Po raz pierwszy Elektrim SA opracuje skonsolidowany raport finansowy, należącej do niego grupy, w narzędziach amerykańskiej firmy Hyperion Software.

Grupa Elektrimu jest jedną z największych w Polsce - w jej skład wchodzi ponad 50 spółek zależnych i drugie tyle stowarzyszonych. Wprawdzie w myśl ustawy o rachunkowości w raporcie skonsolidowanym należy umieścić ok. 30 największych, jednak aby dotrzymać terminów, proces musiał zostać usprawniony. Toteż zdecydowano się na nowocześniejsze niż dotychczasowy Microsoft Excel narzędzie informatyczne - system Hyperion Enterprise.

Pomoc audytora

"Opracowanie w narzędziach Hyperiona aplikacji do konsolidacji statutowej było trudnym zadaniem ze względu na to, że przepisy nie określają w sposób ścisły, co i w jaki sposób konsolidować. To utrudniało zaprogramowanie odpowiednich procesów. Potrzebowaliśmy fachowców, którzy znają się na tych sprawach. Włączyliśmy więc do prac nad systemem naszego audytora - firmę KPMG" - mówi Janusz Puta, doradca dyrektora finansowego, kierownik działu zarządzania ryzykiem i instrumentów rynku kapitałowego w Elektrim SA.

Do końca tego roku w 50 najważniejszych spółkach Elektrimu, stanowiących łącznie ponad 90% wartości grupy, zostaną zainstalowane końcówki aplikacji Hyperiona. Do tej pory korzysta z nich już 30 firm. Dane będą przesyłane drogą elektroniczną za pośrednictwem Lotus Notes. "Specjalna aplikacja stworzona w Notes będzie pomagała nam zapanować nad danymi przysyłanymi z poszczególnych firm i kontrolować, aby dostarczały je one na czas" - twierdzą przedstawiciele Elektrimu.

W pogoni za czasem

Od tego roku spółki notowane na GPW muszą prezentować skonsolidowane raporty dwa razy do roku (dotychczas tylko raz). "Nasza grupa rośnie. Coraz więcej spółek trzeba umieszczać w raportach skonsolidowanych. Do końca tego roku będzie ich 37. Ręcznie nie dało się już tego zrobić, aby zdążyć na czas" - opowiada Krystyna Semeniuk, kierownik działu konsolidacji, planowania i monitoringu finansowego.

Do tej pory raporty były przygotowywane w arkuszach Excela. Wdrożenie Hyperion Enterprise nie przyspieszyło procesu przygotowania sprawozdań i ich audytowania, który nadal trwa ok. 5 miesięcy. Znacznemu skróceniu uległo jednak przeliczanie danych. Według przedstawicieli Elektrimu, zyskano w ten sposób 1,5 miesiąca. "W porównaniu do Excela, Hyperion Enterprise pozwala na bardziej płynną zmianę struktury grupy, np. w przypadku odłączenia się jednej ze spółek. Poprzednie stosowane narzędzie w tego typu przypadkach wymagało przepisania wszystkich arkuszy" - mówi Krystyna Semeniuk.

Kontrolowanie na bieżąco

Powodem zakupu narzędzi Hyperiona była również chęć stworzenia rozwiązania, umożliwiającego na bieżąco zbieranie i przetwarzanie informacji całej grupy. Dla zarządu dane przygotowywane na rzecz konsolidacji statutowej, które ukazują się z ok. pięciomiesięcznym opóźnieniem, mają znaczenie wyłącznie archiwalne. Dane za ubiegły rok zostaną opublikowane dopiero na przełomie maja i czerwca br. "Zaistniała konieczność stworzenia systemu umożliwiającego pokazanie sytuacji całej grupy, na różnych płaszczyznach, praktycznie na bieżąco" - stwierdza Janusz Puta. Dane dla niego będą zbierane co najmniej raz na miesiąc. Pozwolą one na ocenę efektywności firmy i opracowanie planu działania.

Do graficznej prezentacji danych wykorzystywane jest oprogramowanie Hyperion Ontrack, stanowiące nakładkę na system Enterprise. Elektrim kupił też system Hyperion Pilar, służący do planowania i budżetowania. Zostanie on wdrożony po zakończeniu procesu restrukturyzacji firmy, polegającym m.in. na tworzeniu spółek-córek zrzeszających spółki Elektrimu, pracujące w tej samej branży. Do tej pory powstały cztery z siedmiu planowanych: Elektrim - Volt, Elektrim - Motor, Elektrim - Kable Polskie, Elektrim - Energetyka. Dopiero bowiem wówczas możliwe będzie określenie tzw. centrów kosztów dla przyszłych budżetów.