Droga rozwoju przedsiębiorstwa tradycyjnie zarządzanego musi rozpocząć się od wykorzystania prostych rezerw.

Restrukturyzacja zarządzania najpierw polega głównie na poprawie stosunków społecznych i zmierza do rozwiązania kwestii o zasadniczym znaczeniu dla przyszłości przedsiębiorstwa. Wśród nich najważniejsze to kwestie podejmowania odpowiedzialności, komunikacji, współpracy i wzajemnej niezawodności. Poprawa w tych trzech sferach sprawia, że menedżerowie mogą przekazać więcej uprawnień podwładnym, którzy stają się bardziej samodzielni, łatwiej następuje decentralizacja władzy, wzrasta wzajemne zaufanie i zaangażowanie w wysiłkach na rzecz poprawy kondycji przedsiębiorstwa, radykalnie usprawniają się procesy zarządzania. Wzajemna niezawodność jest koniecznym warunkiem niezawodności przedsiębiorstwa wobec klientów zewnętrznych.

Opisana droga rozwoju nie tylko przynosi efekty ekonomiczne, ale jednocześnie przygotowuje przedsiębiorstwo do następnego etapu - budowania systemów zarządzania. W systemie prawie wszystko, co niepotrzebne, zostaje wyeliminowane, a to, co przynosi wartość dodaną, wykonywane jest oszczędnie, szybko i w sposób doskonały. Dzięki wdrożeniu systemów, przedsiębiorstwo dokonuje kolejnych skoków rozwojowych.

Systemy muszą działać w całym przedsiębiorstwie niemal samoczynnie, najważniejsi więc są w nich aktorzy, którzy chcą i umieją w nich uczestniczyć. Przyczyną klęski większości wdrożeń TQM w Europie, a także tzw. reengineeringu, jest ignorowanie ludzi i technokratyczne złudzenie, że wykonawcą doskonale zaprojektowanych i narzuconych odgórnie procedur może być ktokolwiek, pod warunkiem że posłusznie się im podporządkuje. Prawda jest inna: tylko wtedy system będzie funkcjonował, gdy najpierw zrodzi się w ludziach jako lepszy i bardziej uporządkowany (czyli prostszy!) sposób pracy, jako bardziej przemyślany i logiczny (czyli bardziej naturalny!) sposób współdziałania i kontrolowania biegu wydarzeń. Rzeczywiście funkcjonujący system zarządzania nie jest realizacją teorii systemów, lecz usystematyzowanym myśleniem i działaniem ludzi.

W Polsce kilkaset przedsiębiorstw uzyskało certyfikat systemu jakości według norm ISO serii 9000. Znajdujemy w nich wiele przykładów, potwierdzających, że system wspomaga procesy rozwojowe w przedsiębiorstwie - a nie przeszkadza im tylko wtedy, gdy budowany jest od dołu, a nie od góry; gdy oddany zostaje ludziom jako użyteczne i sprawne narzędzie, nie zaś gdy sam używa ludzi jako narzędzi.

Wielkie małe porządki

Praktyki "5S" na pierwszy rzut oka przypominają zwykłe sprzątanie. Ich nazwa wzięła się od pięciu japońskich słów rozpoczynających się literą S, które razem można przetłumaczyć jako skrzętne gospodarowanie, wzorowe utrzymanie domu, zagospodarowanie stanowiska pracy. Najlepiej interpretować "5S" jako zorganizowany program angażujący wszystkich zatrudnionych do utrzymywania czystych, uporządkowanych i bezpiecznych stanowisk roboczych, będący jedną z prostych dróg ku pełnemu zaangażowaniu pracowników. Systematyczny układ i specyficzna treść praktyk "5S" sprawiają, że w nowoczesnych fabrykach praktyki te stanowią fundament i zaczątek kompleksowych systemów zarządzania, takich jak Just-in-Time czy Total Productive Maintenance.

Znaczenie pięciu słów, wyjaśnione na schemacie, opisuje w skrócie omawiany program.

Już pierwszy punkt programu ma zdumiewające walory motywacyjne. Uwolnienie stanowisk pracy od niepotrzebnych przedmiotów daje natychmiastowe, odczuwalne i widoczne efekty: więcej wolnego miejsca, ułatwienie pracy, skrócenie czasu poszukiwania rzeczy potrzebnych, poprawę bezpieczeństwa. Niekiedy wśród pracowników praktykujących "pierwsze S" można zaobserwować uczucie ulgi i radości (rozradowania). Jednak to nie wszystko. Dokonanie podziału rzeczy na potrzebne i niepotrzebne wymaga ustalenia i zastosowania kryterium: co to znaczy rzecz niepotrzebna? Czy jest to rzecz, która może się przydać w nieokreślonej przyszłości, trzymana na wszelki wypadek, czy taka, której używamy rzadziej niż raz na miesiąc, pół roku, czy rok; a może tylko taka, którą bez żalu można wyrzucić?

Pozbywanie się rzeczy niepotrzebnych też musi być systematyczne. Tylko niektóre z nich wyrzucamy; pozostałe trzeba umieścić na właściwym miejscu. To tak jak w domu - nożyczki zawsze powinny leżeć w lewej szufladzie w kuchni; jeżeli ich tam nie ma, awanturujemy się z powodu bałaganu. Zatem trzeba zrobić porządek także na półkach szaf i regałów oraz na innych powierzchniach magazynowych i odkładczych, oznaczyć je (zaadresować) i umieścić na nich rzeczy, które również zaopatrujemy w etykiety z opisem.