Znany producent papierosów, firma Philip Morris Polska, kończy wewnętrzne przygotowania do nadejścia roku 2000. Obecnie koncentruje się na planach kontynuacji działania na wypadek, gdy zawiedzie coś na zewnątrz.

"Głupia tasiemka... a jej brak od razu wstrzymałby nasze linie produkcyjne" - zastanawia się Sławomir Topczewski, szef projektu i grupy rok 2000 w Philip Morris Polska. - "Przed Nowym Rokiem będziemy musieli zgromadzić jej zapas w magazynie". Szczegółowa analiza modelu biznesowego działania firmy nałożonego na model zależności aplikacji pozwala wychwytywać wszystkie krytyczne elementy i zależności. "To częsty błąd, że rzeczy tanie uznaje się za mało ważne. Nieduży finansowo kontrakt wcale nie oznacza, że jego ranga dla firmy jest równie niewielka" - stwierdza Sławomir Topczewski. Dzięki takiej analizie wykryto, że krytycznym dostawcą jest właśnie producent takich tasiemek stosowanych do prowadzenia papierosów na linii produkcyjnej. Trzeba je wymieniać po każdej zmianie. Kto zagwarantuje, że po 31 grudnia 1999 r. nie będzie problemów, związanych z ich producentem i transportem?

Prawie gotowi

Szukanie słabych punktów to fragment prowadzonej ostatniej części projektu roku 2000. Ma ona na celu zapewnienie ciągłości działania firmy. Przygotowywane są plany awaryjne na wypadek pojawienia się zaburzeń w pracy nawet sprawdzonych systemów. "Tworzymy procedury obiegu dokumentów papierowych" - twierdzi Sławomir Topczewski.

Firma osiągnęła już IV stopień przygotowana do roku 2000 wg klasyfikacji Gartner Group i przeszła wewnętrzny audyt. Oznacza to pełną zgodność posiadanego sprzętu i oprogramowania, infrastruktury biznesowej (np. budynków biurowych) i kilkuset pojazdów.

Byka za rogi

Sławomir Topczewski, spytany, czy z problemem roku 2000 jest tak samo, jak z niepotrzebnym wracaniem do domu z połowy drogi, aby sprawdzić czy żelazko jest wyłączone z kontaktu i gaz zakręcony, przyznaje, że ciągle się niepokoi, iż jego zespół robi za dużo.

Konsekwencje zaniechania przygotowań byłyby jednak zbyt duże. "Gdybyśmy nie podjęli działań naprawczych, mielibyśmy poważne kłopoty przez 1-3 miesięcy na początku roku 2000" - mówi Sławomir Topczewski. Systemy produkcyjne okazały się bezpieczne, ale zaburzenia mogłyby wystąpić w elektronicznym obiegu dokumentów w firmie. "Pracownicy przyzwyczajają się do obecności narzędzi bazujących na technologiach informatycznych. Bez nich trudno byłoby im podjąć normalną pracę. Nikt nie chciałby wykonywać rutynowych czynności ręcznie" - twierdzi Sławomir Topczewski. Przygotowaniu pracowników do podjęcia takich działań mają właśnie służyć plany awaryjne.

Projekt rozpoczęto w 1996 r. - równocześnie z prywatyzacją Zakładów Tytoniowych i rozpoczęciem przez Philip Morris budowy infrastruktury informatycznej w naszym kraju. Wówczas trzeba było często tłumaczyć, na czym polega problem. Niektórzy dostawcy zaś w ciemno podpisywali otrzymywane prośby o stwierdzenie zgodności z rokiem 2000. "Taka postawa jest dla nas najgorsza, gdyż takim zapewnieniom nie można ufać" - przyznaje Sławomir Topczewski. Dochodziło do tego, że w pierwszej fazie realizacji projektu do 30% tych zapewnień okazywało się nieprawdziwe (nawet na początku ub.r. renomowany producent chciał dostarczyć firmie niezgodny sprzęt komputerowy).

W zespole roku 2000 jest też prawnik. Jego zadaniem - poza dodawaniem do wszystkich podpisywanych z dostawcami umów odpowiednich klauzul, dotyczących zachowania odporności na problem roku 2000 - było gromadzenie dokumentacji napływających pism związanych z problemem roku 2000. Toczenie procesów z dostawcami nie jest jednak celem działania firmy. To tylko groźba, mająca skłaniać dostawców do poważniejszego traktowania udzielanych zapewnień.

Kłopotliwa automatyka

Przetestowano nie tylko systemy informatyczne, lecz także inne urządzenia sterowane układami elektronicznymi. "Byliśmy w tej dobrej sytuacji, że większość naszych linii produkcyjnych to urządzenia stosowane na całym świecie w innych fabrykach koncernu" - mówi Sławomir Topczewski. W tej sytuacji łatwo było podzielić się pracą. "Bez tego trudno byłoby nam wszystko sprawdzić" - twierdzi Sławomir Topczewski. Analizowano wszystkie układy elektroniczne: sprawdzano, jakie układy zastosowano. W razie potrzeby za pomocą programatorów ściągano do testów mikrokody z tych układów. Philip Morris dla celów projektu roku 2000 stworzył laboratorium testowe w Lozannie. Z jego pracy korzystał polski oddział koncernu.

Dzięki temu lokalny zespół roku 2000 nie musiał korzystać z wyrafinowanych narzędzi informatycznych. Na przykład budowanie modelu zależności aplikacji, wykonywano z użyciem aplikacji MS Power Point. Użyto wersji, w której do obiektów tworzonych prezentacji można było dowiązywać inne obiekty czy dokumenty. Ułatwiało to szybkie przechodzenie od informacji ogólnych do szczegółowych. "Nie jesteśmy firmą konsultingową. Za pomocą tego narzędzia znacznie łatwiej mogliśmy nawiązać współpracę z innymi menedżerami. Przecież korzystają oni z niego w codziennej działalności biznesowej" - uważa Sławomir Topczewski.

Z uwagi na zmniejszenie zakresu prac liczący początkowo 20 pracowników zespół roku 2000 zmniejszył się do 10 osób. Przy projekcie wciąż zaangażowani są pracownicy innych działów. Uczestniczyli w nim również konsultanci (w zakresie metodologii, zarządzania projektem i testowania). Szef zespołu, Sławomir Topczewski, także jest konsultantem w międzynarodowej firmie Origin, zatrudnionym na okres kilkuletni na potrzeby projektu roku 2000. Projekt ten w Philip Morris Polska ma planowo trwać do końca pierwszego kwartału 2000 r.

Nie popsuć

Pracownicy firmy otrzymali instrukcje, w których mowa jest o tym, czego nie wolno czynić, aby nie zepsuć systemów już określonych jako zgodne z kryterium Y2K. "Nie możemy zaniedbać takiego zabezpieczenia efektów pracy naszego zespołu" - mówi Sławomir Topczewski.

Wewnętrzny dokument Data Standard Programming narzuca jednolity sposób zapisywania dat w tworzonych przez firmę aplikacjach. Każdy programista ma do dyspozycji pełną dokumentację testową Y2K. Także w odniesieniu do narzędzi programistycznych. "Dzięki temu programista doskonale wie, jakie potencjalne zagrożenia przed nim stoją" - mówi Sławomir Topczewski.