Keyflow pozwala na realizację obiegu dokumentów i zadań w środowisku Microsoft Exchange.

Przed tygodniem firma Keyfile wprowadziła na rynek nową wersję pakietu Keyflow 3.0, umożliwiającego realizację obiegu dokumentów w sieciach wykorzystujących jako podstawową platformę komunikacyjną serwery pocztowe Microsoft Exchange. Nowa wersja pakietu wyróżnia się bardziej zaawansowanym modułem Authoring API, umożliwiającym zaawansowanym użytkownikom tworzenie własnych rozszerzeń do aplikacji firmy Keyfile.

Nowością jest też możliwość uczestniczenia w procesach przy wykorzystaniu najnowszych wersji przeglądarek WWW firm Microsoft i Netscape. Rozwiązanie takie wymaga jednak, aby serwer Exchange współpracował z serwerem internetowym IIS firmy Microsoft, na którym zainstalowany jest moduł Outlook Web Access, pozwalający na uzyskanie dostępu do poczty elektronicznej przez przeglądarkę.

Testy wersji beta 2 oprogramowania Keyflow 3.0 (podczas testów była niedostępna pełna wersja) przeprowadzane były na serwerze Microsoft Exchange 5.5 przy wykorzystaniu klienta Outlook 97. Niemniej pakiet pracuje na dowolnej wersji serwera Exchange (poczynając od 4.0) - chociaż do wykorzystania interfejsu webowego konieczne jest dysponowanie serwerem w wersji co najmniej 5.0.

Pełna integracja z Exchange

Tworzenie procedur obiegu informacji jest łatwe. Wystarczy w kliencie Exchange lub Outlook wybrać tworzenie nowej formy, by na ekranie pojawiło się okno, w którym można szkicować przebieg całej procedury. Mimo że autor ma duży wybór opcji, pozwalających na kształtowanie przebiegu procedury, to ich wybór jest intuicyjny i nie nastręcza większych trudności. Poza standardowymi działaniami, takimi jak wysłanie automatycznej odpowiedzi do uczestników procesu na pewnym jego etapie, rozdzielenie procesu na kilka podprocesów czy uruchomienie zewnętrznej aplikacji, pozwala także na określenie zaawansowanych reguł, wpływających na dalszy przebieg procesu. Przykładowo, możliwe jest przeprowadzenie głosowania wśród uczestników procesu i na podstawie jego wyników obranie różnych dróg jego dalszej realizacji. Możliwe jest także wstrzymanie realizacji procesu, zanim określona liczba użytkowników dokona zdefiniowanego przez autora wyboru. Definiowanie procesów - choć łatwe - ma także pewne braki. Mimo że autor widzi po jednej stronie ekranu wszystkie ikony, symbolizujące możliwe do wykonania operacje, to nie może ich przenieść metodą przeciągnij i upuść do okienka, w którym definiuje przebieg procesu. Musi je najpierw zaznaczyć, by móc skopiować je do okna roboczego.

Keyflow na tyle dobrze zintegrowany jest z pakietem Microsoft Outlook, że jego użytkownicy nie widzą różnicy między standardowymi formami zawartymi w nim a stworzonymi za pośrednictwem Keyflow. Osoby tworzące nowe formy muszą umieścić je w publicznie dostępnym folderze Exchange, tak by korzystać z nich mogli także inni użytkownicy. Jeśli dostęp do form ma być ograniczony, to dla każdej z nich można zdefiniować prawa dostępu, wybierając użytkowników z książki adresowej serwera Exchange (Global Address Book).

Po rozpoczęciu procesu, informacja o tym fakcie trafia do uczestniczących w nim użytkowników za pośrednictwem poczty elektronicznej (natychmiast po rozpoczęciu procesu lub wtedy, gdy rozpocznie się etap realizacji, w którym uczestniczą). Nadchodzące informacje o procesach mogą być traktowane tak samo, jak inna korespondencja, np. poddawane określonym działaniom - przenoszeniu do wybranego foldera, automatycznej odpowiedzi itp.

Dzięki ulepszonemu mechanizmowi kontrolowania liczby licencji pakietu Keyfile pracującego w sieci, użytkownik nie jest już zmuszony do instalowania jakiegokolwiek oprogramowania klienckiego, by móc w pełni korzystać z możliwości pracy grupowej. Wszystkie niezbędne komponenty są instalowane automatycznie w momencie otwarcia listu, zawierającego informacje o nowej procedurze, z poziomu aplikacji Exchange lub Outlook.