Dzięki komputerom już nie trzeba tracić czasu na drukowanie dokumentu, stanie w kolejce do faksu czy uporczywe wybieranie numeru telefonicznego.

W przedsiębiorstwach, których działalność zależy od prowadzenia rozległej i terminowej korespondencji, urządzenia faksujące są niezbędnym wyposażeniem. Tradycyjny faks to urządzenie do transmisji obrazu dokumentów. Wystarcza wysyłany dokument zredagować, wydrukować na kartce, podpisać, opieczętować i włożyć do urządzenia faksującego, a po wybraniu numeru telefonicznego adresata czekać na potwierdzenie, że transmisja została wykonana poprawnie. Jest to proces czasochłonny. Przy dużej liczbie wysyłanych i przychodzących faksów rozwiązanie to nie zdaje egzaminu.

Czy faksować z komputerów?

Dzięki komputerom już nie trzeba tracić czasu na drukowanie dokumentu, stanie w kolejce do faksu czy uporczywe wykręcanie numeru telefonicznego. Przesyłać faks można z komputera, wyposażonego w faksmodem (karta jest tańsza od wolno stojącego, typowego urządzenia faksującego) i odpowiednie oprogramowanie faksowe lub przy wykorzystaniu sieciowych systemów faksujących z faks-serwerami.

Faks-serwer jest wybranym w instalacji sieciowej pojedynczym stanowiskiem komputerowym, udostępniającym grupie użytkowników połączonych siecią lokalną takie usługi, jak wysyłanie czy odbiór faksowanych dokumentów. Zwykle składa się on z karty (lub kilku kart) faksowej, instalowanej w komputerze osobistym, i programu aplikacyjnego, umożliwiającego redagowanie dokumentu i wysłanie faksu oraz jego odbiór, często z możliwością jego dalszego wysłania w sieci lokalnej. Uwzględnione jest przy tym kolejkowanie zadań, przydzielanie priorytetów, automatyczne ponawianie operacji wybierania numerów telefonicznych itp.

Wiele firm korzystających z faks-serwerów przesyła faksy w sposób automatyczny nocą, gdy można się łatwo połączyć telefonicznie z adresatem, a koszty połączeń telefonicznych są tańsze niż w dzień. Z tego względu komputer, któremu powierzymy pełnienie roli faks-serwera, powinien pracować praktycznie 24 godziny na dobę.

Faksujemy z pocztą elektroniczną

Coraz więcej średnich i dużych firm korzysta z oprogramowania wspomagającego pracę grupową. Pozwala ono na sprawne przesyłanie dokumentów między poszczególnymi komórkami grupy roboczej. Oprócz systemów tworzonych "pod klucz", są też produkty gotowe, łatwe do "dostosowania" w firmie (np. Windows 95, Windows NT, Lotus Notes). Wymienione produkty cechuje wbudowany, własny system poczty elektronicznej.

Najczęściej korzystamy z tego typu poczty wewnątrz zakładowej sieci LAN, niekiedy większe systemy poczty elektronicznej (np. Lotus Notes) umożliwiają rozpowszechnianie dokumentów w sieciach rozległych.

Większość systemów poczty elektronicznej pozwala na przesyłanie informacji składającej się ze znaków alfanumerycznych z załącznikami, którymi mogą być także faksy. Gdy liczba nadchodzących i segregowanych faksów nie przekracza kilkuset dziennie, administrator sieci (lub osoba wyznaczona) może ręcznie rozsyłać w sieci lokalnej nadchodzące do serwera faksowego dokumenty, adresowane do różnych odbiorców w firmie (tzw. routing wewnętrzny).

Tam, gdzie rozmiary firmy są na tyle duże, że ręczne segregowanie nadchodzących faksów jest trudne, stosowane są systemy automatyczne. Segregowanie faksów może być realizowane według wewnętrznych numerów (odpowiadających numerowi skrzynki faksowej adresata - metoda DID, Direct Inward Dial) albo poprzez dekodowanie przez moduł OCR (Optical Character Recognition), numerów skrzynek faksowych, zapisanych w nagłówku faksu. Obie metody nie są popularne w Polsce - są kosztowne i nie zawsze gwarantują dotarcie faksu do adresata.

Większość popularnych aplikacji pocztowych umożliwia odbiór i nadawanie faksów. Przykładem jest program Exchange (poczta dla Windows 95), gdzie po wywołaniu opcji faksowania wystarczy tylko wpisać numer telefonu adresata.