Nawet o kilkadziesiąt procent może wzrosnąć całkowity koszt posiadania systemów informatycznych przy braku należytej kontroli wydatków na teleinformatykę.

Len Bergstrom, wiceprezes Gartner Group IT Measurement Services, na kolejnej konferencji Gartner Group przedstawił wyniki analiz dotyczących obliczania i metod redukcji całkowitego kosztu posiadania tzw. TCO (Total Cost of Ownership) systemów i technologii informatycznych. Wskaźnik ten jest uważany za jeden z podstawowych mierników określających opłacalność systemów teleinformatycznych. Podjęcie prawidłowych decyzji jest często niemożliwe bez pełnej analizy TCO, np. w przypadku rozważania za i przeciw kontraktów na outsourcing.

Gartner Group przewiduje, że do 2003 r. firmy, którym nie uda się zastosować - opartej na modelu całkowitych kosztów posiadania - oceny swoich inwestycji w systemy informatyczne, będą musiały liczyć się z kilkudziesięcioprocentowym wzrostem nakładów bezpośrednio i pośrednio związanych z informatyką. Jest to wynikiem szybko rosnącego poziomu złożoności i technicznego zaawansowania wykorzystywanych aplikacji. Len Bergstrom mówił o kilku metodach analitycznych pozwalających nie tylko na oszacowanie, ale także zapobieżenie wzrostowi kosztów w ciągu kilku najbliższych lat. Najbardziej skomplikowane z nich wykorzystują analizę możliwych scenariuszy rozwoju sytuacji, zależnych od podjęcia przez kierownictwo firmy określonych decyzji.

Podział kompetencji

W dalszej części prezentacji przedstawiono czynniki mające wpływ na obniżenie całkowitego kosztu posiadania. Przyczynia się do tego m.in. utrzymanie przejrzystej struktury władzy w firmie. Należy podjąć decyzję, jakimi działaniami powinien zajmować się centralny dział informatyki, jakie kompetencje przekazać informatykom w oddziałach, a jakie pozostawić firmom outsourcingowym. Konieczne jest również stworzenie modelu pozwalającego na dokładne obliczenie i przewidywanie dynamiki poszczególnych elementów kosztów posiadania systemów informatycznych. Wykorzystywanie takiego modelu może doprowadzić do uzyskania oszczędności w granicach 35% - szacuje Gartner Group.

Kolejnym czynnikiem umożliwiającym redukcję kosztów jest reorganizacja procesów związanych z zakupami sprzętu i oprogramowania. Według Gartner Group, zamówienia powinny być dokonywane centralnie. Ideałem byłoby, gdyby można zastosować w tym procesie narzędzia automatyzujące go z wykorzystaniem np. EDI. Należy zwrócić uwagę także na wybór partnerów, z którymi podpisywane są kontakty na dostawy.

Szkolenia pracowników

Len Bergstrom zaprezentował także wpływ zarządzania aktywami informatycznymi, stosowania rozwiązań usprawniających usuwanie problemów (np. help desk) oraz efektywnego przeprowadzania zmian na ograniczenie całkowitego kosztu posiadania. Zmiana podejścia do szkolenia pracowników ma, zdaniem przedstawicieli Gartner Group, przynieść wymierne oszczędności. Wszystkie wspomniane wyżej sposoby redukcji kosztów, na poziomie operacji dokonywanych przez użytkowników, przyczynią się do ich zmniejszenia średnio o 40%, podczas gdy oszczędności na poziomie inwestycji w technologie informatyczne są aż dziesięciokrotnie niższe.