Według Xerox Polska outsourcing to przede wszystkim możliwość uzyskania najwyższej jakości obsługi zagwarantowanej kontraktem.

Na przełomie lat 80. Xerox Corp. przyjął nową strategię biznesową. Jednym z jej elementów było wykorzystanie pewnego paradoksu, który stworzyła nasza epoka, naznaczona dynamicznym rozwojem technologii informatycznych. Wbrew oczekiwaniom, że informatyka spowoduje upowszechnienie się "biura bez papieru" z elektronicznym przekazem dokumentów, nastąpiło jeszcze większe zapotrzebowanie na dokumenty, a zwłaszcza papierowe. Xerox stwierdził, że posiada wiedzę - i technologię - aby nie tylko te dokumenty produkować, ale też sprawnie nimi zarządzać. Innym elementem nowej strategii - wiążącym się z poprzednim - była chęć zaoferowania klientom outsourcingu, czyli kompleksowej usługi, która całkowicie uwolniłaby klienta od problemów związanych z dokumentami. Obecnie ponad połowa przychodów Xeroxa na świecie pochodzi z usług. W Polsce na razie jest to kilkanaście procent. "W naszym kraju zaakceptowano już outsourcing prostych procesów, natomiast w odniesieniu do bardziej skomplikowanych ciągle są wahania. Myślę, że w dużej mierze wynikają one z braku doświadczeń polskich organizacji we włączaniu outsourcingu w system funkcjonowania firmy. Firmy zachodnie tymczasem nie pytają już, czy powierzać coś zewnętrznej firmie, a jedynie zadają pytania, na jakich warunkach powierzać" - mówi Bohdan Garstecki, dyrektor generalny Xerox Polska.

Na własnej skórze

Xerox Polska wypróbował na sobie dobrodziejstwa outsourcingu. Od roku 1994 powierzył firmie zewnętrznej wszystkie sprawy związane z systemem płac. "Nie uczyniłem tego z oszczędności, lecz by wyeliminować ciągle zdarzające się błędy i zapewnić tajność zarobków, co uważam za kluczowe do utrzymania dobrej atmosfery i sprawności firmy" - wyjaśnia powody swojej decyzji Bohdan Garstecki. Dodaje, że do dzisiaj wszyscy są bardzo z tego rozwiązania zadowoleni. Nie znaczy to, że w firmie nie ma działu zajmującego się sprawami pracowniczymi. Jest, pracuje nad lepszą motywacją pracowników, efektywniejszą organizacją pracy, negocjuje w razie konfliktów itd. Outsourcingowi mogą bowiem podlegać te procesy pracy, którym można nadać miary i opracować kryteria akceptacji.

Kalkulacja oszczędności i kosztów

W Polsce Xerox oferuje dwa rodzaje kompleksowych usług. Pierwszy to usługi biurowe, drugi - produkcja na wysoko wydajnym sprzęcie dokumentów typu fakturowanie (billingi) dla operatorów telekomunikacyjnych czy wydruki sald dla banków, a także dokumentów, takich jak instrukcje obsługi, dokumentacja techniczna dla przedsiębiorstw. "W przemyśle jeszcze nie mamy klientów, ale prowadzimy zaawansowane rozmowy. Outsourcing produkcji tego rodzaju dokumentów w przedsiębiorstwach np. branży samochodowej czy artykułów gospodarstwa domowego - czyli tam, gdzie najczęściej stosuje się zarządzanie just-in-time - przynosi bezpośrednie oszczędności w kosztach" - mówi Bohdan Garstecki. Podkreśla jednak, że to nie mniejsze koszty powinny być motywacją menedżerów do korzystania z outsourcingu, lecz kontraktem zapewniona najwyższa jakość. Strony podpisują bowiem stosowne "Porozumienie standardu usługi". Takie rozwiązania funkcjonują już w Polsce w sektorze bankowym i branży wydawniczej.

Świadczenie outsourcingu w zakresie produkcji dokumentów rozpoczyna się od analizy potrzeb klienta, poprzez definicję procesów pracy, kończy na wyborze sprzętu i oddelegowaniu pracowników. Xerox pozostaje właścicielem sprzętu i pracodawcą osób realizujących usługę. Opłata jest ustalana w zależności od liczby stron formatu A4, jednak ogólna wartość wynika z rachunku, w któ-rym z jednej strony bierze się pod uwagę opłacalność dla usługodawcy, z drugiej - możliwości klienta, jego rachunek wyników. W Xerox Polska zajmuje się tym specjalny dział, któremu w razie potrzeby pomagają eksperci z zagranicy.

Bohdan Garstecki ma nadzieję, że w ciągu dwóch lat połowa dochodów Xerox Polska będzie pochodzić z takich usług. "Bardzo łatwo jest wykazać różnicę w efektywności emisji dokumentów wtedy, gdy klient je drukuje i kopiuje według własnych procedur, a także wtedy, gdy cały ten proces przekaże firmie wyspecjalizowanej. Do jednego z naszych klientów, gdzie zainstalowaliśmy 48 naszych kopiarek, oddelegowaliśmy dwóch ludzi. Codziennie przeprowadzają ich przegląd, dbają o ich gotowość do pracy, wykonują bardziej złożone czynności drukowania i kopiowania, przygotowują raporty i zestawienia kosztowe. Okazało się, że efektywność wykorzystania urządzeń wzrosła o 40%" - mówi. Jego zdaniem wiedza, jak właściwie zorganizować produkcję dokumentów, jest ową wartością dodaną, za którą firma m.in. pobiera opłatę. Wiedza ta będzie tym cenniejsza, im mniej firmy będą skupiać się na fakcie drukowania czy powielania, a bardziej na podstawowej działalności.