Wszyscy przyzwyczailiśmy się już, że z urzędami administracji publicznej należy kontaktować się w formie pisemnej. Czy jednak nadal obowiązującą formą tego kontaktu musi być kartka papieru?

Zgodnie z zapisem art. 63 &##167; 1 kodeksu postępowania administracyjnego (kpa) podania mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu. Zapis taki może budzić wątpliwości, szczególnie na styku urzędnik i użytkownik nowoczesnych technologii informatycznych. Czy w tym ogólnym sformułowaniu zawierają się także takie narzędzia, jak poczta elektroniczna czy chociażby telefaks? A jeżeli nawet telefaks, to czy znak równości można postawić pomiędzy tradycyjnym urządzeniem (przesyłającym wyłącznie kopie dokumentów istniejących w formie papierowej) a faksmodemem (przesyłającym również dokumenty istniejące wyłącznie w formie elektronicznej).

Sąd Najwyższy odmówił wiarygodności nie uwierzytelnionym kopiom dokumentów, lecz art. 63 kpa umożliwia wezwanie strony do uzupełnienia podpisu pod podaniem złożonym w formie niekonwencjonalnej. Można na tej podstawie sądzić, że o ile istnieje możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy, to forma dostarczenia podania nie powinna mieć wpływu na wszczęcie postępowania.

Pojawia się oczywiście problem technicznej realizacji takiego przedsięwzięcia. O ile telefaksy stały się już powszechnym wyposażeniem wszelkich biur, nie wyłączając administracji, o tyle przesłanie podania pocztą elektroniczną może być nieco kłopotliwe ze względu na brak właściwego odbiornika. Jeżeli nawet urząd korzysta z tej formy komunikacji, to funkcje postmastera są powierzane zwykle informatykowi lub administratorowi sieci. Powstaje więc sytuacja analogiczna do składania podań do przedstawiciela zespołu informatyki, a nie biura podawczego lub sekretariatu. Jest to sytuacja do zaakceptowania, jeśli zostanie oficjalnie zatwierdzona. Nie ma przeciwwskazań, aby postmaster był odpowiedzialny za odbiór, rejestrację i dystrybucję dokumentów elektronicznych. Można mu też powierzyć jedynie drukowanie i przekazywanie do biura podawczego nadchodzących dokumentów. Ważne, aby w strukturach organizacyjnych wypracować odpowiednie procedury, regulujące proces obiegu dokumentów przychodzących w formie elektronicznej.

Urząd pisze do obywatela

W art. 39 kpa z kolei jest mowa o sposobach doręczania pism. Organ, w tym przypadku nadawca, robi to za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub inne, upoważnione organy lub osoby.

Tyle kodeks, a co na to życie? Czy w praktyce możliwe jest przekazanie oficjalnego, urzędowego pisma w formie elektronicznej? Zakładamy w tym momencie, że zarówno nadawca, jak i odbiorca są wyposażeni w odpowiednie zaplecze techniczne. Zagadnienie to należy rozpatrzyć w co najmniej trzech aspektach.

Po pierwsze - należy zwrócić uwagę na zapis kodeksu "za pokwitowaniem". Czy wystarczająca, z prawnego punktu widzenia, będzie informacja z serwera odbiorcy o odebraniu dokumentu? A jeżeli serwer odbiorcy został tak skonfigurowany, że takiej informacji nie przesyła? W tym miejscu dochodzimy do problemu odpowiedzialności providerów za przesyłane wiadomości, ale o tym później.

Kolejną wątpliwość budzi zapis kpa o możliwości przekazania pisma dozorcy lub sąsiadowi. Praktyczna realizacja tego zadania, w przypadku dokumentu w formie elektronicznej, wydaje się być nie do zrealizowania. Choć kto wie, jak będzie to wyglądało za lat kilka(?)dziesiąt? Może każdy dozorca będzie wyposażony w serwer przejmujący urzędowe e-maile, jeśli nie zostaną odebrane w określonym terminie. Kto wie?

Ostatni, nasuwający się problem elektronicznej korespondencji urzędowej, dotyczy skutków prawnych, jakie pisma te mogą wywoływać. Owe skutki prawne decyzja administracyjna wywołuje dopiero w chwili doręczenia. Czy doręczeniem jest umieszczenie wiadomości w skrzynce (na serwerze) odbiorcy, czy też raczej odebranie jej (ściągnięcie) na jego komputer? Intuicyjnie wydaje się, że umieszczenie wiadomości w skrzynce można porównać do dostarczenia awizo, ściągnięcie jej z serwera - do odbioru przesyłki w urzędzie pocztowym. Może jednak są to zbyt daleko posunięte analogie w porównaniu transmisji tak różnych mediów.