Decyzję o zakupie komputerów przenośnych dla firmy można uznać za krytyczną. Obsługa użytkowników rodzi nowe wyzwania. Mobilność sprzętu stwarza też zagrożenie dla bezpieczeństwa danych będących własnością firmy.

Nie ma wątpliwości, że komputery przenośne są bardziej uniwersalne od stacjonarnych. Niestety, o ich zaletach zazwyczaj przekonują się tylko użytkownicy. Dla działów informatyki i ich pionów pomocy technicznej komputery przenośne zawsze były utrapieniem.

Kiedy administratorzy zaczęli radzić sobie z notebookami, pojawiło się nowe wyzwanie. Rosnąca popularność urządzeń podręcznych, takich jak 3Com PalmPilot, Philips Velo, Casio Cassiopeia, choć łatwiejszych w konfiguracji i utrzymaniu od notebooków, powoduje wiele problemów, z którymi działy informatyki dotychczas nie miały do czynienia.

Dane poza firmą

Coraz więcej firm stosuje dziś scentralizowany model zarządzania komputerami i aplikacjami. Dane wykorzystywane przez użytkowników są także przechowywane centralnie - na serwerach plików z dokładnie zdefiniowanymi prawami dostępu. W dobrze zarządzanej sieci możliwości zwykłego użytkownika mogą być znacznie ograniczone. Może on mieć dostęp wyłącznie do niezbędnych mu aplikacji, bez możliwości samodzielnej instalacji dodatkowych programów. Rozwiązanie takie z administracyjnego punktu widzenia ma wiele zalet. Komputer jest skonfigurowany standardowo i administrator może mieć pewność, że użytkownik nie zmieni jego konfiguracji. Po prostu nie może tego zrobić sam.

Decyzja o stosowaniu komputerów przenośnych wymusza modyfikacje tego modelu. Notebookiem pracującym często poza firmową siecią komputerową trudno jest zdalnie zarządzać. Nie wiadomo kiedy po raz kolejny zostanie włączony do sieci, co utrudnia przeprowadzanie takich operacji, jak zdalne uaktualnianie oprogramowania.

Z notebookiem użytkownik wynosi poza firmę część danych będących dotąd na serwerze. Niestety, przechowywanie ich na komputerze przenośnym jest znacznie mniej bezpieczne niż w przypadku firmowych serwerów. Coraz powszechniejsze w Polsce zuchwałe kradzieże komputerów przenośnych wymagają zwrócenia uwagi na odpowiednie zabezpieczenie przechowywanych na nich informacji. Wymaga to jednak zakupu i zastosowania oddzielnych rozwiązań - sprzętowego zabezpieczenia danych (będą się one kwalifikowały do użytku dopiero po podłączeniu klucza sprzętowego) lub też realizacji tego zabezpieczenia w sposób programowy (poprzez pytanie o podanie przy uruchamianiu komputera hasła deszyfrującego system plikowy).

Jaki system, taka praca

Jednym z najważniejszych zagadnień związanych z użytkowaniem komputerów przenośnych jest wybór systemu operacyjnego. Nie jest on łatwy, choć właściwie ograniczony do trzech systemów operacyjnych: Windows 95, 98 i NT Workstation 4.0 (pomijając rzadkie przypadki instalacji innych systemów). Administrator, wybierając dowolny z nich, musi pójść na kompromis. Żaden z systemów nie oferuje bowiem pełnej funkcjonalności wymaganej przez użytkowników komputerów przenośnych.

Windows 95 i 98 zapewniają zgodność z aplikacjami pracującymi pod kontrolą zarówno Windows, jak i DOS. Najważniejszą zaletą obu systemów, szczególnie istotną z punktu widzenia użytkowników notebooków, jest szeroka dostępność różnego rodzaju sterowników do dodatkowych kart rozszerzeń, kart graficznych i dźwiękowych, stacji dokujących itp.

Zaletą Windows 95 i 98 w porównaniu z NT Workstation jest obsługa technologii plug and play, która prawdziwą wartość przedstawia właśnie w przypadku komputerów przenośnych. Dzięki niej możliwe jest wyciąganie i ponowna instalacja kart PCMCIA bez konieczności wyłączania komputera. Windows 95 i 98 obsługują także standard APM (Advanced Power Management), dzięki czemu możliwe jest "usypianie" komputera i "budzenie" go po pewnym czasie, powracając do pracy w tym samym miejscu, w którym została ona zakończona. Mechanizmów takich brakuje standardowo w korporacyjnej wersji systemu Microsoftu.

Windows 98 przystosowano do obsługi komputerów przenośnych. Przede wszystkim obsługuje najnowsze standardy, takie jak USB. Dzięki współpracy Microsoftu z producentami komputerów przenośnych Windows 98 może także wykrywać specyficzne cechy pewnych notebooków, takie jak możliwość instalacji dodatkowych baterii zamiast napędu CD-ROM itp. Z zadaniem tym nie radzi sobie Windows 95 i NT Workstation 4.0.

Windows NT Workstation 4.0 jest jednak systemem oferującym wyższy poziom bezpieczeństwa niż Windows 95 i 98. Znacznie lepiej radzi sobie też z obsługą dużej pamięci (ponad 64 MB), która coraz częściej jest instalowana w komputerach przenośnych.

Przystosowanie Windows NT Workstation 4.0 do pracy na komputerze przenośnym jest jednak bardzo trudne i żmudne, a może być także dosyć kosztowne. Przede wszystkim należy zdawać sobie sprawę z tego, że system w standardowej konfiguracji nie oferuje praktycznie sterowników do specyficznych kart graficznych i dźwiękowych stosowanych w notebookach. Nie jest także wyposażony w obsługę technologii APM, co uniemożliwia jego "usypianie" i "budzenie". Należy być także świadomym, że wielu producentów - mimo zamieszczania na obudowach komputerów logo Designed for Microsoft Windows NT - nie dostarcza z nimi sterowników do tego systemu. Sztandarowym przykładem jest Toshiba.

Windows NT ma wiele ograniczeń uniemożliwiających korzystanie z najnowszych technologii dostępnych w nowoczesnych notebookach, a często wpływających na decyzję o wyborze konkretnego modelu. System nie obsługuje np. technologii USB, a także standardu CardBus, w którym budowane są nowoczesne karty PCMCIA. Powoduje to, że nie są one rozpoznawane przez system Microsoftu.

Niektóre z tych problemów mogą rozwiązywać bezpłatne uaktualnienia dostępne na stronach WWW producentów komputerów przenośnych. Aby jednak osiągnąć pełną wymaganą funkcjonalność, trzeba często korzystać z rozwiązań komercyjnych. Jednymi z najpopularniejszych pakietów tego rodzaju są CardWizard 4.0 i PowerProfiler/SE firmy Systemsoft (http://www.systemsoft.com). Pierwszy z nich umożliwia obsługę dowolnego rodzaju kart PCMCIA wkładanych do gniazd notebooka - także typu CardBus. Drugi realizuje zaawansowany system zarządzania energią zgodny ze standardem APM 1.2, wzbogaca więc Windows NT o mechanizm oszczędzania energii (poprzez zmniejszenie intensywności świecenia matrycy oraz automatyczne odłączanie wyświetlacza i dysku twardego w przypadku dłuższego nieużywania notebooka) i umożliwia jego bezproblemowe "usypianie" i "budzenie". Zakup obu tych aplikacji podnosi jednak cenę systemu o kolejne 120 USD.

W związku z opóźnieniem Windows 2000 niezależni od Microsoftu producenci przygotowują także kolejne aplikacje, które będą umożliwiać obsługę urządzeń USB pod Windows NT 4.0 i komunikację za pośrednictwem portów IrDA. Rozwiązania te będą dostępne jeszcze w I poł. tego roku.

Zdalny dostęp

Decyzja o stosowaniu w firmie komputerów przenośnych wymusza realizację jeszcze jednej usługi w sieci korporacyjnej: zapewnienia do niej możliwości zdalnego dostępu. Administrator wyposażający pracowników w komputery przenośne musi zaplanować, jakie usługi będą im potrzebne podczas zdalnej pracy, czy będą mogli korzystać wyłącznie z poczty elektronicznej czy także z plików znajdujących się na serwerach? Czy będą musieli mieć zapewniony dostęp do bazy danych? Jak wiele firmowych danych będą mogli przechowywać na komputerach przenośnych?

W zależności od specyfiki pracy użytkowników komputerów przenośnych musi on także zdecydować, czy zdalny dostęp jest wyłącznie luksusem czy też wymogiem efektywnej pracy. Po takiej ocenie może dopiero decydować, ile modemów lub innych urządzeń dostępowych powinno obsługiwać zdalny dostęp do firmy. Pomocna jest w takim przypadku bieżąca obserwacja obciążenia modemów, godzin, w których są one najczęściej wykorzystywane itp.

Zdalny dostęp musi być także wkomponowany w politykę bezpieczeństwa firmy. Na modem dostępowy może bowiem zadzwonić każdy i stosując sobie znane metody próbować uzyskać dostęp do zasobów sieci korporacyjnej. Toteż warto, aby - jeśli jest to wystarczające - zdalny użytkownik miał wyłącznie dostęp do poczty elektronicznej i Internetu. Wtedy nawet w przypadku kradzieży jego komputera przenośnego złodziej zdalnie łącząc się za jego pośrednictwem z firmą, nie będzie miał dostępu do istotnych danych przechowywanych na serwerach.

Komputer naręczny i podręczny

Nowym rodzajem urządzeń cieszących się coraz większą popularnością są urządzenia typu handheld i palmtop. Powszechną akceptację użytkowników zyskują one dzięki małym rozmiarom, a jednocześnie dużym możliwościom. Użytkownik może za ich pośrednictwem odpowiadać na pocztę, przeglądać swój kalendarz, redagować zadania do realizacji, a także korzystać z dodatkowych, dostępnych bezpłatnie lub komercyjnie aplikacji.

Choć handheldy i palmtopy są małe i niepozorne, wzbudzają wiele obaw w działach informatyki dużych firm. Administratorzy nie potrafią jeszcze bowiem zarządzać tymi urządzeniami, świadczyć dla nich wsparcia technicznego, przygotowywać odpowiednich aplikacji ani zarządzać ich wdrożeniem w firmie. Obawiają się także zagrożeń bezpieczeństwa danych związanych z użytkowaniem przewodowych, a wkrótce bezprzewodowych palmtopów.

Najczęściej działy informatyki starają się ignorować istnienie komputerów podręcznych, wykorzystywanych przez pracowników firmy tak długo, jak to tylko możliwe. Działanie takie ma wyłącznie negatywne efekty. Brak jasno określonej polityki dotyczącej handheldów i palmtopów prowadzi do chaosu. Pracownicy będą wykorzystywać różne typy urządzeń, próbując samodzielnie konfigurować je do zdalnej pracy i jednocześnie do synchronizacji danych między tymi urządzeniami a komputerami stacjonarnymi.

Firmy powinny już dziś określić swoją strategię dotyczącą komputerów podręcznych i jasno dać do zrozumienia pracownikom, że nie będą one wspierane w danej firmie bądź będą wspierane tylko określone ich rodzaje. Pracodawcy powinni zapewnić sobie także dodatkową "furtkę" bezpieczeństwa, zastrzegając, że pracownik może wykorzystywać palmtopa do przechowywania i synchronizacji istotnych dla niego informacji, pod warunkiem że firma w dowolnym momencie będzie mogła przeprowadzić inspekcję jego urządzenia, mającą na celu stwierdzenie, czy nie wynosi on w ten sposób z firmy wielu krytycznych dla niej informacji.

Przyjemność kosztuje

Wielkość początkowo małej inwestycji, jaką jest zakup komputera naręcznego (w porównaniu z komputerami przenośnymi), szybko rośnie, gdy zaczyna się od niego wymagać więcej niż jest w stanie standardowo zaoferować. Nabycie dodatkowych aplikacji i urządzeń wzbogacających jego funkcjonalność, takich jak obsługa polskich znaków, zapewnienie lepszej synchronizacji danych między komputerem podręcznym a stacjonarnym, modem itp., może szybko podwoić koszt jego posiadania.

Znacznie większych inwestycji wymaga włączenie takiego urządzenia do sieci komputerowej. Standardowe mechanizmy synchronizacji informacji zakładają, że będą one wymieniane wyłącznie między komputerem biurkowym użytkownika a podręcznym. Jeśli drugie z tych urządzeń ma zastąpić standardowy komputer (co może być uzasadnione w przypadku takich pracowników, jak agenci ubezpieczeniowi), to administrator musi dodatkowo zapewnić możliwość synchronizacji danych bezpośrednio z serwerami poczty elektronicznej i plików. Rozwiązanie takie wymaga inwestycji zarówno w sprzęt umożliwiający podłączenie komputera podręcznego bezpośrednio do sieci, jak i oprogramowanie realizujące taką synchronizację.

Jeśli palmtop ma być wykorzystywany jako końcówka systemu bazodanowego, to za licencję dostępową do takiego systemu płaci się tyle samo, co w przypadku licencji dla zwykłego, stacjonarnego komputera. Ponadto trzeba zakupić lub samodzielnie opracować aplikację kliencką do komputera podręcznego, która będzie pełnić funkcję interfejsu do bazy danych.

Utrzymanie

Jednym z największych wyzwań związanych z użytkowaniem zarówno notebooków, palmtopów, jak i handheldów jest problem archiwizacji przechowywanych na nich danych. Szczególnie dwie ostatnie grupy produktów są w tej dziedzinie "pokrzywdzone". Problem ten nie istnieje, jeśli urządzenia te rzeczywiście każdorazowo wykonują pełną synchronizację danych z komputerami osobistymi lub serwerami. Jeśli jednak tak nie jest, to na komputerach podręcznych jest przechowywana jedna kopia informacji. Ponadto popularne aplikacje archiwizacyjne stosowane w firmach nie zostały jeszcze wyposażone w agentów tworzących kopie awaryjne danych z komputerów podręcznych.

Kupując notebooki, warto zdecydować się na zakup identycznych modeli. Warto też mieć w firmie co najmniej jeden komputer przenośny i podręczny, jako urządzenie awaryjne, które w przypadku uszkodzenia jednego z użytkowanych przez pracowników urządzeń będzie można wypożyczyć na czas naprawy. Jeśli modele notebooków są identyczne, to zazwyczaj wystarczy tylko przełożenie dysku twardego, by pracownik mógł kontynuować pracę.

Istotne w przypadku komputerów przenośnych jest ich ubezpieczenie. Znacznie łatwiej bowiem stracić notebooka niż komputer wykorzystywany w firmie. Problemem dużych miast stają się zuchwałe kradzieże komputerów przenośnych. Warto więc zabezpieczyć się przynajmniej częściowo przed skutkami takich kradzieży.