się Power Adress Manager oferowany przez G Data.

orgAnice 2.1

Oprogramowanie orgAnic opracowała niemiecka firma bit by bit Software. W Niemczech sprzedano ok. 20 tys. licencji tego programu. W Polsce natomiast oferuje je kielecka firma OST serwis (Object Software Team), która dokonała polonizacji programu.

Program orgAnice jest przeznaczony do zarządzania dużą liczbą dokumentów. Umożliwia tworzenie własnych baz danych, np. adresowych, nawet bez znajomości zasad programowania. Napisano go z wykorzystaniem języka C++, co sprawia, że pracuje szybko. Przeznaczony jest do pracy w środowisku Windows 3.1, 95, NT, a także z popularnymi systemami sieciowymi. Zajmuje niewiele miejsca na dysku (2 MB) i jest instalowany z jednej dyskietki 1,44 MB.

Program orgAnice pozwala na korzystanie z MS Word, MS Excel i poczty elektronicznej. Wbudowane możliwości drukowania, faksowania i zarządzania dokumentami oraz wiele innych funkcji (m.in. przeszukiwanie baz, sortowanie informacji, kontrola terminów, korzystanie z szablonów do prowadzenia korespondencji, praca w sieci itp.) usprawniają pracę sekretariatu. System maksymalnie ułatwia tworzenie dokumentów - automatycznie wprowadza adres odbiorcy, nagłówek, numer dokumentu i inne dowolne dane. Użytkownik zaś wpisuje treść dokumentu.

Do pakietu orgAnice dołączono zbudowaną przez producenta programu bazę danych Office, która zawiera kilkanaście tablic, połączonych systemem zależności. Są wśród nich takie kartoteki, jak Adresy, Numer klienta, Osoby kontaktowe, Korespondencja, Terminy, Zarządzanie formularzami, Faktura itp. Wprowadzenie danych do formularzy (rekordów) każdej z kartotek (tablic) umożliwia sprawne prowadzenie np. seryjnej korespondencji - za pomocą dołączonych do programu szablonów (wzorów, są nimi budowane dla edytora Word makropolecenia) typowych pism i bazy adresowej - można obsłużyć setki czy tysiące adresatów. Jak twierdzą przedstawiciele firmy OST, każda tablica może zawierać miliardy rekordów - rozmiary bazy są ograniczone jedynie pojemnością wykorzystywanej pamięci masowej.

Łatwość prowadzenia korespondencji na ogromną skalę to jeszcze nie wszystko - orgAnice pozwala m.in. na szybkie wyszukiwanie i sortowanie informacji w tablicach (wg zdefiniowanego klucza), kontrolę terminów i czynności, wywoływanie listy alarmów czy tworzenie ofert, rachunków i listów przewozowych.

Do programu dołączono niezwykle obszerny i szczegółowy podręcznik użytkownika, dotyczący jego instalacji, korzystania z bazy danych Office, umiejętności dostosowania Office do własnych potrzeb oraz budowy nowego systemu baz danych. Tworzenie własnej bazy danych opisano krok po kroku na przykładzie budowy tablic dla wypożyczalni książek. Określono zależności między tablicami, sposób definiowania formularzy i wprowadzania nowych pól, budowę szablonów-dokumentów itp. Doświadczeni użytkownicy mają do dyspozycji język programowania xBASE. Język ten jest w większości podzbiorem popularnego standardu baz danych (np. Borland: dBASE III i dBASE IV, Microsoft: FoxBASE, Computer Associates: Clipper i dbFast). Służy do formułowania zarówno jednowierszowych prostych wyrażeń, które używane są np. do określania klucza sortowania, jak i wielowierszowych funkcji definiowanych przez użytkownika, które zawierają złożone wzory obliczeniowe. Do programu dołączono kilkanaście wzorcowych baz danych.

Wersję 2.1 orgAnice wyposażono w możliwość komunikacji z urządzeniami ISDN przy użyciu interfejsu TAPI, półautomatycznego przyporządkowywania poczty ze skrzynki odbiorczej do adresów z bazy danych (przenoszenie korespondencji do odpowiednich rekordów w tablicy korespondencji), korzystania z nowego typu pola do zapisania adresu internetowego, wywoływania przeglądarki z poziomu orgAnice oraz modyfikacji makrowyrażeń MS Word.

Pakiet orgAnice bez wpisania podczas instalacji właściwego numeru-hasła jest wersją testową, która jednak pozwala na poznanie wszystkich jego właściwości. W tym przypadku do każdej z tablic można wpisać nie więcej niż 100 rekordów.

Power Adress Manager 3.0 Pro

Program Power Adress Manager pozwala na proste korzystanie z komputerowych kartotek, które można zakładać, projektować ich wygląd i aktualizować samodzielnie, można też korzystać z kilkunastu wzorcowych baz danych. Kartoteki mogą mieć wbudowane zdjęcia czy obrazy dokumentów w standardowych formatach np. .BMP, .GIF, .TIF, .PCX.

Użytkownik programu Power Adress Manager może tworzyć adresowe bazy danych nie znając języków programowania. Konstruując bazę określa liczbę kart (z zakładkami jak w arkuszach kalkulacyjnych), które składają się na rekord, oraz liczbę, rodzaj i położenie pól każdej karty-formularza. Pozycjonowanie pól jest możliwe przy użyciu techniki przeciągnij i upuść. Rekord może składać się z 10 kart, a na każdej z nich może być do 100 pól i opisów. Długość rekordu (w popularnym formacie .DBF) wynosi maksymalnie 65 tys. znaków, a liczba rekordów - 2 mld w jednym pliku. Zaspokaja to potrzeby większości firm w zakresie tworzenia podręcznych baz danych.

Jak podają twórcy programu, przeszukanie bazy składającej się z 500 tys. rekordów trwa 1 sek. Wyszukiwanie rekordów można również przeprowadzić wg danych fragmentarycznych, np. końcówki numeru telefonicznego lub dwóch liter nazwiska (filtrowanie).

Power Adress Manager umożliwia korzystanie z Terminarza (dowolnie konfigurowalnego do każdej bazy), drukowanie zestawień zbiorczych (w formie tabel), prowadzenie zbiorowej korespondencji, sortowanie z uwzględnieniem predefiniowanych kryteriów, przeszukiwanie i zmianę informacji zawartych w polach, eksport i import danych do/z baz .DBF (FoxPro, Clipper, dBase III, dBase IV).

W ramach promocji wraz z Power Adress Managerem jest oferowany program do szyfrowania danych TopSecret ze 160-bitowym kluczem.

Do pracy w niewielkim biurze czy firmie jest przeznaczony tani (50 zł) Power Adress Manager Junior, umożliwiający tworzenie baz z maksymalną liczbą 500 rekordów. Power Adress Manager pracuje w każdej sieci kompatybilnej z Novell, pod kontrolą systemów operacyjnych Windows 3.1x, 95/8 i NT.

Program wyróżnia się elastycznością budowy baz danych, szybkością i pewnością działania oraz dobrze opracowanym podręcznikiem użytkownika i plikiem pomocy.

Sekretariat 2.02

Program Sekretariat 2.02 firmy MKSoft jest przeznaczony do pracy w sekretariatach, gdzie istnieje konieczność szybkiego i sprawnego ewidencjonowania korespondencji napływającej do firmy i wysyłanej z niej. Jest najprostszym i najtańszym spośród omawianych produktów. Jest aplikacją pracującą pod kontrolą Windows 95/98 lub NT4.0. W predefiniowanych podkatalogach Korespondencja wysyłana (wchodząca, wychodząca) możliwe jest wpisywanie w odpowiednie formularze podstawowych danych charakteryzujących dokument. Wypełniane dla każdego dokumentu formularze tworzą bazy/słowniki danych, dzięki którym można m.in. seryjnie adresować wydruki kopert czy półautomatycznie wypełniać kolejne formularze. W programie przewidziano używanie słowników, w których wpisywane są m.in. nazwy Działów (odbiorców czy nadawców wewnątrz firmy) i Nadawców/Odbiorców, co pozwala na przechowanie danych o korespondentach - firmach zewnętrznych lub osobach prywatnych. Bazy są zrealizowane w formacie Paradox i korzystają z mechanizmów BDE (Borland Database Engine).

Zawartość bazsłowników można wydrukować wg numeracji lub alfabetycznie, podobnie spisy zarejestrowanej korespondencji - filtrując je wg daty i alfabetycznie. Aby znaleźć potwierdzenie wysłania lub odbioru dokumentu można sortować zawartość spisów wg numeru ewidencyjnego, numeru lub nazwy nadawcy, daty itp. To wszystko sprawia, że w tej części program Sekretariat jest elektroniczną, łatwą w obsłudze, niezawodnie i szybko działającą komputerową książką rejestrowania korespondencji.

Kolejna część programu Sekretariat to prosty terminarz. Posługiwanie się nim ułatwia wbudowany kalendarz i harmonogram każdego dnia. Istnieje także możliwość ustawienia alarmu, przypominającego o ważnych spotkaniach.

Zaletą programu jest też funkcja ustawienia systemu haseł. Pozwala to na niezależne korzystanie z programu przez kilku użytkowników. Dostęp do programu określa jego administrator - osoba, która bezpośrednio po instalacji użyje hasła admin, a następnie wprowadzi własne i określi hasła dla użytkowników.

Skryptor

Skryptor - produkt krakowskiej firmy AB OVO - składa się z dwóch bloków funkcjonalnych: Systemu Archiwizacji Dokumentów, który może korzystać z programu OCR, oraz z Systemu Obiegu Informacji, pozwalającego na sterowanie przepływem dokumentów w firmie.

System Obiegu Informacji umożliwia gromadzenie elektronicznych dokumentów w postaci folderów (teczek) i podfolderów, do korzystania z których można określać uprawnienia. System nadawania uprawnień jest bardzo rozbudowany. Poszczególni użytkownicy programu mogą mieć niezależne prawa podglądu, drukowania, kopiowania, wyszukiwania, modyfikacji dokumentów. Skryptor umożliwia archiwizowanie dokumentów w formacie pliku graficznego (.BMP, .TIF), plików ze skanera, plików SKR (format własny Skryptora) oraz dokumentów OLE. Zaznaczenie pozycji Dokument OLE pozwala na wprowadzenie do programu Skryptor dokumentu innych aplikacji (MS Word, MS Excell, Notepad). Dodanie do archiwum Skryptora dokumentów w formie plików graficznych czy ze skanera jest połączone z kompresją zawartej w nich treści. Do wprowadzanego do firmowej bazy danych dokumentu możemy dodać nazwę, komentarz, nową stronę.

Program pozwala na tekstowe przeszukiwanie bazy danych lub na przeszukiwanie wg indeksacji ze względu na znaczenie słów kluczowych. Aby korzystać z przeszukiwania tekstowego, wszystkie przechowywane graficzne obrazy dokumentów mogą być poddane działaniu programu OCR (rozpoznawanie znaków). Zamiast pliku graficznego powstaje wtedy plik tekstowy. Wbudowany w Skryptora program OCR rozpoznaje teksty nawet z polskimi znakami diakrytycznymi. Jednak ze względu na jakość technologii OCR tworzone pliki tekstowe nie odzwierciedlają w 100% oryginału. Skryptor nie pozwala na wprowadzenie poprawek. Decydując się na konwersję pliku graficznego na tekstowy, w bazie tracimy bezpowrotnie możliwość powrotu do oryginalnego wyglądu dokumentu. Z uwagi na to korzystniej jest przechowywać w bazie skompresowane pliki graficzne, np. faksowe, które można szybko odnaleźć, pod warunkiem opisania ich słowami kluczowymi. Te możliwości dotyczą tylko plików graficznych, natomiast przechowywane w bazie pliki z wykorzystaniem technologii OLE nie mogą być indeksowane. Można natomiast przeszukiwać je tekstowo.

Kolejny moduł funkcyjny programu Skryptor - System Obiegu Informacji - został tak zaprojektowany, żeby odpowiadał potrzebom małej i średniej firmy. Moduł pozwala na prowadzenie takich rejestrów, jak Kontrahenci, Projekty, Adresy, Zadania i Zdarzenia. Można również tworzyć Notki. Do każdego formularza można dodawać dowolną liczbę załączników (pliki .BMP, dokumenty zeskanowane, pliki Word, Excel czy Notepad dołączone przy użyciu OLE oraz dokumenty w formacie Skryptora). Dokumenty przechowywane w formie plików w odpowiednich folderach Systemu Archiwizacji Dokumentów mogą być przyporządkowane jednej z tematycznych "szuflad" zarządzanych przez System Obiegu Informacji. Powstająca w każdej z "szuflad" lista dokumentów może być z łatwością przeszukiwana i filtrowana.

Super Sekretariat 5.0 Plus

Krakowska firma Memax opracowała program Super Sekretariat 5.0. Podstawowym zadaniem tej aplikacji jest archiwizowanie różnych typów i rodzajów korespondencji (dokumenty tekstowe, grafika). Program zastępuje w tym zakresie tradycyjną książkę podawczą i pocztową książkę nadawczo-odbiorczą. Przechowywane w bazie dokumenty można edytować, drukować i przesyłać do dowolnej liczby adresatów za pomocą zintegrowanej z programem poczty elektronicznej. Przechowywanie w bazie nie dotyczy tylko dokumentów. Dzięki możliwości kojarzenia ze sobą różnych dokumentów (zdarzeń) system może grupować np. korespondencję dotyczącą tylko jednego tematu we wspólnej kartotece. Prowadzeniu wyróżnionego tematu (tzw. sprawy) - w tym kontrolowanie stopnia zaawansowania prac nad prowadzoną sprawą - zapewnia moduł Sprawy. Inne funkcyjne moduły Super Sekretariatu to Zdarzenia, Baza adresów, Konfiguracja, Terminarz, Poczta elektroniczna, Korespondencja seryjna. Po uruchomieniu programu na ekranie pojawia się menu, umożliwiające wybór głównych modułów programu.

Moduł Zdarzenia pozwala na rejestrowanie całej korespondencji (także notatek, rozmów telefonicznych, korespondencji otrzymanej na dyskietce itp.). Każde zdarzenie można odnaleźć wg słów kluczowych. Zaletą tego modułu jest obsługa OLE, co pozwala na osadzanie w plikach opisujących zdarzenia obiektów z innych aplikacji (rysunek z Paint, dokument Worda czy Excela). Moduł Baza Adresów zawiera wszelkie dane, dotyczące adresów firm, instytucji, osób prywatnych, z którymi prowadzona jest współpraca. Zapisane w adresowej bazie dane można wykorzystać przy wydruku korespondencji seryjnej czy przy etykietowaniu kopert. Moduł Konfiguracja pozwala m.in. na aktualizację listy użytkowników oraz zakładanie i modyfikację haseł dostępu. Terminarz służy do zarządzania i harmonogramowania zadań, organizowania czasu pracy, tworzenia listy czynności na dany dzień. Korzystanie z poczty elektronicznej umożliwia program opracowany przez Memax. Współpracuje on z modułem Korespondencja seryjna - do seryjnego wysyłania listów e-mail. Korzystanie z Internetu natomiast umożliwia wbudowana w program, przygotowana także przez Memax, przeglądarka stron WWW. Moduł Korespondencja seryjna pozwala na przygotowanie i modyfikację oferowanych przez twórców programu wzorców dla korespondencji seryjnej, opracowanie własnych szablonów, drukowanie albo wysyłanie pocztą elektroniczną tego typu korespondencji. Wszystkie moduły są zintegrowane - oznacza to, że przy aktualizacji danych w dowolnym module wprowadzone poprawki i informacje uzupełniające wchodzą do wszystkich baz programu.

Najnowszą, piątą wersję programu wyposażono w kilka praktycznych właściwości. Są to m.in. przyspieszone wyszukiwanie w bazie adresowej, możliwość ukrywania informacji z dostępem do niej tylko dla wybranych osób, możliwość rozliczania opłat za wysyłaną korespondencję. Dodano też raport Pocztowa książka nadawcza i drukowanie harmonogramów z Terminarza, możliwość korzystania z rozbudowanego edytora treści zdarzeń i korespondencji seryjnej, z generatora raportów Lista zdarzeń. Program w wersji 5.0 w porównaniu z wersją poprzednią pracuje zdecydowanie szybciej, pozwala na podział bazy zdarzeń na archiwa/lata, umożliwia wydruk spraw i związanych z nimi zdarzeń, wyszukuje frazy tekstowe w bazie adresowej (np. wg nazwy ulicy, miasta, fragmentu numeru telefonu itp.).

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200