Dobiega końca instalacja systemów OCR w oddziałowych ośrodkach przetwarzania ZUS. Mają one ułatwić wprowadzanie danych płatników i ubezpieczonych do systemu KSI ZUS.

Skanery i oprogramowanie OCR, służące do rozpoznawania znaków, do końca lutego br. mają być zainstalowane w 37 oddziałowych ośrodkach przetwarzania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Mają one przetwarzać dane zawarte w formularzach dostarczonych przez pracodawców. "Zaprojektowaliśmy procedury kontrolne, których celem jest wychwycenie i skorygowanie błędów wynikających z niedoskonałości systemu rozpoznawania znaków" - zapewnia Edward Leszczyński, dyrektor Biura Zasilania Informacyjnego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Trzy korekty

Zapewnienie zgodności danych zawartych w formularzach z danymi przetworzonymi przez system OCR odbywa się w kilku etapach. Pierwszym jest autokorekta systemu OCR - uzupełnienie znaków, które nie zostały rozpoznane, ale w logiczny, uprzednio zdefiniowany sposób uzupełniają wartość pola. Drugi etap to porównanie przez operatora na stanowisku korekty obrazu bitmapowego i rozpoznanego tekstu oraz wprowadzenie ewentualnych poprawek. Trzeci polega na analizie zawartości pól dokumentu ubezpieczeniowego. Po kontroli dokumenty w postaci plików tekstowych są przesyłane do systemu gromadzenia dokumentów. Następnie dokonywana jest aktualizacja kont ubezpieczonych i płatników.

ZUS stworzył ok. 1800 stanowisk korekty w ośrodkach przetwarzania, przesuwając pracowników z innych pionów. Przeszkolono ok. tysiąca osób.

Efektywność w procentach

"Oprogramowanie OCR zakłada efektywność odczytu na poziomie 96% dla pisma maszynowego, 95% dla cyfr wpisanych ręcznie i 92% dla pozostałych znaków wpisanych ręcznie pismem blokowym. Z naszych doświadczeń wynika, że efektywność odczytu waha się od 92 do 98% w zależności od metody wypełniania dokumentów i staranności ich przygotowania przez płatnika" - mówi Edward Leszczyński.

Skanowane będą zarówno dokumenty wydrukowane za pomocą Programu Płatnika, jak i wypełniane ręcznie na drukach dostarczonych przez ZUS. W celu zwiększenia efektywności odczytu dokumentów drukowanych ZUS zaleca czcionkę Arial, ze względu na jej prostotę. Nie jest to jednak wymóg.

ZUS liczy się z tym, że system OCR nie będzie mógł przetworzyć niewielkiego odsetka dokumentów. Będzie tak w przypadku, gdy wypełniający nie zastosuje drukowanych liter, użyje zbyt jasnego tuszu lub wtedy, gdy dokument dotrze do ZUS podniszczony. W tym celu w ZUS stworzono stanowiska ręcznego wprowadzania danych z dokumentów ubezpieczeniowych.

Z miesięcznym opóźnieniem

Dotychczas uruchomiono systemy OCR w 6 z 37 oddziałowych ośrodków przetwarzania. Są w nich już przyjmowane i przetwarzane dokumenty ubezpieczeniowe. W siódmym, poznańskim oddziale, powstał ośrodek szkoleniowy dla grup wdrożeniowych ZUS.

"Przetwarzanie dokumentów nadesłanych za styczeń zakończy się ok. 5-10 marca. Jest to dla nas zupełnie nowa technologia. W każdym ośrodku przez pierwsze dwa dni będą przetwarzane rzeczywiste dokumenty, ale jeszcze bez generowania plików wejściowych do systemu aktualizacji kont" - mówi Edward Leszczyński.

W każdym oddziałowym ośrodku zostaną zainstalowane dwa skanery firmy Bell & Howell, które współpracują z oprogramowaniem OCR. Jednym z jego modułów jest system rozpoznawania znaków RecoStar 4.1 niemieckiej firmy CGK (tej, która uczestniczyła w projekcie informatyzacji polskiej administracji celnej), zainstalowany na komputerach PC, pracujących pod kontrolą systemu Windows NT.