Do połowy grudnia tego roku ZUS nie opublikował wzorów nowych dokumentów ubezpieczeniowych, niezbędnych do aktualizacji aplikacji kadrowo-płacowych. Budzi to niepokój działów informatyki i firm programistycznych. Reforma ubezpieczeń ma wejść w życie już od stycznia 1999 r.

Pracownicy działów informatyki w przedsiębiorstwach i firmach programistycznych zgodnie twierdzą, że dostosowanie programów kadrowo-płacowych (K/P) do nowych przepisów ubezpieczeniowych nie jest problemem natury technicznej. Większość programów umożliwia dodanie nowych pól w bazach danych, dostosowanie algorytmów obliczeniowych i odpowiednie zdefiniowanie zestawień informacji. Trudności wynikają z braku przepisów wykonawczych i dostępu do informacji oraz niedociągnięć organizacyjnych. Jest oczywiste, że nie wszyscy zdążą z przygotowaniem aktualizacji.

Walka z czasem

Firmy programistyczne próbują dokonywać zmian w aplikacjach, mając nadzieję, że przedstawione już projekty ustaw i rozporządzeń nie będą znacznie zmienione. Niektóre firmy zamierzają odpłatnie aktualizować programy, inne dostarczyć poprawki za darmo.

Reformy raczej nie muszą obawiać się klienci, którzy zawarli umowy o stałym nadzorze autorskim lub rozszerzonej gwarancji producenta. Problem dotyczy jednak przedsiębiorstw, których dostawcy oprogramowania zniknęli z rynku. "Jeżeli program stworzono jako system zamknięty, a firma nie ma własnych programistów, którzy znaliby aplikację, dostosowanie jej do nowych warunków może wymagać ogromnego wysiłku" - mówi Danuta Kołacka, kierownik zespołu informatyki w dziale kadr Banku Handlowego. "Jeżeli jednak w przedsiębiorstwie jest zespół informatyków, który dobrze zna program, dostosowanie go do zmian nie powinno nastręczać większych trudności" - dodaje.

Nie wszyscy jednak podzielają ten optymizm. Wiele przedsiębiorstw nie wyobraża sobie dostosowania systemów w terminie. "Skomplikowana reforma nie może być wprowadzana tak szybko. Zmiany są nie przygotowane i mało przejrzyste. W tej sytuacji dostosowanie systemu informatycznego w firmie jest niemal niewykonalne" - stwierdza Jacek Suchecki, kierownik działu aplikacji w Wydawnictwie Prószyński i Spółka.

Reforma dotyczy już pierwszej wypłaty w nowym roku, co oznacza konieczność dostosowania programów K/P do końca stycznia 1999 r., a najpóźniej do połowy lutego. Wtedy mija termin rozliczania przez ZUS wynagrodzeń styczniowych.

Więcej danych

Do końca stycznia przedsiębiorstwa zobowiązane są do rejestracji na nowych zasadach swoich pracowników w oddziałach ZUS, co wiąże się z koniecznością zgromadzenia dodatkowych informacji wymaganych w nowych formularzach. "Konieczne są zmiany w modułach ewidencyjnych, należy tam umieścić ok. 30 dodatkowych pól" - mówi Janusz Szymura, prezes firmy Rekord, tworzącej m.in. moduły kadrowo-płacowe. "To nie jest problem małych zakładów, ale takich, gdzie zatrudnionych jest 3 tys. pracowników. W sytuacji, kiedy wszyscy się dopiero uczą, szukanie i uzupełnianie informacji będzie poważnym problemem" - mówi Marek Ostojski, kierownik działu programu Pers w zielonogórskiej firmie Trax. "Obowiązek ubruttowienia płac zmusza zakłady do zmiany wszystkich umów o pracę, co w przypadku firm zatrudniających kilka tysięcy pracowników wymaga ogromnego wysiłku. Rozważamy możliwość wprowadzenia modułów automatycznej zmiany umowy zatrudnienia" - mówi Marcin Hudyma, informatyk zajmujący się rozwojem programu Gratyfikant w firmie Insert z Wrocławia.

Programy K/P będą obsługiwać 19 nowych deklaracji, co wiąże się z koniecznością odpowiedniego zdefiniowania zestawień. "Nowych formularzy i druków jest zbyt dużo, wymagane są szczegółowe informacje. Już dzisiaj liczba danych jest nie do opanowania" - stwierdza Michał Basiński, informatyk poznańskiej firmy Varico, zajmujący się rozwojem programu Persona.

Wymagane przez ZUS imienne przesyłanie składek każdego ubezpieczonego wymusza rozbudowę systemów kadrowo-płacowych, które do tej pory obsługiwały zagregowane grupy pracowników. Związana jest z tym również konieczność jednorazowego pogrupowania pracowników, którzy są ubezpieczani na starych lub nowych zasadach bądź mają możliwość wyboru sposobu ubezpieczenia.

Zarówno użytkownicy, jak i programiści zgadzają się, że brakuje czasu na odpowiednie dostosowanie programów kadrowo-płacowych. "Po otrzymaniu wszystkich danych, co powinno nastąpić do końca roku, wprowadzenie zmian w programie zajmie mojemu zespołowi co najmniej trzy tygodnie" - mówi Danuta Kołacka z Banku Handlowego, gdzie pracuje ponad 4 tys. osób. "Jeżeli informatycy będą intensywnie pracowali podczas świąt i w styczniu, być może zdążą dostosować program. Co jednak zrobią firmy, których programów nie można zmodyfikować?" - zastanawia się Henryk Tomecki, zastępca kierownika działu informatycznego w Mostostal-Export SA. "Wszystkie dane, odpowiednie rozporządzenia powinny być dostępne już we wrześniu. Niezbędne jest przecież przeszkolenie pracowników" - irytuje się Dariusz Bełc, kierownik działu ekonomicznego w firmie Pollena Aroma.