Drobiazgi kupować z głową

Koszty materiałów biurowych niezbędnych do prowadzenia działalności operacyjnej stanowią znaczącą pozycję w ogólnych kosztach działalności firm. Dobry system wspomagania informatycznego może je znacznie obniżyć.

Koszty materiałów biurowych niezbędnych do prowadzenia działalności operacyjnej stanowią znaczącą pozycję w ogólnych kosztach działalności firm. Dobry system wspomagania informatycznego może je znacznie obniżyć.

Zarządzanie zasobami operacyjnymi (Operating Resources Management - ORM) to nowa dziedzina działalności informatycznej, zaniedbywana dotąd nie tylko przez producentów oprogramowania, ale również przez tych, dla których może stanowić istotne źródło oszczędności kosztów prowadzenia działalności. Z własnego doświadczenia zawodowego wiem, że nikt nie lubi zajmować się kupowaniem produktów do zaopatrzenia biura i usług operacyjnych, gdyż jest to działalność mało widoczna z punktu widzenia pracownika, nie dostrzegana, a więc i nie doceniana przez kierownictwo, nie dająca szans na rozwój zawodowy.

Tymczasem w wielkich organizacjach i przedsiębiorstwach koszty produktów zużywalnych i niezbędnych usług operacyjnych stanowią znaczący odsetek ogólnych kosztów prowadzenia działalności. W większości firm proces zakupu takich produktów i usług nie zmienił się od lat. Polega on na skomplikowanym przesyłaniu i akceptowaniu dokumentów, bez żadnej kontroli łańcucha dostaw, centralnej kartoteki produktów i dostawców, bez wykorzystania możliwości negocjowania cen przy zakupach hurtowych.

Informatyczna obsługa tego procesu może wpłynąć na znaczne obniżenie tych kosztów. Tymczasem żadne systemy informatyczne dla przedsiębiorstwa, instytucji lub organizacji nie mają specjalizowanych modułów do obsługi tej działalności.

Kto skorzysta z obsługi informatycznej ORM?

Właściwie wszyscy zainteresowani. Zamawiający zawsze będzie mógł sprawdzić w systemie, na jakim etapie akceptacji lub realizacji jest jego zamówienie. Osoba, zajmująca się zakupami, będzie miała dostęp do informacji o wszystkich dostawcach i globalnym zapotrzebowaniu, łatwiej więc będzie negocjować ceny, terminy i warunki dostaw. Księgowość - mając pełną informację o zakupach - przestanie narzekać na brak kontroli kosztów. Skorzystają również dostawcy produktów i usług, gdyż łatwiej będzie wychwycić błędy w zamówieniach. Znikną też sytuacje, gdy nikt w firmie nie zechce przyznać się do zamówienia określonego produktu.

ERP czy ORM?

Wydawać by się mogło, że system obsługi i planowania działalności operacyjnej ERP powinien dobrze radzić sobie z obsługą zakupów produktów i usług operacyjnych. Na ogół jednak tak nie jest. Systemy ERP są przeznaczone dla ograniczonych grup dobrze przeszkolonych użytkowników, stale korzystających z funkcji systemu, nie zaś dla wszystkich pracowników firmy, korzystających z systemu rzadko, ale za to mających różnorodne żądania.

Bardziej fundamentalna różnica wynika z tego, że systemy ERP na ogół nie mają wbudowanych mechanizmów obsługi procesów pracy: obiegu dokumentów przez proces wielostopniowy akceptacji, ewentualnego zwrotu do wystawiającego w celu uzupełnienia i powtórnego włączenia w obieg, aż do zaopatrzeniowca. ERP obsługują raczej procesy produkcyjne, inwentaryzację magazynów, kontrolę kosztów surowców do produkcji masowej oraz działalność finansową przedsiębiorstwa.

E-commerce czy ORM?

Można się zastanawiać, czy rozwiązania do obsługi handlu elektronicznego mogą być użyte do obsługi zakupów produktów i usług operacyjnych. Obecnie coraz więcej produktów można kupować w internetowych sklepach, posługując się jedynie przeglądarką Web.

Nie rozwiązuje to jednak problemu. Różnorodność zakupów powoduje, że trzeba odwoływać się do wielu dostawców, z których każdy ma inny system sprzedaży, interfejs użytkowy, procedury i wymagania. Już to stanowi poważne ograniczenie dostępu dla osób rzadko korzystających z systemu.

Co jednak ważniejsze, systemy do obsługi handlu elektronicznego nie są w żaden sposób powiązane z regułami działalności w przedsiębiorstwie, obiegiem dokumentów, zasadami akceptacji, nie pozwalają też śledzić na bieżąco procesu zamawiania i dostawy.

Rozwiązanie Ariba ORMS

Firma Ariba (http://www.ariba.com) opracowała system ORMS do obsługi zakupów produktów i usług operacyjnych, przeznaczony do pracy w firmowym intranecie. Automatyzuje on cały proces zakupów - od zamówienia przez akceptację, dostawę i zapłacenie zamówienia.

System ORMS w całości napisano w Javie, nie wymaga więc instalowania na komputerze użytkownika, gdyż niezbędne komponenty systemu są ładowane z serwera do przeglądarki Web z Windows lub dowolnej stacji roboczej typu chudy klient, mającej wbudowaną maszynę wirtualną Java.

Prosty interfejs użytkowy o postaci typowego dokumentu do zamówień łatwo jest dostosować do potrzeb dowolnej firmy i stanowiska pracy. Wypełniony dokument wchodzi w proces obsługi, definiowany indywidualnie dla określonego stanowiska. Inaczej wygląda proces zamawiania, akceptacji i kupowania komputerów niż proces kupowania papieru do kopiarki.

System pozwala również na agregację katalogów dostawców, jeśli są dostępne w Internecie, dostarcza informacje o bieżących wydatkach, przez pocztę elektroniczną informuje zamawiających o przejściu zapotrzebowania przez kolejne etapy akceptacji i realizacji, może dostarczać danych bezpośrednio do systemów księgowych i in. Dodatkowe narzędzie pozwala na tworzenie raportów dotyczących stanu zakupów, dostawców, upustów itp.

Jakie oszczędności?

Ocenia się, że wykorzystując tylko możliwości zakupów po cenach hurtowych, można osiągnąć co najmniej 5-proc. zmniejszenie kosztów produktów zużywalnych. Staranne planowanie zakupów i standaryzacja używanych produktów umożliwia osiągnięcie dalszych oszczędności. W dużej firmie zyski z automatyzacji procesu mogą sięgać dziesiątków tysięcy złotych rocznie.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200